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Jeden Tag stehen Fach- und Führungskräfte vor der Herausforderung, Aufgaben zu priorisieren. Schließlich ist nicht alles gleich wichtig und schon gar nicht immer sofort zu erledigen. Wer seine Aufgaben priorisieren kann, gewinnt Klarheit, reduziert Stress und schafft die Grundlage für produktives Arbeiten.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Priorisierung von Aufgaben unverzichtbar ist, welche Methoden Sie kennen sollten und welche Fehler Sie vermeiden müssen, um im beruflichen Alltag wirklich die richtigenPrioritäten zu setzen. Spannende Kurz-Videos von unserem Zeitmanagement-Experten David Laun unterstützen Sie dabei, Ihr Selbstmanagement zu optimieren.
Übrigens: Entdecken Sie dazu passend unsere Seminare „Effektiv und strukturiert arbeiten“ und „Perfekt organisiert am Arbeitsplatz“ sowie unsere Themenseite mit allen Weiterbildungen zur Stärkung Ihrer Soft Skills.
Was bedeutet Priorisieren oder Priorisierung? Unter einer Priorisierung versteht man, Aufgaben nach Dringlichkeit, Aufwand und Nutzen zu bewerten und sie in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, um Zeit, Energie und Ressourcen optimal einsetzen zu können. Ziel ist es, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und sich auf das zu konzentrieren, was den größten Mehrwert bringt. Management-Vordenker Peter Ferdinand Drucker formulierte es treffend:
Nichts ist so sinnlos, wie etwas effizient zu tun, was man besser gar nicht tun sollte.
Als Synonym für die Priorisierung von Aufgaben kann auch Gewichtung, Aufgabensortierung oder Rangordnung sein. Umpriorisieren bedeutet wiederum, die Reihenfolge oder Wichtigkeit von Aufgaben noch einmal neu zu bewerten und anzupassen. Dies kann zum Beispiel notwendig werden, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, neue Informationen verfügbar sind oder unerwartete Herausforderungen auftreten. Indem Sie eine neue Prioritätenliste erstellen, stellen Sie sicher, dass alle Ressourcen weiterhin optimal eingesetzt werden.
Übrigens: Das Gegenteil von Priorisieren wäre Depriorisieren, also das gezielte Zurückstellen oder Streichen von weniger wichtigen Aufgaben. Auch dieser Prozess ist ein zentraler Bestandteil effektiver Priorisierung und ermöglicht es, Ressourcen gezielt auf die Aufgaben zu fokussieren, die den größten Wert stiften.
Viele Fach- und Führungskräfte wissen, dass sie Prioritäten festlegen müssen, scheitern aber an der Umsetzung. Stattdessen machen sie typische Fehler bei der Priorisierung der Aufgaben, die ihre Produktivität erheblich bremsen:
Alles ist gleich wichtig
Wer jede Aufgabe sofort erledigen möchte, verliert Fokus und Übersicht.
Multitasking
Statt mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten, ist es oft effektiver, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, also zu priorisieren.
Perfektionismus
Zu viel Zeit in unwichtige Details zu investieren und sich so im Perfektionismus zu verlieren, blockiert die wirklich entscheidenden Projekte.
Aufschieberitis (Prokrastination)
Wichtige, aber unangenehme Aufgaben werden durch „Aufschieberitis“ nach hinten geschoben – oft mit gravierenden Folgen.
Keine klaren Kriterien
Ohne Methode wird Priorisierung schnell zu einer Bauchentscheidung, der eine verlässliche Grundlage fehlt.
Das Bewusstsein für diese Fehler ist zumindest der erste Schritt, um sie zu vermeiden und stattdessen systematisch vorzugehen und Aufgaben richtig zu priorisieren.
Zum Thema Perfektionismus hat unser Zeitmanagement-Experte David Laun zudem einige praktische Tipps für Sie:
Es gibt zahlreiche Methoden zur Priorisierung, die Ihnen dabei helfen, Aufgaben strukturiert und sinnvoll zu ordnen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die acht bekanntesten und effektivsten Vorgehensweisen vor – jeweils mit den gleichen Vergleichskriterien, damit Sie die passende Methode für Ihre Anforderung und Situation auswählen können.
