Das Jahresgespräch meistern: Tipps & Tricks

02. July 2019
Führungskompetenz, Personal, Sekretariat & Assistenz
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Wer kennt es nicht? Häufig steht entweder zu Beginn oder Ende des Jahres wieder das Jahresgespräch in Ihrem Berufsalltag bevor. Viele Mitarbeiter empfinden den Termin als lästige Pflicht, doch regelmäßige Feedbackgespräche bieten Ihnen Chancen, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten!

Wir zeigen Ihnen, wie Sie aus dem unbeliebten Pflichtgespräch ein erfolgreiches Jahresgespräch machen, mit dem Sie Ihre Ziele erreichen.

Die richtige Vorbereitung für ein erfolgreiches Jahresgespräch ist das A und O

Häufig stehen Nervosität und Unsicherheit oder sogar Angst im direkten Zusammenhang mit dem Gedanken an ein Jahresgespräch. Dies liegt meist an einer unzureichenden Vorbereitung. Wir haben einige Tipps für Sie als Assistenz, mit dessen Hilfe Ihnen dieser Fehler nicht passiert und Sie sich zukünftig sicher und selbstbewusst im Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten präsentieren können. Doch was, wenn Sie noch nie ein Jahresgespräch hatten?

Wie sieht ein typisches Jahresgespräch in Ihrem Unternehmen aus?

Wenn Sie neu in einem Unternehmen sind, informieren Sie sich zunächst über die allgemeine Art, den Zweck und die Struktur eines Jahresgesprächs in Ihrem Unternehmen. Häufig befinden sich hilfreiche Dateien bezüglich der Gesprächsgestaltung im Intranet. Tauschen Sie sich außerdem mit Kollegen aus, die schon einige Jahre in Ihrem Unternehmen tätig sind. Auf diese Weise können Sie sich bereits im Vorhinein ein Bild der Unterhaltung machen und wissen zum Beispiel wie eventuelle Fragen Ihres Chefs aussehen könnten.

So könnte ein typisches Jahresgespräch ablaufen

Feedback und Rückblick auf das vergangene Jahr

In der ersten Phase eines Jahresgesprächs wird auf das vergangene Jahr zurückgeblickt. Hierbei wird beispielsweise über vergangene Projekte, Ereignisse und Ziele gesprochen. Außerdem können hier mögliche Verbesserungen und eventuell Kritik von Seiten Ihres Chefs aber auch von Ihrer Seite aus angesprochen werden.

Festlegen neuer Ziele für das bevorstehende Jahr

In dieser Phase geht es darum, neue Ziele gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten zu vereinbaren. Im Hinblick darauf ist es vor allem wichtig, die Ziele des Unternehmens mit in Ihre Zielformulierung einzubeziehen. Bringen Sie sich aktiv ein und beziehen Sie offen und ehrlich Stellung, wenn Sie sich zum Beispiel für eine Zielvorgabe Ihres Chefs nicht bereit fühlen oder weitere Informationen benötigen. In der Regel werden diese Zielvereinbarungen anschließend schriftlich festgehalten und von beiden Parteien unterschrieben, sodass im kommenden Jahresgespräch darauf aufgebaut werden kann.

Besprechen von persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten

In der letzten Phase des Jahresgesprächs können Sie Ihre persönlichen Wünsche in Bezug auf Ihre berufliche Karriere äußern. Dabei geht es vor allem um Weiterbildungsmöglichkeiten und gezielte Förderungen durch Ihren Arbeitgeber. Hierbei können Sie auch im Sinne des Unternehmens argumentieren:

Sie sind für anspruchsvollere Aufgaben qualifiziert!

Sie sind leistungsbereiter!

Sie sind motivierter!

Sie sind produktiver!

Welche Themen können Sie als Assistenz ansprechen?

Damit Sie bestens vorbereitet sind, sollten Sie sich vorab intensiv mit möglichen Fragestellungen beschäftigen. Wir haben einige Beispielfragen für Sie auf einen Blick zusammengestellt, welche Ihnen zu einem gelungenen Jahresgespräch weiterhelfen werden.

Welche Projekte oder Aufgaben sind Ihnen im vergangenen Jahr gut gelungen? Und welche weniger gut?

Woran lag es, dass das entsprechende Projekt nicht erfolgreich war?

