KI in der Kommunikation: Best Practices für schnellere & intelligentere Business-Kommunikation

Mit dem Einsatz von KI in der Kommunikation können Sie Informationen schneller und smarter erstellen, aber auch austauschen oder auswerten. Ob es um die tägliche E-Mail-Korrespondenz, nervige Meeting-Protokolle, aufwändige Präsentationen oder zuverlässige Datenanalysen geht, mit generativer KI werden Sie Routineaufgaben schneller erledigen und mehr Zeit für strategische Entscheidungen gewinnen. Dabei müssen Sie aber natürlich auch Datenschutzvorgaben, Compliance-Richtlinien und die Qualität der Ergebnisse im Auge behalten.

Wir zeigen Ihnen, in welchen Anwendungsfällen KI in der Business-Kommunikation den größten Mehrwert bietet und mit welchen Prompts Sie KI Tools effizient und verantwortungsvoll einsetzen können.

Übrigens: Wenn Sie das Potenzial von ChatGPT, Microsoft Copilot und anderen KI Tools gezielt für Ihre Unternehmenskommunikation nutzen möchten, dann besuchen Sie doch eine Management Circle KI-Weiterbildung.

Wenn Sie KI in der Kommunikation richtig einsetzen, profitieren Sie schnell von einem smarten Assistenten, der Sie effektiv im Arbeitsalltag unterstützen kann. Diesen Vorteil sollten Sie nicht unterschätzen, steigt doch die Menge an Informationen, die Sie tagtäglich teilen müssen, immer weiter an. Gleichzeitig darf die Unternehmenskommunikation aber auch nicht an Qualität verlieren, schließlich schafft sie im besten Fall Transparenz, fördert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern. Eine klare Kommunikation beschleunigt zudem Entscheidungen, reduziert Missverständnisse und trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Ausführliche E-Mails, spontane Chat-Nachrichten, virtuelle Meetings und aufwändige Präsentationen gehören deshalb für viele Beschäftigte zum Arbeitsalltag. Doch der Aufwand für die Erstellung, Strukturierung und Auswertung von Inhalten ist nicht unerheblich. Genau hier kommt KI für Unternehmenskommunikation ins Spiel. Moderne Large Language Models (LLM) wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude oder Google Gemini unterstützen Sie dabei, Texte zu formulieren, Inhalte zusammenzufassen oder umfangreiche Informationen in kurzer Zeit verständlich aufzubereiten. Künstliche Intelligenz (KI) ersetzt dabei nicht Ihre menschliche Kommunikation, sie ergänzt sie als Ihr intelligenter Assistent.

Generative KI ist in kurzer Zeit zu einem produktiven Werkzeug im Arbeitsalltag geworden, so auch in der Unternehmenskommunikation. Mit dem Einsatz von KI in der Business-Kommunikation entstehen für viele Unternehmen deutlich spürbare Effizienzgewinne.

Typische Einsatzbereiche von KI in der Kommunikation sind zum Beispiel:

Wenn KI solche Routineaufgaben übernimmt und Informationen schneller verarbeitet, bleibt mehr Zeit für kreative, strategische und zwischenmenschliche Tätigkeiten in der Unternehmenskommunikation.

Vermutlich kann jeder bestätigen, dass E-Mails zu den größten Zeitfressern im Büroalltag gehören. KI Tools können den Aufwand deutlich reduzieren, in dem Sie dabei helfen, Entwürfe zu erstellen, Texte sprachlich zu verbessern oder Nachrichten an unterschiedliche Zielgruppen anzupassen. Wichtig ist aber: Die finale Prüfung und der Versand bleibt eine Aufgabe des Menschen. KI unterstützt Sie dabei, Gedanken zu strukturieren und Formulierungen zu optimieren.

Vorteile von KI in der Kommunikation via E-Mails:

Tool-Tipp:

Besonders Microsoft Copilot oder ChatGPT können Ihnen dabei helfen, aus Stichpunkten innerhalb weniger Sekunden vollständige E-Mails zu formulieren. Lesen Sie auch:

Microsoft Copilot: So schlägt sich die Microsoft KI gegen ChatGPT & Perplexity 

ChatGPT: Künstliche Intelligenz von OpenAI als Chance oder Gefahr für die Zukunft?