Kerngedanke: Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit trennen
Vorteile: Einfach, visuell, sofort anwendbar
Nachteile: Subjektive Einschätzung, Verzerrung der Prioritäten möglich
Geeignet für: Tagesplanung und schnelle Entscheidungen
Schauen Sie sich dazu auch den Video-Tipp unseres Zeitmanagement-Experten David Laun an:
Kerngedanke: Arbeit in A-, B- und C-Aufgaben nach Wertigkeit einteilen
Vorteile: Klare Fokussierung auf das Wesentliche
Nachteile: Wenig dynamisch, häufige Anpassungen nötig
Geeignet für: Projekt- und Aufgabenlisten
Kerngedanke: Alles erfassen, strukturieren und in umsetzbare Aufgaben zerlegen
Vorteile: Befreit den Kopf, sehr flexibel
Nachteile: Relativ komplex, erfordert Disziplin
Geeignet für: Wissensarbeiter wie Berater oder Führungskräfte sowie für komplexe Projekte
Neugierig auf mehr dazu? Lesen Sie unseren Blogartikel „Selbstmanagement als Assistenz: So behalten Sie alles im Griff“ – dort stellen wir die drei Methoden Eisenhower-Matrix, ABC-Analyse und Getting Things Done (GTD) im Detail vor.
Kerngedanke: Mit 20 % der Aufgaben 80 % des Erfolgs erreichen
Vorteile: Konzentration auf den größten Hebel
Nachteile: Nicht immer exakt auf alle Situationen übertragbar
Geeignet für: Strategische Priorisierung und Effizienzsteigerung
Kerngedanke: Tagesplanung in fünf Schritte (Aufgaben, Länge, Puffer, Entscheidungen, Nachkontrolle) strukturieren
Vorteile: Realistische Planung, klare Struktur
Nachteile: Zeitaufwendig, nicht für spontane Arbeit geeignet
Geeignet für: Persönliches Zeitmanagement
Sie wollen mit der ALPEN-Methode loslegen? Dann nutzen Sie unseren Blogartikel „Die ALPEN-Methode: Besseres Zeitmanagement in nur fünf Schritten“.
Kerngedanke: Schwierige oder unangenehme Aufgaben gleich zu Beginn erledigen
Vorteile: Überwindung von Prokrastination
Nachteile: Weniger geeignet für Routineaufgaben
Geeignet für: Motivation und Selbstmanagement
Fangen Sie jetzt Ihren „Frosch“ und schauen Sie mal in das folgende Video von unserem Zeitmanagement-Experten David Laun, in dem er die Methode genauer erklärt.
Kerngedanke: Aufgaben visuell in Spalten (z. B. „To Do“, „In Arbeit“, „Erledigt“) darstellen
Vorteile: Transparenz, Teamarbeit, Flexibilität
Nachteile: Weniger geeignet für Einzelpersonen ohne große Aufgabenmengen
Geeignet für: Teams und agile Projekte
Übrigens: In unserem Blogartikel „Teamsteuerung mittels KANBAN – nicht nur in Produktion oder IT“ erfahren Sie mehr zu der spannenden Methode, die ursprünglich von Toyota stammt.
Kerngedanke: Aufgaben in feste Zeitblöcke im Kalender einplanen
Vorteile: Fokus-Zeiten, klare Struktur
Nachteile: Wenig Flexibilität bei spontanen Aufgaben
Geeignet für: Manager mit vielen Terminen und Wissensarbeit wie Projektmanagement
Haben Sie einige Methoden zur Priorisierung für sich entdecken können, um Ihre Arbeit zu priorisieren? Dann legen Sie am besten direkt los, Ihre Prioritätenliste zu erstellen.
Auch wenn Sie Ihre Aufgaben priorisieren, bleiben Ablenkungen und kleine Zeitfresser nicht aus. Ob spontane E-Mails, Anrufe oder Chat-Nachrichten – all das kann Ihre Planung durcheinanderbringen und dazu führen, dass Sie falsche Prioritäten setzen. Umso wichtiger ist es, das Priorisieren zu lernen und bewusst feste Zeiten für Kommunikation einzuplanen, Benachrichtigungen auszuschalten und klare Grenzen zu ziehen. So behalten Sie Ihre Konzentration und können richtige Prioritäten setzen, anstatt sich von Nebensächlichkeiten leiten zu lassen.
Nutzen Sie auch den Video-Tipp unseres Zeitmanagement-Experten David Laun:
Priorisieren bedeutet nicht nur, Wichtiges zuerst zu erledigen, sondern auch, Unwichtiges abzugeben oder ganz zu streichen. Gerade Führungskräfte sollten lernen, Aufgaben sinnvoll zu delegieren, eine klare Prioritätenliste zu erstellen und bewusst "Nein" zu sagen, wenn etwas nicht in ihre Verantwortung gehört oder keinen echten Mehrwert bringt. Im Rahmen der Priorisierung der Aufgaben ist es entscheidend zu unterscheiden, welche Aufgaben sofort priorisiert werden müssen und welche warten können. Nur wer konsequent die richtigen Prioritäten setzt, schafft Raum für die wirklich wichtigen Themen und vermeidet es, falsche Schwerpunkte zu setzen oder sich in Nebensächlichkeiten zu verlieren.
