Mit Custom GPTs zu effizienteren Prozessen – warum sich maßgeschneiderte KI lohnt

Custom GPTs verändern aktuell die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Prozesse gestalten, Entscheidungen treffen und Wissen verfügbar machen. Während KI Tools wie ChatGPT oder Perplexity längst Einzug in den Arbeitsalltag gehalten haben, gehen Custom GPTs einen entscheidenden Schritt weiter: Sie sind individuell anpassbare KI-Assistenten, die exakt auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind – und dadurch ungeahnte Effizienzpotenziale eröffnen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Custom GPTs sind, wie Sie sie erstellen und integrieren, und warum sich die Investition in maßgeschneiderte KI-Lösungen langfristig auszahlt.

Tipp: Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, besuchen Sie unser Online Seminar: „CustomGPTs – bauen Sie Ihren persönlichen KI-Assistenten“.

Ein Custom GPT ist ein individuell angepasstes KI-Modell auf Basis der GPT-Architektur, das mit eigenen Daten, Regeln und Aufgaben konfiguriert wird. Eine der bekanntesten Möglichkeiten zur Erstellung ist der GPT Builder von ChatGPT, der ohne Programmierkenntnisse genutzt werden kann. Damit lässt sich die Künstliche Intelligenz (KI) so trainieren, dass sie die Sprache, Abläufe und das Wissen Ihres Unternehmens versteht.

Einfach erklärt: Ein Custom GPT ist Ihr persönlicher Unternehmensassistent – trainiert auf Ihre Inhalte, Prozesse und Ziele.

Wichtige Merkmale von Custom GPTs:

Der Einsatz von Custom GPTs bietet weit mehr als reine Automatisierung. Unternehmen profitieren unter anderem von:

Ein Custom GPT unterscheidet sich deutlich von der Standardversion des allgemeinen GPT-Modells, das beispielsweise in ChatGPT verwendet wird. Die folgende Tabelle zeigt die zentralen Unterschiede:

Diese Gegenüberstellung zeigt deutlich, dass Custom GPTs weit über die Möglichkeiten eines Standard-GPT-Modells hinausgehen. Während Standardversionen allgemeine Antworten liefern, schaffen maßgeschneiderte Modelle gezielte, datengestützte und skalierbare Lösungen, die einen echten Wettbewerbsvorteil ermöglichen.

Immer mehr Unternehmen nutzen maßgeschneiderte KI-Modelle, um ihre internen Prozesse zu beschleunigen. Wir stellen Ihnen zwei aktuelle Custom GPT Beispiele vor.

Beispiel: Deutsche Telekom
Die Deutsche Telekom nutzt generative KI-Modelle, um Supportanfragen automatisch zu kategorisieren und zu beantworten. Ein unternehmensspezifisch trainiertes Modell sorgt dafür, dass Kundenanliegen schneller und kontextbezogen gelöst werden – bei gleichbleibender Servicequalität.

Beispiel: Zalando
Zalando experimentiert mit einem Custom GPT, das Modeempfehlungen auf Basis von Nutzerverhalten, Trends und Lagerbeständen erstellt. Dadurch entsteht ein hochpersonalisiertes Einkaufserlebnis, das den Umsatz steigert und Marketingkosten senkt.

Wer eigene GPTs entwickeln möchte, benötigt kein tiefes KI-Wissen. Über den GPT Builder von OpenAI lassen sich beispielsweise Modelle individuell konfigurieren. Dieses Tool bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der sich in wenigen Schritten ein eigener Custom GPT erstellen und an spezifische Aufgaben anpassen lässt. Dadurch wird der Einstieg in die praktische Nutzung von KI im Unternehmenskontext erheblich vereinfacht und die Hemmschwelle für erste Experimente gesenkt.

4 Schritte, mit denen Sie direkt beginnen:
 

1. Ziel definieren: Welche Aufgaben soll das Modell übernehmen?
2. Daten bereitstellen: Unternehmensdokumente, FAQs oder interne Richtlinien hochladen.
3. Anweisungen festlegen: Definieren Sie Ton, Stil und Grenzen der Antworten.
4. Testen & optimieren: Modelle regelmäßig prüfen und anpassen.

Unser Referent Uwe Kreyenborg, Experte für KI-Implementierung bei der Vollmer & Scheffczyk GmbH, hat uns erklärt, welche Chancen sich für Unternehmen durch den GPT Builder von ChatGPT ergeben und wo er an seine Grenzen stößt.