Prompt-Beispiel für die Erstellung von E-Mail-Entwürfen:

Du bist Kommunikationsberater eines internationalen Unternehmens. Formuliere eine freundliche und professionelle Antwort auf die folgende Kundenanfrage:

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[Text der Kundenanfrage]
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Der Ton soll lösungsorientiert, wertschätzend und klar sein. Kürze unnötige Formulierungen und schlage zusätzlich einen passenden Betreff vor. Wichtige Informationen für deine Antwort sind:

[Hier sollten alle Informationen, die in der E-Mail enthalten sein müssen, aufgezählt werden.]

Wichtig: Je konkreter Sie Kontext, Zielgruppe und Stil beschreiben, desto hochwertiger ist das Ergebnis.

Meetings gehören zum Arbeitsalltag, ihre Nachbereitung kostet jedoch häufig mehr Zeit als die Besprechung selbst. Mit Hilfe von KI können Sie Gesprächsnotizen leichter strukturieren, Beschlüsse zusammenfassen und die offenen To-dos herausarbeiten. Dadurch entstehen übersichtliche Protokolle, die Sie mit allen Beteiligten teilen können. Gleichzeitig sinkt so auch das Risiko, wichtige Entscheidungen oder Verantwortlichkeiten zu übersehen. Wichtig ist aber: Die abschließende Qualitätskontrolle bleibt bei Ihnen. Gerade bei sensiblen Themen oder strategischen Entscheidungen sollten Sie alle Inhalte vor dem Versand des Protokolls überprüfen.

Vorteile von KI in der Kommunikation via Protokolle:

Tool-Tipp:

Insbesondere Microsoft Copilot in Teams und Word bieten Ihnen eine nahtlose Unterstützung, indem Besprechungen automatisch transkribiert, zusammengefasst und direkt in strukturierte Protokolle überführt werden können. Lesen Sie auch:

Microsoft Copilot: So schlägt sich die Microsoft KI gegen ChatGPT & Perplexity 

Prompt-Beispiel für die Erstellung von Meeting-Protokollen:

Fasse das folgende Meeting-Protokoll übersichtlich zusammen:

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[Text der eigenen Notizen, Transkript oder Audio-Datei]
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Erstelle die Abschnitte "Beschlüsse", "Offene Punkte", "Verantwortlichkeiten", "Nächste Schritte" und "Fristen". Formuliere sachlich und verwende ausschließlich Informationen aus dem Protokoll. Ergänze keine eigenen Annahmen.

Wichtig: Mit präzisen Vorgaben lassen sich Halluzinationen reduzieren und die Qualität der Zusammenfassungen deutlich verbessern.

Die Vorbereitung einer Präsentation umfasst häufig weit mehr als das Erstellen einzelner Folien. Themen müssen strukturiert, Kernaussagen formuliert und Inhalte zielgruppengerecht aufbereitet werden. KI Tools unterstützen Sie in diesem Prozess, indem sie Gliederungen entwickeln, Inhalte zusammenfassen oder Formulierungsvorschläge liefern. Wichtig ist aber: Die fachliche Expertise bleibt unverzichtbar. Die KI liefert Ihnen einen ersten Entwurf, die Qualität der KI-Präsentation entsteht erst durch Ihre Überarbeitung und Einordnung.

Vorteile von KI in der Kommunikation via Präsentation:

Tool-Tipp:

Besonders effizient wird die Erstellung von Präsentationen durch die Kombination aus ChatGPT und Gamma. Während ChatGPT Ihnen dabei hilft, Inhalte zu strukturieren, Kernaussagen zu formulieren und eine logische Gliederung zu entwickeln, übernimmt Gamma die visuelle Umsetzung und erstellt daraus automatisch ansprechende Präsentationsfolien. Lesen Sie auch:

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Präsentation mit KI erstellen: So nutzen Sie Tools wie ChatGPT, Gamma & Co. 

Prompt-Beispiel für die Erstellung von KI-Präsentationen:

Erstelle eine Gliederung für eine zehnminütige Präsentation zum Thema „KI in der Business-Kommunikation". Die Zielgruppe sind Führungskräfte. Entwickle zehn Folien mit Titel, drei bis fünf Stichpunkten und einer Empfehlung für eine passende Visualisierung. Die Präsentation soll sachlich, praxisnah und entscheidungsorientiert sein. Integriere folgende wichtige Informationen und Kernaussagen:

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[Informationen & Kernaussagen]
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Wichtig: Je klarer Sie Zielgruppe, Umfang und Struktur definieren, desto präziser und hochwertiger fällt das Ergebnis der KI-Präsentation aus.