Wer seine Aufgaben priorisiert, arbeitet produktiver, bleibt fokussiert und reduziert unnötigen Stress. Aber was hat Priorität? Die vorgestellten Methoden zeigen, dass es nicht die eine perfekte Lösung gibt, um Ihre Arbeit zu priorisieren – vielmehr kommt es darauf an, die Methode zu wählen, die am besten zu Ihrer Arbeitssituation passt. Wichtig ist, typische Fehler bei der Priorisierung von Aufgaben zu vermeiden und konsequent mit einem System zu arbeiten.
Vertiefen Sie Ihr Wissen in unseren Seminaren: „Effektiv und strukturiert arbeiten“, „Perfekt organisiert am Arbeitsplatz“ sowie auf unserer Themenseite mit allen Weiterbildungen zur Stärkung Ihrer Soft Skills, damit Sie zukünftig Ihre Prioritäten richtig setzen und noch erfolgreicher sind.
1. Was versteht man unter Priorisierung?
Etwas priorisieren bedeutet, dass Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und nach Wichtigkeit sortieren, um Zeit und Ressourcen optimal einzusetzen.
2. Warum ist Priorisierung wichtig?
Die Priorisierung von Aufgaben ermöglicht produktives Arbeiten, verhindert Überlastung und stellt sicher, dass die wichtigsten Ziele erreicht werden.
3. Wie macht man eine Priorisierung?
Eine gute Priorisierung gelingt durch Methoden wie die Eisenhower-Matrix, ABC-Analyse oder das Pareto-Prinzip, die klare Kriterien zur Bewertung bieten.
4. Was ist das Eisenhower-Prinzip der Priorisierung?
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Priorisierung und trennt Aufgaben in vier Kategorien: dringend/wichtig, dringend/nicht wichtig, nicht dringend/wichtig, nicht dringend/nicht wichtig.
5. Was ist die ABC-Methode zur Priorisierung?
Die ABC-Analyse teilt Aufgaben in A (sehr wichtig), B (wichtig) und C (weniger wichtig) ein, damit Sie Ihre Prioritäten richtig setzen können.
6. Welche Fehler sollte man vermeiden?
Typische Fehler, wenn Sie Ihre Arbeit priorisieren wollen, sind Perfektionismus, fehlende Kriterien oder das Aufschieben wichtiger Aufgaben.
7. Was ist ein Synonym für Priorisierung?
Synonyme für Priorisierung sind u. a. Gewichtung, Einstufung oder Rangordnung.
8. Was ist das Gegenteil von Priorisierung?
Das Gegenteil von Priorisierung wäre die Gleichbehandlung aller Aufgaben oder die sogenannte „Depriorisierung“ einzelner Aufgaben.
9. Wie kann ich Aufgaben in Outlook priorisieren?
Outlook bietet die Möglichkeit, Aufgaben mit Prioritätsstufen (hoch, normal, niedrig) zu markieren und nach Fälligkeit zu sortieren.
10. Wie kann man Projekte oder Maßnahmen priorisieren?
Projekte und Maßnahmen lassen sich durch klare Kriterien wie strategische Bedeutung, Kosten-Nutzen-Verhältnis, Risiken und Ressourcenbedarf richtig priorisieren.
Wir geben Ihnen praktische Entspannungsübungen mit auf den Weg, die Ihnen dabei helfen, auch im stressigen Arbeitsalltag gelassen zu bleiben.
Als Content- und SEO-Expertin mit über 14 Jahren Berufserfahrung gestaltet Martina Eckermann seit dem Startschuss 2017 den Management Circle Blog mit. Ihr Herz schlägt für Themen, die Führung neu denken und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag beleuchten. In ihren Artikeln kombiniert sie kreative Inhalte mit analytischem Tiefgang – von Whitepapern bis hin zu Trendanalysen. Sie verfasst regelmäßig Artikel, die auf fundierter Recherche und Experteninterviews basieren. Dabei ist sie stets auf der Suche nach frischen Impulsen und Entwicklungen, die Führungskräften echte Orientierung im Business-Alltag bieten.
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