Effektive Meetings – von lästigen Zeitfressern zu erfolgreichen Spaßmachern

08. October 2019
Führungskompetenz, Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Was geht Ihnen durch den Kopf, wenn Sie an Meetings denken? Vielleicht einer dieser Gedanken?

Man, diese Vorstandssitzung letzte Woche war vielleicht lang. Das hätte man mit ein bisschen Organisation auch in zwei anstatt der vier Stunden schaffen können.

Irgendwie kommt und geht in unserem Bereichsleiter-Meeting jeder wann er will. Ich glaube die meisten interessiert es überhaupt nicht, was besprochen wird oder was wir erreichen wollen.

Nach dem Team-Meeting letzte Woche hatte ich nicht das Gefühl, dass meine Mitarbeiter produktiv mitgearbeitet haben, sondern mit den Gedanken meist woanders waren.

Die Sache ist die: Diese Gedanken haben nicht nur Sie als Vorgesetzter! Meist geht es Ihren Mitarbeitern und Kollegen ganz genauso! Warum also nicht endlich etwas an diesem doch immer wiederkehrenden Bestandteil unseres Arbeitsalltags verändern? Und da können Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran gehen. Warten Sie nicht, bis die Chefetage merkt, dass die Vorstandssitzungen zu lang sind, die meisten Bereichsleiter überhaupt nicht mehr zu Ihrer Runde erscheinen oder das Team gar nicht mehr zuhört, was Sie erzählen. Wir haben zwölf Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie für gute und effektive Meetings sorgen – egal ob es um ihr eigenes oder das von einer anderen Person organisierte Meeting geht.

12 Tipps für effektive Meetings im Arbeitsalltag

Halten Sie die Teilnehmerzahl klein

Sie planen ein Meeting? Dann müssen Sie sich zunächst einmal überlegen, wen Sie für Ihr Anliegen alles dabeihaben wollen. Aber Achtung: Prüfen Sie genau, ob für alle Teilnehmer, die Ihnen in den Kopf kommen, wirklich Anwesenheitspflicht besteht. Vielleicht können Sie die ursprünglich geplante Teilnehmerliste von zehn Personen auch auf fünf reduzieren? Sie schlagen damit zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen fangen Kollegen, die das Thema des Meetings weniger betrifft als andere, nicht an, sich zu langweilen oder das Meeting zu stören. Zum anderen können Sie mit einer kleineren Personenanzahl viel effektiver und schneller arbeiten, da nicht zehn, sondern nur fünf Personen über ein Thema diskutieren. Eine gute Faustregel besagt: Mehr als sieben Personen sind schlicht und ergreifend zu viel und reduzieren die Effektivität. Trauen Sie sich ruhig auch, das beim Organisator anzusprechen, der Sie zu einem Meeting einlädt – denn auch Ihre Zeit ist kostbar.

Kürzen Sie Ihre Agenda

Um die Personenzahl und die Dauer Ihres Meetings begrenzen zu können, hilft es auch, sich rechtzeitig mit den entsprechenden Agenda-Punkten zu befassen. Haben Sie viele Punkte zu besprechen, fragen Sie sich, ob es wirklich Sinn macht, diese in ein Meeting mit vielen Personen zu packen, von denen sich jeder vielleicht nur für einen der Punkte interessiert. Macht es dann nicht Sinn, lieber mehrere kleine und damit effektive Meetings mit den wirklich relevanten Personen abzuhalten, anstatt ein großes?

Legen Sie die Moderationsrolle fest

Je besser Sie ein Meeting im Vorfeld strukturieren und anschließend leiten, desto besser werden auch der zeitliche Ablauf und die späteren Ergebnisse. Sie müssen jedoch nicht immer selbst die Rolle des Moderators übernehmen. Sprechen Sie gerne Kollegen, Ihre Assistenz oder auch Praktikanten an. Diese übernehmen diese Rolle oftmals sehr gern, da Sie sich dadurch selbst weiterentwickeln und lernen können. Und Sie profitieren auch: Denn Sie lassen in dem Meeting nicht die Chefrolle raushängen, sondern können als Teilnehmer agieren, Ihre Ideen vorbringen und garantieren eine entspanntere Atmosphäre als gewöhnlich. Vielleicht trauen sich dann auch schüchterne Mitarbeiter eher etwas beizutragen – dem Ergebnis kann es nur guttun.

