Microsoft Copilot – Ihre persönliche Assistenz?

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22. Februar 2024
Assistenz & Office Management
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Microsoft Copilot revolutioniert die Arbeitswelt, indem es Künstliche Intelligenz nahtlos in die tägliche Software-Nutzung integriert. Dieses innovative Tool verspricht eine drastische Steigerung der Produktivität durch intelligente Assistenzfunktionen, die Routineaufgaben automatisieren und kreative Prozesse unterstützen.

Luise Seidler verrät in diesem Blogartikel, wie Microsoft Copilot Sie in Ihrem Office-Alltag unterstützen kann.

Expertin Luise Seidler

Luise Seidler

Training – Coaching – Moderation | Training & More

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KI – die künstliche Intelligenz ist in der Berufswelt nicht mehr wegzudenken

Bereits 1966 wurde in Form eines Chat Bot namens ELIZA die erste KI eingesetzt. Anfang des 21. Jahrhunderts waren es dann Siri, Cortana und Alexa, die als Sprachassistenz nun auch für jeden im Alltag zur Verfügung standen. 

Auch im Kundenservice kennen wir die Chatbots und virtuellen Assistenten schon länger, die den Kundensupport unterstützen, indem sie häufig gestellte Fragen beantworten und Anfragen bearbeiten.

ChatGPT hat nun auch gezeigt, wie die KI in ganz alltäglichen Themen hilfreich sein kann. So erleben wir aktuell einen Boom der KI und eine rasante Entwicklung dieser Technologien.

Microsoft will dies mit dem Copilot weiterführen und revolutionieren, um als intelligente Assistenz in den Office-Programmen eingesetzt zu werden.

Man darf jedoch nicht vergessen, dass die KI ein lernendes System und immer auf entsprechenden Input angewiesen ist, aus dem die Ergebnisse resultieren. So kann der Copilot trainiert werden indem man z.B.

von der KI erstellte Texte erneut überarbeiten lässt mit konkreten Anweisungen,

der KI eine Rolle zuweist,

den Schreibstil definiert,

selbst lernt, wie man die sog. Prompts, die Anweisungen, optimiert

und mit Experimentierfreude die Möglichkeiten auslotet.

Microsoft Copilot Praxis-Test: So unterstützt Sie die KI im Office-Alltag

Diese Praxis-Beispiele zeigen, wie einfach Sie den Microsoft Copilot in Ihren Workflow integrieren können:

Beispiel Korrespondenz

Die Mahnung, die Sie an einen Kunden versenden möchten, klingt schon etwas harsch?

Mahnung

Rechnung Nr. 123456

Sehr geehrte/r Frau/Herr {Name},

wir haben Ihnen am {Datum} unsere Rechnung Nr. 123456 über {Betrag} Euro zugesandt. Leider haben wir bis heute keinen Zahlungseingang auf unserem Konto feststellen können.

Wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass Sie gemäß unserer Zahlungsbedingungen verpflichtet sind, den Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt zu begleichen. Diese Frist ist nun seit {Anzahl} Tagen überschritten.

Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag von {Betrag} Euro zzgl. {Zinsen} Euro Verzugszinsen bis spätestens zum {Datum} auf unser Konto {IBAN} zu überweisen. Bitte geben Sie bei der Überweisung die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Sollten Sie die Rechnung bereits bezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation.

Mit freundlichen Grüßen

{Absender}

Mithilfe von Microsoft Copilot können Sie die Mahnung zwar bestimmt, jedoch auch freundlicher gestalten:

Korrektur: „Schreibe freundlicher“

Sehr geehrte/r Frau/Herr {Name},

wir hoffen, dass es Ihnen gut geht. Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass wir Ihnen am {Datum} unsere Rechnung Nr. 123456 über {Betrag} Euro zugesandt haben. Leider haben wir bis heute keinen Zahlungseingang auf unserem Konto feststellen können.

