Welche KI Tools gibt es heute? Welche sind kostenlos? Welche DSGVO-konform? Und welche helfen wobei im Arbeitsalltag? Fragen über Fragen, wenn es um die Auswahl der besten KI App geht. Kein Wunder, kennen und nutzen wir doch vermutlich schon alle ChatGPT, finden uns aber im Dschungel des heutigen KI-Angebots kaum zurecht. Das soll sich hier und jetzt ändern!
In diesem Artikel erwartet Sie ein fundierter, topaktueller Überblick zu den besten KI Tools, die Ihnen echten Mehrwert im Arbeitsalltag liefern – jeweils mit Einsatzzweck, Infos zur kostenlosen Nutzbarkeit und DSGVO-Konformität sowie den Integrationsmöglichkeiten in bestehende Software, Tools oder Systeme. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf Anwendungen der generativen KI, die Inhalte automatisch erstellen, optimieren oder personalisieren können.
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Künstliche Intelligenz (KI) ist, wie wir alle wissen, längst kein Zukunftsthema mehr. Bereits heute unterstützen KI Tools Unternehmen bei einer Vielzahl von Aufgaben wie zum Beispiel:
Texterstellung, Textanalyse und Übersetzungen
Bild- und Videogenerierung
Datenanalyse und Automatisierung von Prozessen
Kundenkommunikation über Chatbots und Sprachmodelle
Recruiting, Compliance, Projektmanagement und vieles mehr
Grundsätzlich lassen sich KI Tools in zwei Hauptkategorien einteilen:
Zusätzlich gibt es spezialisierte KI Apps für nahezu jeden Fachbereich: von Marketing über HR bis hin zu Legal Tech.
Aufgrund der enormen Innovationsgeschwindigkeit und der vielseitigen Einsatzgebiete ist es kaum möglich, die exakte Zahl existierender KI Tools weltweit zu beziffern. Branchenberichte und KI-Verzeichnisse liefern jedoch wertvolle Einblicke: Schätzungen zufolge sind bis 2024 mehr als 10.000 verschiedene KI Tools in Umlauf, darunter Open-Source-Bibliotheken, APIs und vollintegrierte Unternehmensplattformen.
Die Auswahl der besten KI Tools hängt von Ihrem Anwendungsbereich ab. Wir haben im Folgenden die Top-Kategorien für den Arbeitsalltag identifiziert und je eine Auswahl empfehlenswerter KI Apps für Sie zusammengestellt. Diese beinhaltet auch, ob die genannten KI Tools kostenlos zur Verfügung stehen oder eine entsprechend kostenpflichtige Version gebucht werden muss. Vor jeder Tool-Empfehlung erfahren Sie natürlich, welchen konkreten Nutzen diese Kategorie für Ihre tägliche Arbeit haben kann.
Übrigens: Eine praktische KI Tools Übersicht haben wir Ihnen als kompaktes PDF zum Download zusammengestellt. Jetzt hier die KI Tools Übersicht herunterladen und das für Sie beste KI Tool finden!
Nicht mehr suchen, sondern direkt starten! Welche KI Tools lohnen sich wirklich? Wir stellen Ihnen knapp 40 relevante KI Tools nach Kategorien sortiert vor.
Wenn Prozesse wiederkehren, ist Automatisierung der Schlüssel zur Effizienz. KI-Tools in diesem Bereich helfen dabei, Routineaufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen – und schaffen Freiräume für wertschöpfende Aufgaben.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Browse AI | Extrahiert Website-Daten automatisch | Ja | Zapier, Sheets, APIs |
| Levity | Ermöglicht No-Code-Automatisierung mit KI | Ja | Zapier, Make.com, Gmail |
Visuelle Inhalte sind im Marketing und in der Produktentwicklung unverzichtbar. KI-Bildgeneratoren schaffen hier kreative Entlastung, sparen Zeit und inspirieren zu neuen Ideen. Aber was ist die beste KI-App für Bilder? Unsere Empfehlung lautet:
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| MidJourney | Erzeugt detailreiche Bilder aus Textprompts | Nein | Discord |
KI-basierte Sprachsysteme revolutionieren den Kundenservice. Sie entlasten Hotlines, beschleunigen Antwortzeiten und sorgen für konsistente Kommunikation – auch im Self-Service. Doch welche KI-Sprach-App ist die beste? Wir empfehlen die folgende:
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Parloa | KI-Plattform für sprachgesteuerte Kundenkommunikation | Nein | Telefonie-Systeme, CRMs |
Design muss heute schnell, ansprechend und markenkonform sein. KI-gestützte Grafiktools unterstützen beim Erstellen von Layouts, Social Media Beiträgen und KI-Präsentationen ohne Designkenntnisse.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Canva | KI-gestützte Layout- und Designvorschläge für schnelle Grafikproduktion | Ja | Meta, Hubspot, Google Drive |
Die Suche nach Talenten ist für HR Manager zeitaufwändig. KI im Recruiting kann helfen, Bewerbungen effizient zu sichten, passende Profile zu finden und Entscheidungen datenbasiert zu treffen.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Manatal | Bewerbermanagement mit KI-gestützter Vorauswahl | Nein | LinkedIn, Outlook, API |
| Taledo | Matching-Plattform für Talente und Unternehmen | Ja | Outlook, CRM |