Forcieren Sie das Thema Pünktlichkeit

Nichts ist ermüdender, als in einem Besprechungsraum auf den Rest der Kollegen und den Beginn des Meetings zu warten. Die Minuten vergehen, der eigentlich geplante Starttermin ist längst verstrichen und parallel dazu stapeln sich die Aufgaben der wartenden Meeting-Teilnehmer. Keine gute Ausgangslage. Sorgen Sie stattdessen dafür, dass pünktlich begonnen wird, unabhängig davon, ob alle eingeladenen Teilnehmer da sind. Auch die anberaumte Endzeit des Meetings sollten Sie auf keinen Fall überschreiten. Merken Sie während des Meetings, dass Sie mit den Agenda-Punkten nicht durchkommen, danken Sie den Meeting-Teilnehmer für das bisher Besprochene und bieten Sie einen Folgetermin an, um das Meeting nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Auch in einem nicht von Ihnen organisierten Meeting dürfen Sie auf diese Punkte, einen pünktlichen Start und ein rechtzeitiges Ende, hinweisen.

Legen Sie einen guten Start hin

Wen nervt das nicht? Langes Geschwafel über dies und das, bevor es endlich zur Sache geht. Die Minuten verrinnen und die Teilnehmer denken mit Bestürzung daran, was Sie in dieser vergeudeten Zeit bereits alles hätten erledigen können. Beginnen Sie Ihr Meeting also von Anfang an effektiv. Stellen Sie die Agenda vor und kommen Sie direkt zu Ihrem wichtigsten Thema. Machen Sie auf keinen Fall den Fehler, mit unwichtigen Kleinigkeiten zu beginnen. Das ermüdet nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass später, wenn es um die wirklich wichtigen Dinge geht, keiner mehr etwas Produktives beitragen kann.

Bleiben Sie konkret

Was sind die Themen, die Sie anbringen möchten? Wer soll dazu etwas sagen? Wie viel Zeit geben Sie für Diskussionen? Diese Fragen sollten Sie im Vorfeld für sich beantworten und im Meeting nacheinander abarbeiten. Springen Sie nicht zwischen Agenda-Punkten hin und her, sondern schließen Sie einen Punkt nach dem anderen ab. Sie vermeiden dadurch Unruhe und ziehen das Meeting unnötig in die Länge. Wenn Sie diese Vorgehensweise selbst in einem Meeting bemerken, scheuen Sie sich nicht, darauf aufmerksam zu machen, dass eine strukturierte Vorgehensweise hilfreich ist.

Meetings im Stehen abhalten

Eine tolle Möglichkeit, um Meetings kurz und effektiv zu halten, sind Standups. Dabei treffen Sie sich nicht in aller Gemütlichkeit im Konferenzraum, verschwenden viel Zeit für Small Talk oder Kaffeetrinken, sondern kommen direkt zum Punkt – denn niemand möchte gerne stundenlang in der Gegend herumstehen. Standups haben sich daher als besonders effektiv und zeitsparend erwiesen. Selbstverständlich ist nicht jedes Meeting für diese Form geeignet, aber einige Besprechungen können Sie so sicherlich produktiver gestalten als bisher. Schlagen Sie diese Alternative doch auch mal Ihren Kollegen oder Ihrem Chef vor!