Wir verstehen, dass im Alltag manchmal Dinge untergehen können und möchten Sie daher höflich daran erinnern, dass gemäß unseren Zahlungsbedingungen der Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt fällig ist. Diese Frist ist nun seit {Anzahl} Tagen überschritten.

Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag von {Betrag} Euro zzgl. {Zinsen} Euro Verzugszinsen bis spätestens zum {Datum} auf unser Konto {IBAN} zu überweisen. Bitte geben Sie bei der Überweisung die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Sollten Sie die Rechnung bereits bezahlt haben oder falls es ein Missverständnis gibt, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation.

Mit freundlichen Grüßen

 

Beispiel Textzusammenfassung:

Leichter tut sich der Copilot, wenn er entsprechende Vorlagen erhält.

So kann er gut eingesetzt werden, um lange Texte zu analysieren und eine Zusammenfassung zu erstellen oder Fragen zu den Inhalten zu beantworten. Das funktioniert erstaunlich schnell und gut.

Was wird in dem übermittelten Text (100 Seiten) über Lean-Methoden ausgesagt? Bitte in maximal 3 Sätzen.

Hier ist eine Zusammenfassung:

Lean-Methoden sind Ansätze, die darauf abzielen, Verschwendung zu vermeiden und den Wert für den Kunden zu maximieren. Sie basieren auf den Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung, der Kundenorientierung, der Mitarbeiterbeteiligung und der Prozessoptimierung. Lean-Methoden werden in verschiedenen Bereichen angewendet, wie z.B. in der Produktion, der Verwaltung, dem Gesundheitswesen oder der Softwareentwicklung.

Zu den Aussagen werden Verlinkungen zu den weiterführenden Texten im Dokument eingefügt und Vorschläge für weitere Fragen generiert:

Die Zusammenfassung umfangreicher Dokumente unterstützt bei der Weitergabe von Informationen. Die Keywords, was genau beinhaltet sein soll, gehört in den Prompt.

Prompt Engineering – So erstellen Sie effektive Prompts für ChatGPT & Co.

Einsatzgebiete von Microsoft Copilot

Der Einsatz von Microsoft Copilot kann besonders vorteilhaft sein, wenn häufig Dokumente wie Berichte, Präsentationen, E-Mails oder Blogbeiträge erstellt werden müssen. So kann die KI bei der Verbesserung der Texte hinsichtlich Klarheit, Präzision und Überzeugungskraft ein guter Mitarbeiter sein.

Aber die KI kann noch mehr:

In Outlook fasst der Copilot lange E-Mails zusammen und liefert die Kernaussagen. Es können Vorschläge für Antworten generiert werden.

In PowerPoint kann eine Präsentation aus einer Word-Datei erstellt werden. Dabei bietet Copilot aktuell die letzten drei bearbeiteten Word-Dokumente an. Eine spezielle Word-Datei aus der Ablage in One Drive kann aktuell nur über einen Link eingefügt werden. Wünschenswert wäre generell ein Zugriff auf die Dokumentenablage. Die erstellte Präsentation ist ausbaufähig aber bietet schon erste Ideen und Gestaltungsvorschläge zur weiteren Bearbeitung.

Auch die Anwendung in One Note bietet vielfältige Unterstützung:

Der MS 365 Chat unterstützt dabei, Informationen, die in der MS 365 Welt zu finden sind, zu bündeln.

Besonders der Einsatz in MS Teams Besprechungen ist hilfreich und spannend.

Zunächst erlaubt man Copilot die Besprechung zu transkribieren. Der Copilot liefert dann am Ende der Besprechung eine Zusammenfassung (ein Protokoll) der Unterhaltung und beantwortet weitere Fragen.

