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Als Führungskraft bekommen Sie nur selten ungefragt die Meinung Ihrer Mitarbeitenden zu hören, jedoch ist Feedback ein wichtiger Teil der Weiterentwicklung. Hier dient die Mitarbeiterbefragung als hilfreiches Tool. Wie definiert sich „Mitarbeiterbefragung“ eigentlich? Was sollte ein Mitarbeiterfragebogen beinhalten? Wieso sind Mitarbeiterbefragungen so wichtig? Wie oft sollten Sie Ihre Mitarbeitenden befragen? Dürfen Sie auch ohne Betriebsrat eine Mitarbeiterbefragung durchführen?
In diesem Artikel erhalten Sie Antworten auf folgende Fragen:
Ursprünglich wurden Mitarbeiterbefragungen in den 1920er Jahren als Mitarbeiterbefragungen eingeführt. Eine Mitarbeiterbefragung ist im Grunde ein Organisationsentwicklungsprojekt, indem viele Mitarbeitende zu einem breiten Themenspektrum regelmäßig (z.B. alle zwei Jahre) anonym und auf freiwilliger Basis befragt werden. In der Regel werden quantitative Daten von Mitarbeitenden eines Unternehmens erhoben, um verschiedene Ziele zu erreichen.
Das Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es können aber immer interne Probleme aufgedeckt werden, Handlungsfelder präzise identifiziert und priorisiert werden. Im Anschluss kann das Problem gezielt angegangen und gelöst werden.
Der entscheidendste Aspekt der Mitarbeiterbefragung ist der Umgang mit den erreichten Ergebnissen. Sie vermitteln Ihren Arbeitnehmern ebenfalls, dass Ihnen das Arbeitsklima, Meinung und Zufriedenheit Ihrer Angestellten wichtig ist. Nach mehr als 20 Jahren Umsetzung wurde zwischen 1944 und 1947 bei 3.500 Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen durchgeführt und ein US-Wirtschaftswachstum von mehr als 200 % beobachtet. Heute verpflichten sich 50-75 % der Unternehmen dazu, regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchzuführen und von Mitarbeitenden vorgeschlagene Änderungen umzusetzen.
Folgende Themengebiete können in Mitarbeiterbefragungen aufgegriffen werden:
Tätigkeit
Arbeitsorganisation
Arbeitsbedingungen
Entgelt
Sozialleistungen
Kommunikation
Informationsfluss
Zusammenarbeit im Kollegium
Verbesserungsvorschläge
Verhalten der Führungskräfte
Arbeitszufriedenheit
Weiterbildung
Entwicklungsmöglichkeiten
Unternehmensinformation
Identifikation mit dem Unternehmen
Produkte
Eine Mitarbeiterbefragung wird Ihnen nicht nur helfen Probleme zu lokalisieren und zu lösen, sondern auch ungenutztes Potenzial zu entdecken und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen.
Die Mitarbeiterbefragung gibt darüber Aufschluss, wie die Kundenorientierung im Unternehmen gelebt wird. Nach erfolgreicher Optimierung wird auch der Unternehmenserfolg gesteigert.
Mithilfe einer Mitarbeiterbefragung können unterschiedliche Daten und Feedback erhoben werden, die in verschiedenen Unternehmensbereichen Aufschluss über mögliche Probleme geben können.
Mit einer Mitarbeiterbefragung kann ein ausschlaggebender Eindruck des gesamten Personals eingeholt werden. Im Vergleich zu anderen Methoden, kann so sehr viel mehr erkennbar werden.
Der Überarbeitungsprozess, in den die Mitarbeiterbefragung verflechtet ist findet auf der Basis von Mitarbeiterbeurteilungen statt. Dies erhöht die Akzeptanz der Mitarbeiter für relevante Folgeprozesse. Zudem trägt dies dazu bei, dass Ihre angestrebten Ziele, mit guten Chancen erreicht werden.
Das zu behandelnde Thema bleibt meist offen und wird nicht als Notwendigkeit betrachtet? Dann kann ein Fragebogen für die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens, assistieren und aus Annahmen, nachweisbare Daten für Ihre Neugestaltung liefern.
Verschiedene Studien zeigen, dass Organisationen mit hohen Beteiligungs-Werten Ihres Personals, Organisationen mit niedrigen Beteiligungs-Werten erheblich dominanter sind – gemessen an dem Unternehmenswert, der Gesamtkapitalrendite und der Profitabilität.
Mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung lassen sich mit einem Hieb bedeutsame Antworten, für die verschiedensten Bereiche Ihrer Firma finden, von dem Personal bis hin zur Leitung.
Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen führen zu erkennbaren Weiterentwicklungsprozessen in den vorhandenen Fachgebieten. Das bestätigt Ihren Mitarbeitenden, dass sich ihr Einsatz bezahlbar macht.
Mit der Befragung der Mitarbeitenden können Sie sich als Unternehmen schnell Ergebnisse besorgen und in einem knappen Zeitraum einen großen Teil des Personals erreichen.
Mitarbeiterbefragungen können freiwillig und anonym ohne Beteiligung des Betriebsrats durchgeführt werden. Aus Sicht des BAG besteht kein Unterschied zwischen der Verwendung eines elektronischen Fragebogens oder eines Papierfragebogens in der Befragung. In beiden Fällen hat der Berufsausschuss keine Befugnis, gemeinsam über den zu verwendenden Fragebogen zu entscheiden. Die Einführung von IT-Systemen zur Erhebung und Auswertung von Daten sieht hingegen anders aus. Gemäß § 87 Abs. 1 § 6 BetrVG unterliegt dies der Mitbestimmung des zuständigen Betriebsrats.