Neben der Texterstellung zählt die Analyse großer Informationsmengen zu den größten Stärken generativer KI. Berichte, Umfragen, Projektunterlagen oder Gesprächsnotizen lassen sich innerhalb weniger Minuten strukturieren und zusammenfassen. Gerade als Führungskraft profitieren Sie davon, schneller fundierte Entscheidungsgrundlagen zu erhalten. KI kann dazu Muster erkennen, Kernaussagen herausarbeiten oder verschiedene Dokumente miteinander vergleichen. Wichtig ist aber: Die Ergebnisse sollten Sie stets kritisch prüfen. Large Language Models können Informationen auch falsch interpretieren oder wichtige Zusammenhänge übersehen, die nur Sie bemerken.

Vorteile von KI in der Kommunikation via Auswertung:

Tool-Tipp:

Für die Auswertung von Dokumenten eignen sich insbesondere ChatGPT (Advanced Data Analysis), Microsoft Copilot in Word und Excel sowie Claude AI für längere Texte. Auch Perplexity AI ist hilfreich, wenn es um die Kombination aus Analyse und Quellenrecherche geht. Lesen Sie auch:

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Claude KI – Ist dieses KI-Modell der wahre Konkurrent von ChatGPT & Co.?

Perplexity AI vs. ChatGPT: Was kann die KI Perplexity (besser) und was nicht?

Prompt-Beispiel für die Erstellung einer Datenauswertung:

Analysiere den folgenden Bericht und erstelle eine Management-Zusammenfassung mit den Abschnitten „Wichtigste Erkenntnisse", „Risiken", „Chancen", „Empfehlungen" und „Offene Fragen":

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[Bericht]
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Hebe ausschließlich Informationen hervor, die sich aus dem Dokument ableiten lassen.

Wichtig: Je klarer Sie den gewünschten Analysefokus, die Zielgruppe und die Struktur der Zusammenfassung definieren, desto präziser und belastbarer fällt das Ergebnis der KI aus.

Wenn Sie KI in der Kommunikation einsetzen, hängt die Qualität der Ergebnisse maßgeblich von der Qualität Ihres Prompts ab. Je konkreter Sie die Aufgabe stellen, desto präziser kann die KI arbeiten. Bewährt haben sich beim Prompting insbesondere diese Vorgehensweisen:

Im Unternehmenskontext lohnt es sich auch, wiederkehrende Prompts zu standardisieren oder als Custom GPTs oder wiederverwendbare Vorlagen bereitzustellen.

In der Unternehmenskommunikation werden häufig vertrauliche oder personenbezogene Informationen verarbeitet. Deshalb muss vor dem Einsatz eines KI Tools unbedingt geprüft werden, welche Daten durch die Künstliche Intelligenz verarbeitet werden und welche Sicherheitsmechanismen der KI-Anbieter bietet. Bei der Einführung in Ihrem Unternehmen achten Sie darauf, dass:

Ebenso wichtig ist die Sensibilisierung für neue Bedrohungen: Phishing und Deepfakes gewinnen durch Künstliche Intelligenz auch in der Kommunikation an Qualität und erfordern immer eine kritische Prüfung.

Kommunikation mit KI wird zunehmend zum festen Bestandteil moderner Wissensarbeit. Ob E-Mails, Meeting-Protokolle, Präsentationen oder Auswertungen, die Technologie hilft dabei, Informationen schneller aufzubereiten und Routineaufgaben effizienter zu erledigen.

Entscheidend für den langfristigen Erfolg ist jedoch ein reflektierter Einsatz von KI in der Kommunikation. Gute Prompts, fundierte KI-Kompetenz sowie klare Datenschutz- und Compliance-Regeln bilden die Grundlage dafür, dass Ihr Unternehmen das Potenzial generativer KI sicher und nachhaltig nutzen kann.

Tipp: Wenn Sie den produktiven Einsatz von ChatGPT, Microsoft Copilot und anderer KI Tools für Ihre Unternehmenskommunikation vertiefen möchten, nutzen eine KI-Weiterbildung von Management Circle.