Für Unternehmen, die eigene KI-Projekte realisieren wollen, bieten Plattformen mit APIs, Modellen und Rechenleistung die ideale Grundlage. Sie beschleunigen Innovation und senken Einstiegshürden.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Aleph Alpha (Luminous) | Deutsche Alternative zu GPT-Modellen | Teilweise | API |
| Microsoft Azure AI | Cloudbasierte KI-Lösungen für Unternehmen | Ja | Microsoft Services, APIs |
Diese Tools simulieren Gespräche, dienen zur Unterhaltung, zum Training oder als Lernhilfe. Sie sind intuitiv einsetzbar und bieten oft verblüffend natürliche Dialoge.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Cleverbot | Klassischer Chatbot mit lernender Dialogstruktur | Ja | API |
Forschung, Studium oder Wissensaufbau: Literatur-KI spart enorm Zeit bei der Auswertung, Strukturierung und Verlinkung relevanter Quellen. Und welche KI-Tools gibt es für die Literaturrecherche? Zum Beispiel:
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Genei | Schnellere Literatur-Auswertung durch Zusammenfassung und KI-gestützte Extraktion | Nein | Browserversion |
Meetings können produktiver sein, wenn Sie Künstliche Intelligenz nutzen, die Gespräche mitschneidet, transkribiert und Handlungspunkte automatisch extrahiert.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Fireflies | Transkribiert Gespräche, erkennt Aufgaben und fasst Meetings zusammen | Ja | Zoom, Google Meet, MS Teams |
| Read.ai | Erkennt automatisch Themen, erstellt Zusammenfassungen und analysiert Meeting-Dynamiken in Echtzeit | Ja | Zoom, Microsoft Teams, Google Meet |
Mehr Fokus, besseres Zeitmanagement, intelligentes Wissensmanagement: Produktivitäts-KI hilft Ihnen, Ihren Arbeitsalltag zu strukturieren und geistige Ressourcen gezielt einzusetzen.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Brain.fm | KI-generierte Musik für Konzentration | Teilweise | Mobile App, Webplayer |
| Microsoft 365 Copilot | Intelligente Unterstützung in Word, Excel & Outlook | Nein | Microsoft 365 |
| Notion AI | Automatisierte Inhaltsvorschläge, Zusammenfassungen und To-do-Management | Teilweise | Zapier, Slack, GitHub |
| SharePoint | KI-gestützte Dokumentensuche und Workflow-Automatisierung | Nein | Microsoft 365 |
Projekte effizient zu steuern ist essenziell. KI-Tools analysieren Projektfortschritte, priorisieren Aufgaben und unterstützen das Team bei der Planung.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| ClickUp | KI hilft bei der Aufgabenpriorisierung und Planung | Ja | Slack, GitHub, Google Drive |
Wer viel präsentieren muss, spart mit KI-Tools Zeit und erzielt visuell ansprechende Ergebnisse – auch ohne Design-Hintergrund.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Beutiful.ai | Präsentationen, die sich automatisch dem Inhalt anpassen | Ja | PowerPoint |
Verträge prüfen, Risiken erkennen, rechtssichere Texte generieren: KI hilft Juristinnen und Juristen bei der Durchsicht umfangreicher Dokumente.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Legal Robot | Prüft Verträge auf Verständlichkeit und juristische Risiken | Ja | PDF/Word-Upload |
Ob Blog, Social Media oder interne Kommunikation: KI-Texttools unterstützen mit Ideen, Rohtexten oder fertigen Formulierungen.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| ChatGPT | Vielseitig einsetzbar, von Brainstorming bis Fachtext | Ja | Zapier, Slack, MS Teams (über Dritte) |
| Perplexity | Gibt zitierfähige, quellenbasierte Antworten | Ja | Browser-Erweiterung |
| NotebookLM | Google-Tool zur Organisation und Kommentierung von Notizen | Ja | Google Docs, Google Drive |
| Muse Athena | Deutsche Plattform mit starker Textqualität | Ja | Apple Notes, Muse App |
| Neuroflash | DSGVO-konformes Text- und Werbemittel-Tool | Ja | WordPress, Google Chrome, API |
| Retresco | Automatisierte Content-Generierung für Unternehmen | Nein | CMS, PIM, Excel |
| Textengine.io | SEO-optimierte Textgenerierung für Websites | Nein | Excel, PowerPoint |
Gute Texte machen den Unterschied. Dieses Tools verbessern Stil, Ausdruck, Klarheit und Rechtschreibung – auch in anderen Sprachen.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| DeepL Write | Optimiert Formulierungen und verbessert Schreibstil | Ja | DeepL Account |
Sales-KI analysiert Gespräche, Daten und Kundenverhalten – und liefert konkrete Empfehlungen für die Vertriebsstrategie und das Coaching von Teams.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Gong.io | Analysiert Vertriebsgespräche und gibt Coaching-Impulse | Nein | Salesforce, Zoom, Slack |
| People.ai | Analysiert CRM-Daten für bessere Verkaufsentscheidungen | Nein | Salesforce, Outlook, Zoom |
Für Schulung, PR oder Social Media: Wenn Sie KI-Videos und KI Avatare erstellen, produzieren Sie professionelle Inhalte multimedial und skalierbar. Nur welche App erstellt KI-Videos?