Auch während des Meetings kann der Moderator Copilot um Unterstützung bitten. Microsoft schlägt folgende Formulierungen vor:

  • Wo sind wir bei dem Thema uneinig?
  • Welche Fragen kann ich stellen, um die Besprechung voranzubringen
  • Erstelle eine Tabelle mit den besprochenen Ideen und deren Vor- und Nachteile

In ähnlicher Weise können alle Fragen, die hilfreich sind gestellt werden.

Nach der Besprechung kann der Copilot in den Terminoptionen aufgerufen und für die Nachbereitung genutzt werden.

Teilnehmer, Agenda, Notizen, Folgeaufgaben usw. können eingesehen und weitere Fragen gestellt werden, wie zum Beispiel:

  • Welche Fragen wurden gestellt, welche beantwortet und welche blieben offen?
  • Wie war die Stimmung in der Besprechung? 
  • Was war für die einzelnen Teilnehmer die größte Sorge? Worüber waren sie am meisten begeistert? 
  • Welche Ideen wurden genannt, die ich mit dem Produktteam teilen kann? 
  • Entwirf eine E-Mail an die Besprechungsteilnehmer, die die Besprechung zusammenfasst und die Aktionselemente enthält. 

Der Copilot kann auch ohne Transkribieren während des Meetings zur Unterstützung herangezogen werden. Es wird dann nach der Besprechung keine Zusammenfassung zur Verfügung gestellt.

Bedenken beim Datenschutz?

Microsoft weist darauf hin, dass die Nutzung von Copilot der EU-Datenschutzverordnung unterliegt. Personenbezogene Daten, die man verwendet, unterliegen ebenfalls dieser Richtlinie und müssen beachtet werden.

Fazit: Lohnt sich der Microsoft Copilot auch für Ihr Office?

Es kann schon Spaß machen und hilfreich sein KI einzusetzen. Der Copilot punktet durch die Einbindung in MS 365 und den Office-Programmen. Der Datenschutz ist wie schon erwähnt nachvollziehbar, was bei anderen KI-Programmen nicht immer der Fall ist.

Die KI lernt hauptsächlich durch die Handlungsaufforderungen (die Prompts) und kann dennoch fehlerhafte Informationen liefern. Darauf weist auch der Copilot hin. Das bedeutet, man sollte sich nicht zu sehr auf die KI verlassen. Für Recherchen mit zuverlässigen Quellenangaben gibt es spezielle KI-Programme. Auch der Copilot weist immer wieder darauf hin, dass es ein lernendes System ist und aktuell zu dieser oder jener Frage keine Antwort liefern kann. Aber eben aktuell, d.h. die KI lernt und entwickelt sich weiter. Wer mit anderen KIs bereits gearbeitet hat weiß, dass diese Weiterentwicklung sehr rasant vonstattengehen kann.

Aber auch genau das kann man nutzen. Eigene Kreativität und Klarheit in dem, was man erreichen möchte, ist gefragt. So lernt der Nutzer genauso wie das System den Einsatz der KI kontinuierlich zu optimieren.

Mein Fazit: für Zusammenfassungen, Textvorschläge, Optimierungen und Handlungsempfehlungen kann der Copilot definitiv Zeit einsparen und ein hilfreicher Assistent sein.  Zum Protokollieren von Online-Besprechungen ist er schon jetzt ein sehr nützlicher Helfer. Die Möglichkeiten in One Note zeigen das Potenzial. Für uns Nutzer bedeutet es: auch die Anwendung und die Erstellung der richtigen Prompts will gelernt sein. Es bedeutet auch, der KI nicht blind zu vertrauen und keinesfalls eigene Kreativität und Ideen zu vernachlässigen.

Die Lizenzgebühr pro User ist relativ hoch. Man müsste die Zeitersparnis der Investition gegenüberstellen, um erkennen zu können, ob sich der finanzielle Aufwand lohnt. Aktuell hat man den Eindruck, dass sich der Microsoft Copilot erst noch entwickeln muss und dies auch durch die User machen wird, ähnlich wie es bei ChatGPT und anderen KI-Anwendungen der Fall war und ist.

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