Was können Sie zukünftig verbessern?

Was sollte Ihr Chef oder Ihr Unternehmen in Zukunft ändern?

Sind sie an Fortbildungsmaßnahmen interessiert? Wenn ja, an welchen?

Wo liegen die Ziele für Sie als Assistenz im Unternehmen?

Achtung: Nutzen Sie das Jahresgespräch nicht für die Frage nach einer Gehaltserhöhung.
Vereinbaren Sie hierfür ein separates Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten.

Wann sollten Sie mit der Vorbereitung für ein erfolgreiches Jahresgespräch beginnen?

Damit Sie Erfolge erzielen können, sollten Sie auf keinen Fall erst kurz vor dem Termin mit den Vorbereitungen beginnen. Bereiten Sie sich langfristig auf das Jahresgespräch vor, indem Sie bestenfalls das ganze Jahr über Erfolgserlebnisse, Statistiken, Daten und Fakten sammeln. Hierbei reichen kurze Stichpunkte auf Ihrem Computer oder in einem Notizbuch vollkommen aus. Nutzen Sie außerdem Ihre Aufzeichnungen aus dem Vorjahr und die dort vereinbarten Ziele als Grundlage Ihrer Vorbereitungen. Auf diese Weise können Sie sicher gehen, dass Sie keinen wichtigen Punkt im bevorstehenden Gespräch außer Acht lassen.

Wie gehen Sie mit Kritik von Ihrem Vorgesetzten um?

Unser wichtigster Rat an Sie: Bleiben Sie sachlich! Wenn Ihr Vorgesetzter Kritik an Ihnen im Jahresgespräch äußert ist das meistens nicht dramatisch, denn Fehler macht bekanntlich jeder - wichtiger ist, wie Sie damit umgehen. Hören Sie zunächst genau zu, fragen Sie ihn gegebenenfalls nach einem Beispiel aus der Praxis, falls Sie die Kritik nicht nachvollziehen können. Führen Sie sich außerdem vor Augen, dass es sich bei der Kritik nicht um etwas Persönliches, sondern um das Arbeiten an einer Aufgabe oder einem Projekt handelt. Bedenken Sie: Gleiches Recht für beide Seiten – auch für den Chef bietet dieses Gespräch Chancen. Nehmen Sie es ihm nicht übel, wenn er diese wahrnimmt. Hier zeigt sich Ihre Souveränität. Bedanken Sie sich für seine Offenheit, denn konstruktive Kritik ist eine gute Chance für die eigene Weiterentwicklung. So wird die soziale Kompetenz auf beiden Seiten geschult. Gestehen Sie sich außerdem Fehler ein und machen Sie gegebenenfalls direkt eigene Verbesserungsvorschläge. Auf diese Weise signalisieren Sie Engagement und beweisen, wie wichtig Ihnen der Job ist.

Was tun bei Problemen mit dem Chef?

Das Kritisieren des eigenen Chefs ist bekanntlich eine schwierige Situation. Viele Arbeitnehmer tun sich schwer oder trauen sich erst gar nicht Kritik an Ihrem Vorgesetzten auszuüben. Dabei ist das Jahresgespräch eine gute Gelegenheit, auch dem eigenen Chef einmal mitzuteilen, dass Ihnen etwas an der Zusammenarbeit nicht gefallen hat. Bleiben Sie selbstbewusst und teilen Sie Ihrem Vorgesetzten zunächst mit, was Sie an der Zusammenarbeit schätzen. Schildern Sie im nächsten Zug einen konkreten Fall, in dem das Problem auftrat. In Form von einem Wunsch oder einer Bitte können Sie anschließend bereits eine Lösung für das Problem vorschlagen.

Und zum Schluss?

Vereinbaren Sie Termine, bis wann Sie welche Aufgaben realisieren wollen. Das zeigt Ihrem Chef, dass Sie arbeiten, bis Sie Ihre Ziele erreicht haben. Halten Sie sich an die vereinbarten Punkte. Die Erreichung Ihrer Ziele ist eine ausgezeichnete Dokumentation Ihrer Leistung. Lernen Sie von Ihren männlichen Kollegen: Für sie gehören Zielvereinbarungen schon lange zu einer leistungsgerechten Vergütung!

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