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Synthesia | Professionelle Videos mit KI-Avataren | Nein | PowerPoint, LMS-Systeme |
| HeyGen | Realistische KI-Videos mit stimmlicher Personalisierung | Ja | Google Drive, YouTube |
| Colossyan | Multilingual einsetzbare KI-Avatare für Lernvideos | Ja | YouTube, LMS |
| D-ID | Generiert Gesichter und Avatare aus Fotos | Ja | Zapier, API |
| Hour One | Erzeugt Business-Videos mit virtuellen Moderatoren | Nein | LMS, API |
Mit KI geht Videoschnitt schneller: Automatische Highlights, Vorschläge für Filter und vertonte Kurzclips beschleunigen die Bearbeitung.
| KI TOOL | EINSATZZWECK | KOSTENLOS? | INTEGRATIONSMÖGLICHKEITEN |
| Adobe Premiere Pro (mit Sensei KI) | Automatisiert Schnitte, Farbkorrektur und Audioanpassung auf professionellem Niveau. | Nein | Adobe Creative Cloud, After Effects, Frame.io |
| CapCut | KI-gestützte Schnittvorschläge, Filter und Effekte | Ja | TikTok |
Bevor Sie sich für eines der vorgestellten Tools entscheiden, lohnt sich ein kurzer Realitätscheck: Welche Anforderungen haben Sie konkret? Wie wichtig sind Ihnen Kosten, Datenschutz oder Sprachunterstützung? Die folgenden drei Fragen helfen Ihnen dabei, Klarheit zu gewinnen und eine fundierte Auswahl zu treffen.
Viele KI Apps bieten Freemium-Modelle. Besonders beliebt:
ChatGPT (Free): Basisfunktionen kostenlos nutzbar.
Canva Free: Mit eingeschränkten KI-Funktionen.
Notion AI (Testphase): Gratiszeitraum zur Nutzung der KI-Features.
Gerade für den deutschen Markt entscheidend:
Neuroflash: Serverstandort in Deutschland.
Aleph Alpha: Made in Heidelberg, DSGVO-konform.
Retresco & Taledo: Deutscher Anbieter mit Fokus auf Datenschutz.
Für deutschsprachige Nutzer besonders geeignet:
DeepL Write: Sprachoptimierung auf Deutsch.
Muse Athena: Deutsche Benutzeroberfläche und Datenschutzstandards.
Parloa: Für deutschsprachige Kundenkommunikation optimiert.
Die Welt der KI Tools ist riesig, und sie wächst täglich weiter. Wichtig ist: Nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen oder Arbeitsbereich. Statt sich von der Masse erschlagen zu lassen, hilft ein gezielter Blick auf den eigenen Bedarf. Nutzen Sie unseren Überblick, um die passende KI App für Ihren Arbeitsalltag zu finden – kostenlos, DSGVO-konform und leistungsstark.
Sie möchten die Tools wie ChatGPT, Perplexity AI & Co. nicht nur kennenlernen, sondern auch praxisnah anwenden? Dann empfehlen wir Ihnen unsere vielfältigen KI-Seminare und 4-Stunden Online-Seminare rund um KI im Business-Kontext. Hier erfahren Sie, wie Sie moderne KI-Tools effizient in Ihrem Unternehmen einsetzen können – konkret, anwendungsbezogen und mit echtem Aha-Effekt.
Nicht mehr suchen, sondern direkt starten! Welche KI Tools lohnen sich wirklich? Wir stellen Ihnen knapp 40 relevante KI Tools nach Kategorien sortiert vor.
Als Content- und SEO-Expertin mit über 14 Jahren Berufserfahrung gestaltet Martina Eckermann seit dem Startschuss 2017 den Management Circle Blog mit. Ihr Herz schlägt für Themen, die Führung neu denken und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag beleuchten. In ihren Artikeln kombiniert sie kreative Inhalte mit analytischem Tiefgang – von Whitepapern bis hin zu Trendanalysen. Sie verfasst regelmäßig Artikel, die auf fundierter Recherche und Experteninterviews basieren. Dabei ist sie stets auf der Suche nach frischen Impulsen und Entwicklungen, die Führungskräften echte Orientierung im Business-Alltag bieten.
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