Der GPT Builder von ChatGPT

Der GPT Builder von ChatGPT ist ein KI Tool, das speziell dafür entwickelt wurde, den Prozess der Erstellung von Custom GPTs zu vereinfachen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche können Anwender ihre spezifischen Anforderungen und Daten eingeben, und der GPT Builder übernimmt die technische Umsetzung. Die Plattform bietet umfangreiche Unterstützung in allen Phasen des Modelltrainings und der Evaluierung.

Erweiterung durch GPTAction

GPTAction ermöglicht es Custom GPTs, vordefinierte Aktionen wie Bestellungen aufzunehmen, Rückerstattungen zu bearbeiten oder Interviews automatisch zu planen, direkt auszuführen. Diese Funktion integriert KI-Modelle nahtlos in betriebliche Abläufe und steigert die Effizienz durch Automatisierung routinemäßiger Aufgaben.

Grenzen des GPT Builders

Der GPT Builder hat Grenzen in Bezug auf die Datenqualität und -quantität. Schlecht aufbereitete oder unvollständige Datensätze können zu weniger präzisen Ergebnissen führen. Die Token-Beschränkung kann ebenfalls hinderlich sein, besonders bei Anwendungen, die einen umfassenderen Kontext erfordern, wie zum Beispiel die Analyse umfangreicher juristischer Dokumente.

Weiterhin kann der GPT Builder nicht die feinen Nuancen menschlicher Emotionen und kreativer Prozesse erfassen, was in Bereichen wie Kundenbetreuung und Content-Erstellung einschränkend sein kann. Für komplexe Problemlösungen oder Datenverarbeitungen, die über die Standardkapazitäten hinausgehen, können spezialisierte KI-Infrastrukturen oder erweiterte Cloud-Services erforderlich sein.

Eine Custom GPT API ermöglicht eine nahtlose Verbindung zu internen Systemen – von CRM über ERP bis zu Wissensdatenbanken. Diese Schnittstelle basiert zum Beispiel auf ChatGPT.

GPTs können so beispielsweise automatisch:

Trotz aller Vorteile sind Custom GPTs kein Selbstläufer. Herausforderungen bestehen insbesondere in:

Die Kosten hängen stark von der Nutzung und Komplexität ab. Dabei bezieht sich der folgende Überblick vorrangig auf Custom GPTs, die auf ChatGPT basieren; andere KI-Modelle oder Plattformen können abweichende Kostenstrukturen und Lizenzmodelle haben:

Tipp: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt – kleine Anwendungsfälle zeigen schnell, ob sich der Aufwand lohnt.

Unternehmen, die frühzeitig auf maßgeschneiderte KI-Lösungen setzen, profitieren langfristig von:

Custom GPTs sind somit nicht nur ein Trend, sondern ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil.

Mit zunehmender Reife der Technologie werden Custom GPTs künftig noch tiefer in Unternehmensprozesse eingebettet – etwa in Business Intelligence, Compliance oder Customer Experience. KI wird dann nicht mehr als Tool, sondern als strategischer Partner verstanden. Das bedeutet, dass KI-Systeme wie ChatGPT nicht nur Aufgaben ausführen oder Prozesse unterstützen, sondern aktiv zur Entscheidungsfindung, Innovationsentwicklung und strategischen Unternehmenssteuerung beitragen. Sie agieren also nicht mehr als reine Werkzeuge, sondern als intelligente Mitgestalter, die datenbasierte Einsichten liefern, Chancen identifizieren und Handlungsempfehlungen generieren.

Dieser Ausblick bezieht sich zwar in erster Linie auf ChatGPT und ähnliche Modelle, die aktuell den Markt prägen. Dennoch ist zu erwarten, dass auch andere KI-Systeme – etwa von Anthropic, Google oder Open-Source-Initiativen – zunehmend vergleichbare Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten bieten werden. Damit entsteht ein vielfältiges Ökosystem maßgeschneiderter KI-Lösungen, das Unternehmen künftig noch mehr Auswahl und Flexibilität bei der Implementierung bietet.

Custom GPTs sind der Schlüssel zu einer neuen Ära der Prozessoptimierung. Sie kombinieren menschliches Wissen mit maschineller Geschwindigkeit – individuell, sicher und wirtschaftlich sinnvoll.

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