Verständlich schreiben: Wie Sie komplizierten Text einfacher formulieren

Wer im Berufsalltag erfolgreich kommunizieren will, muss verständlich schreiben – komplizierte Texte braucht kein Mensch. Trotzdem gehören sie leider noch allzu oft zu unserem Arbeitsalltag. Doch warum ist es so schwer, gute Texte zu schreiben? Die Antwort können Sie sich vermutlich schon denken: Eigentlich ist es das gar nicht, wenn man einige Grundregeln und Tipps beachtet. Wir stellen Ihnen vier Prinzipien vor, mit denen Sie verständlich schreiben und die Ihnen im Berufsalltag helfen, Ihre Gesprächspartner schnell von Ihren Ideen zu überzeugen. Auch den Einsatz von KI nehmen wir unter die Lupe und erklären, wie Sie mit Künstlicher Intelligenz gute Texte schreiben und was Sie vermeiden sollten.

Übrigens: In unserem Seminar „Einfach erklärt“ zeigt Ihnen Kommunikationstrainer Dr. Jens Tomas, wie Sie Komplexität reduzieren und auf den Punkt kommunizieren – nutzen Sie die Chance und vertiefen Sie hier Ihr Wissen!

1. Versuchen Sie, einfacher zu formulieren

Gute Texte schreiben Sie in einfachen, kurzen Sätzen. Vermeiden Sie schwierige Texte, die aus ineinander verschachtelten Sätzen mit mehreren Nebensätzen bestehen. Auch die Wortwahl sollte einfach und nicht von Fremdwörtern geprägt sein. Wenn Sie zwingend welche benötigen, dann erklären Sie diese unbedingt! Im Grunde müssen Sie sich beim Schreiben immer fragen: Ist das wirklich die einfachste Art der Formulierung? Oder können Sie den Text noch einfacher gestalten?

Überprüfen Sie Ihren Text dazu auf diese Aspekte:

Wenn Sie einfacher formulieren, werden Sie automatisch leichter verständlich schreiben.

2. Achten Sie auf eine ordentliche Gliederung

Wenn Sie verständlich schreiben wollen, sollten Ihre Sätze sich aufeinander beziehen und nicht völlig ohne Zusammenhang aneinandergereiht werden. Die Schlüssigkeit ist hierbei das Zauberwort. Bedenken Sie also beim Schreiben, dass Ihr Text einen roten Faden bekommt und die einzelnen Informationen in einer sinnvollen Reihenfolge vermittelt werden. Um diese Logik zu verstärken, helfen Ihnen Zwischenüberschriften, mit denen Sie Informationen gruppieren und Ihren Text gliedern.

Beachten Sie dazu diese Punkte:

Eine gute Gliederung ist eine wichtige Basis, wenn Sie verständlich schreiben wollen.

3. Halten Sie sich kurz und prägnant

Beim Verfassen eines Textes müssen Sie das Mittelmaß zwischen einer knappen, kurz gehaltenen Ausdrucksweise und einer ausführlichen, fast schon weitschweifenden Formulierung finden. Bedenken Sie deshalb immer: So viele Informationen wie nötig, aber so kurz wie möglich! Das gilt nicht nur für Texte! Überlegen Sie, welche Einzelheiten für den Leser relevant sind und welche Informationen Sie weglassen können.

Analysieren Sie Ihren Text daher auf diese Punkte:

Kurze und knappe Informationen helfen enorm dabei, leicht verständlich zu schreiben.

4. Wecken Sie Interesse mit anregenden Zusätzen

Die ersten drei Punkte beziehen sich auf die Hardware Ihres Textes – das heißt den Satzbau, die Gliederung und das Ausmaß der Informationen. Dieses Gerüst ist sehr wichtig, damit ein vermeintlich komplizierter Text einfach und verständlich wird. Daneben dürfen aber gewisse Zusätze nicht fehlen, die Ihre Leser auf emotionale Weise abholen und zum Lesen anregen. Das können bestimmte Reizwörter, witzige Formulierungen, rhetorische Stilmittel wie Fragen oder ähnliches sein.