Welcher Arbeitskreis im Einzelfall beteiligt wird, hängt von der Entscheidungskompetenz über die Maßnahme ab.
Mitarbeiterbefragungen nach der DSGVO können durchgeführt werden, solange das Unternehmen die folgenden Richtlinien einhält:
Aus freiem Willen
Das Gesetz sieht keine verpflichtende Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen vor. Arbeitgeber müssen dies ihren Mitarbeitenden klar kommunizieren.
Privatbereich
Rückschlüsse auf die Identität der Person, die den Fragebogen ausgefüllt hat, sind nicht möglich. Die formale Gestaltung der Befragung sollte ebenso wie der Inhalt die Anonymität der Befragten gewährleisten. Gerade in kleinen Unternehmen können Angaben wie Geschlecht oder Alter genügend Aufschluss geben, um Mitarbeitenden zu identifizieren. Unternehmen sollten sich an klare Ziele halten und den Mitarbeitenden nicht um unnötige, zu spezifische Angaben bitten.
Beteiligung des Datenschutzbeauftragten
Um eine DSGVO-konforme Mitarbeiterbefragung zu erstellen, empfiehlt sich die Einbindung des zuständigen Datenschutzbeauftragten. Idealerweise sollte auch die Wahl eines externen Dienstleisters zur Untersuchung mit ihm besprochen werden.
Teilnahme des Betriebsrats
Beim Einsatz technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, die Leistung oder das Verhalten von Arbeitnehmern zu überwachen, hat der Betriebsrat gemäß § 87 Abs. 1 § 6 BetrVG eine Mitentscheidungsbefugnis. Umfragesoftware ist zumindest in der Lage, Informationen zum Mitarbeiterverhalten oder zur Leistung zu sammeln und aufzuzeichnen. Es empfiehlt sich auch, den Betriebsrat einzubeziehen, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Offenheit
Eine klare und rechtzeitige Kommunikation über eine Mitarbeiterbefragung schafft Vertrauen und vermeidet schlechte Gefühle bei den Mitarbeitenden. Wichtige Informationen sind hier der Zweck der Befragung, die Art der Auswertung sowie Hinweise auf die anonyme und freiwillige Teilnahme.
Fazit: Mitarbeiterbefragungen sind in anonymisierter Form datenschutzkonform. Um das Arbeitsklima und die Akzeptanz bei den Beschäftigten zu steigern, sollten Arbeitgeber zudem auf größtmögliche Transparenz und die Einbindung eines Betriebsrats oder eines Datenschutzbeauftragten setzen.
In einer Befragung wurde die Arbeitsbelastung aus Mitarbeitersicht erfasst. Dabei kann die gesamte Bandbreite von Belastungen berücksichtigt werden, d. h. körperliche Gefährdungen und psychosoziale Belastungen. Mitarbeiterbefragungen werden häufig im Rahmen der Findungsphase einer Gefährdungsbeurteilung eingesetzt. Es handelt sich um eine partizipative Analysemethode. Eine anonyme und freiwillige Befragung aller Mitarbeitenden mittels Papier- oder Online-Fragebogen. Die Befragung kann von einem Interviewer auch in Form eines Interviews durchgeführt werden.
Mitarbeiterbefragungen können auch genutzt werden, um Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung festzulegen. Neben der Belastung und dem Stress am Arbeitsplatz werden auch Fragen zu gesundheitlichen Themen gestellt. Bei einer entsprechenden Anzahl von Befragten können mit statistischen Methoden mögliche Zusammenhänge zwischen Stressoren im Arbeitsumfeld und Beschwerden und Erkrankungen identifiziert werden. Der Grund wurde jedoch nicht bestätigt. Eine gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung setzt keine gesundheitliche Frage voraus.
Es dürfen durch Merkmale wie Geschlecht, Alter oder Betriebszugehörigkeit lediglich kleinere Gruppen von Mitarbeitenden mit drei bis fünf Personen identifizierbar sein und niemals einzelne Arbeitnehmer.
Insgesamt sollten Sie bei einer Umfrage am besten komplett auf solche Zusätze verzichten und nur die Informationen sammeln, die direkt mit dem Zweck der Befragung zu tun haben. So wahren Sie die Anonymität, schaffen Vertrauen und Ihre Mitarbeitenden werden eher bereit sein, an Ihrer Umfrage teilzunehmen.
Außerdem ist es wichtig, dass die Anonymität auch bei der elektronischen Datenübermittlung gewahrt wird, zum Beispiel wenn die Mitarbeiterbefragung per E-Mail stattfindet oder Online-Tools verwendet werden. Es darf nicht möglich sein, elektronisch übermittelte Antworten einer Person oder einer IP-Adresse zuzuordnen.
Ein klarer Vorteil von anonymen Mitarbeiterbefragungen ist, dass Sie ehrlichere Antworten erhalten. Wissen die Mitarbeitenden, dass ihr Arbeitgeber nachvollziehen kann, wer bei der Mitarbeiterbefragung welches Feedback gegeben hat, werden sie die Umfrage deutlich überlegter und strategischer angehen. Läuft das Ganze aber anonym ab, spielen Dinge wie persönliche Sympathien, die Angst vor negativen Konsequenzen oder Aufstiegschancen keine Rolle.
Was gute Führungskommunikation ausmacht und was Sie tunlichst vermeiden sollten, um Ihre Mitarbeitenden erreichen und überzeugen zu können, haben wir in dieser Checkliste für Sie zusammengefasst!
Isabella Beyer ist Content Marketing Managerin bei Management Circle. Mit ihrer Leidenschaft für kreatives Schreiben ist sie für die Erstellung von hochwertigem Content in Text- und Videoform zuständig und hat bereits zahlreiche Marketingkampagnen erfolgreich umgesetzt.
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