Meetings im Gehen absolvieren

Wenn Sie noch eine Stufe weitergehen möchten, halten Sie Ihr Meeting nicht im Stehen, sondern direkt im Gehen ab. Kein Witz! Neben dem Effekt, dass Meetings im Gehen genau wie im Stehen automatisch kürzer werden als im Sitzen, kommt die Bewegung hinzu. Diese hilft dabei, einen kühlen Kopf zu bekommen. Das fördert die Konzentrationsfähigkeit und die Kreativität. Verlassen Sie dazu auch noch das Gebäude, tut der Gang an der frischen Luft sein Übriges. Sicherlich ist auch diese Methode nicht immer geeignet, aber gerade, wenn Sie merken, dass der Druck zu groß wird oder die Konzentration nachlässt, schnappen Sie sich das besagte Teammitglied und machen Sie einen kreativen Gang ums Bürogebäude.

Reduzieren Sie Ablenkungen

Schnell mal aufs Smartphone schauen, ob jemand geschrieben hat, oder das Thema des Kollegen, der gerade spricht, mal eben genauer googeln. Das ist nicht nur unhöflich, sondern frisst Zeit und Effektivität. Daher sollten Sie darauf achten, als Führungskraft mit gutem Beispiel voran zu gehen: Smartphones, Tablets und Co. haben in effektiven Meetings nichts zu suchen – es sei denn, Sie brauchen diese Geräte, um den Meeting-Teilnehmern etwas zu demonstrieren. Auch andere Kollegen sollten Sie darauf hinweisen, das Smartphone für die Dauer des Meetings beiseite zu legen.

Halten Sie die Ergebnisse fest

Bevor Sie die Meeting-Runde auflösen, sollten Sie immer für alle Beteiligten kurz zusammenfassen, was besprochen wurde, was die Ergebnisse waren und welche To Dos sich mit welchen Deadlines daraus ableiten. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind, wenn Sie auseinander gehen und Missverständnisse von vornherein vermeiden. Im Idealfall gibt es zu dieser Zusammenfassung ein Protokoll, sodass auch noch einmal nachgelesen werden kann, was im Meeting passiert ist. So kann sich am Ende keiner aus der Affäre ziehen, er hätte nicht gewusst, dass er ein To-do hat. Sollten Sie in einem Meeting sitzen, in dem dies nicht passiert, bieten Sie an, das für die Runde zu übernehmen oder schreiben Sie für sich selbst im Nachgang die wichtigsten Punkte noch einmal auf. So kann später keiner etwas behaupten, was gar nicht besprochen wurde.

Verbessern Sie Ihre Meetings kontinuierlich

Selbstverständlich ist nicht jedes Meeting gleich, nicht jeder Kollege erwartet dasselbe wie ein anderer und auch Sie haben nicht immer die gleiche Tagesform und Vorgehensweise. Um wirklich effektive Meetings gestalten zu können, sollten Sie von Zeit zu Zeit kleine Teilnehmerumfragen im Anschluss an Ihre Besprechungen durchführen. Am besten senden Sie dazu im Anschluss einen Link zu einer Online-Umfrage an die Meeting-Teilnehmer und haken auch nach, falls die Umfrage nicht genutzt wird. Nur so können Sie Erkenntnisse für die Zukunft sammeln und Ihre Meetings noch besser ausrichten.

Sorgen Sie für ein angemessenes Verhalten

Wir haben es schon gesagt, gehen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran. Das bedeutet, dass Sie je nach Meeting bestimmte Spielregeln definieren sollten, die Sie zu Beginn der Besprechung vorstellen – und die Sie als Führungskraft auch vorleben. Das kann zum Beispiel sein, dass jeder aussprechen darf, bevor ein anderer seine Meinung äußert. Auch Gespräche mit dem Sitznachbarn können von Vornherein ausgeschlossen werden. Denn das ist nicht nur unhöflich, sondern lenkt denjenigen, der gerade spricht, auch unnötig ab. Ein wichtiges Thema kann auch die Fairness sein. Halten Sie zum Beispiel fest, dass Kollegen grundsätzlich nicht in ein schlechtes Licht gerückt werden, nur jemand anderer Meinung ist. Sicher fallen Ihnen hier aufgrund Ihrer Erfahrungen noch weitere Punkte ein, die Sie als Spielregeln für effektive Meetings definieren können.

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