Vielleicht helfen Ihnen diese Ideen:

Spannende Zusätze verleihen Ihren Texten das gewisse I-Tüpfelchen – denken Sie daran!

Künstliche Intelligenz (KI) kann im Business-Alltag ein wirkungsvolles Hilfsmittel sein, wenn Sie verständlich schreiben möchten. Ob E-Mail, Konzeptpapier, Projektbericht oder Fachartikel: KI unterstützt Sie dabei, komplexe Inhalte zu strukturieren, komplizierte Texte zu vereinfachen und einfacher zu formulieren. Doch so leistungsfähig die vielfältigen KI Tools auch sind, sie ersetzen weder Ihr Fachwissen noch Ihr Urteilsvermögen. Entscheidend ist deshalb, wie bewusst und reflektiert Sie KI-Technologie einsetzen – wir geben Ihnen einen kurzen Leitfaden:

1. Wo kann KI beim Texte schreiben konkret unterstützen?

2. Was müssen Sie bei KI-Texten unbedingt beachten?

3. Was sind die Dos & Don’ts für verständliche Texte mit KI-Einsatz?

Nutzen Sie unsere 10 Tipps, um gute Texte schreiben zu lernen:
 

1. Formulieren Sie klare Arbeitsaufträge – je präziser Ihre Anweisung, desto besser das Ergebnis
2. Arbeiten Sie iterativ - lassen Sie sich nicht mit dem ersten Entwurf zufriedengeben
3. Nutzen Sie KI gezielt zur Textoptimierung – schreiben Sie selbst einen Entwurf und verwenden Sie KI für die sprachliche Straffung und Klarheit
4. Kombinieren Sie KI mit Ihrem Fachwissen – ergänzen Sie Beispiele aus Ihrer Praxis, konkrete Zahlen oder branchenspezifische Einordnungen
5. Führen Sie einen Qualitätscheck durch – prüfen Sie Verständlichkeit, Logik, Relevanz und Korrektheit
6. Geben Sie der KI keine sensiblen oder vertraulichen Daten – integrieren Sie diese selbst nachträglich in den finalen Text
7. Übernehmen Sie keine KI-Texte ungeprüft – checken Sie vor der Veröffentlichung unbedingt den gesamten Text auf Plausibilität und Korrektheit
8. Vertrauen Sie auf Ihre eigene Expertise – ersetzen Sie diese nicht durch Standardformulierungen der KI
9. Delegieren Sie die Verantwortung niemals an das Tool – behalten Sie die Hoheit über Inhalte und Korrektheit
10. Nutzen Sie KI nicht als alleinige Quelle für Fachinformationen – setzen Sie weiterhin auf Ihnen bekannte Quellen, Experten und Recherchen, mit denen Sie das KI-Wissen überprüfen und erweitern können

Beachten Sie beim KI-Einsatz stets: KI ist ein Werkzeug, aber kein Ersatz für Kompetenz, Erfahrung und strategisches Denken. Richtig eingesetzt, kann KI Ihre Effizienz deutlich steigern und Sie dabei unterstützen, Text besser zu formulieren und verständlich zu schreiben. Die Verantwortung für Qualität und Aussagekraft bleibt jedoch bei Ihnen.

Wenn Sie unsere Tipps zukünftig beachten, werden Sie leicht verständlich schreiben. Und damit sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, Sie konzentrieren sich auch auf das Wesentliche. So schaffen Sie es, Kunden, Mitarbeiter oder Kollegen von Ihren Ideen zu überzeugen – denn Sie erklären diese einfach und verständlich!

Tipp: Verbessern Sie Ihre Kommunikations-Skills mit unseren praxisnahen (Online-)Seminaren – entdecken Sie unsere Themenseite mit Weiterbildungen für Soft Skills.