Mitarbeitergespräche? 10 Tipps, um die Herausforderung zu meistern!

Mitarbeitergespräche zählen für die meisten Führungskräfte sicherlich nicht zu ihren Lieblingsbeschäftigungen. Besonders dann nicht, wenn es um unerfreuliche Themen wie Fehlverhalten, Abmahnungen oder Kündigungen geht. Trotzdem müssen diese Gespräche geführt werden. Aber wie gelingt das am besten? Wie meistern Sie diese häufig unangenehmen Situationen? Und wie schaffen Sie es, Auffälligkeiten richtig anzusprechen und im Ernstfall auch mit den Konsequenzen souverän umzugehen? Wir geben Ihnen 10 Tipps für professionell geführte Mitarbeitergespräche.

1. Erkennen Sie die Ursache

Bevor Sie in ein Gespräch gehen, um Unannehmlichkeiten anzusprechen, müssen Sie sich zunächst einmal darüber klar werden, was eigentlich die Ursache für Ihre Unzufriedenheit ist. Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen: Was stört Sie am Verhalten Ihres Mitarbeiters oder Ihrer Mitarbeiterin? Warum stört Sie das? Woran liegt es, dass er oder sie sich so verhält? Was muss sich ändern, damit Sie mit dem Verhalten wieder zufrieden sind?

2. Bereiten Sie das Gespräch gut vor

Überlegen Sie sich im Anschluss genau, was Sie sagen möchten. Seien Sie offen, aber niemals voreingenommen. Schreiben Sie all Ihre Punkte auf, die es zu besprechen gibt. Dazu zählen aber keinesfalls nur unangenehme Aspekte. Nutzen Sie auch positives Feedback zu der bisherigen Arbeitsweise Ihres Teammitglieds, um von dort aus zu den Kritikpunkten überzuleiten. Berücksichtigen Sie dabei die Planung der zukünftigen Ziele sowie die persönliche Weiterentwicklung Ihres Mitarbeiters und Ihrer Mitarbeiterin.

3. Fordern Sie Leistung ein

Mitarbeitergespräche dienen nicht dazu, Ihre Mitarbeiter an den Pranger zu stellen. Denn so erreichen Sie lediglich Demotivation oder eine Abwehrhaltung, jedoch nicht mehr Leistung. Beschreiben Sie also lieber mit motivierenden Worten, was Sie für die Zukunft erwarten. Nutzen Sie dazu die vorbereiteten, positiven Aspekte, um weiter zu motivieren.

4. Sprechen Sie die Arbeitseinstellung an

Ständiges Zuspätkommen, steigende Fehlzeiten, eine veränderte Arbeitseinstellung oder die fehlende Selbstorganisation sind Auffälligkeiten, die Sie offen ansprechen müssen. Nur so können Sie auch eine Veränderung einfordern. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie die Kritik konstruktiv vermitteln ohne persönlich zu verletzen. Das bedeutet vor allem eine sachliche und verständliche Darstellung Ihrer Beobachtungen.

5. Vermitteln Sie die Notwendigkeit

Machen Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin klar, warum das Fehlverhalten nicht akzeptabel ist und dem Team oder sogar dem Unternehmen schaden kann. Nennen Sie auch die Konsequenzen, die ihn oder sie erwarten, wenn sich das Verhalten nicht ändert, auch wenn das eine Abmahnung oder gar Kündigung nach sich zieht. Erwähnen Sie in diesem Zuge auch schon, dass Sie das Verhalten weiter beobachten werden, um zu sehen, ob sich etwas ändert. Nur so verstehen Ihre Mitarbeiter die Notwendigkeit der Veränderung.

6. Führen Sie Einsicht herbei

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter in dem Gespräch auch selbst zu Wort kommen, damit sie ihre Sicht der Dinge schildern können. Die Mitarbeiter bekommen so die Möglichkeit, Ihre Beobachtung zum Fehlverhalten zu erklären und Sie erhalten Antworten auf die Fragen: Hat er oder sie es absichtlich getan? Tut es ihm oder ihr leid? Möchte er oder sie am Verhalten arbeiten oder verliert er oder sie sich in Ausreden? So können Sie leichter beurteilen, ob Ihre Mitarbeiter sich Fehler eingestehen und die Bereitschaft da ist, Ihren Forderungen nachzukommen.

7. Wehren Sie unangemessene Forderungen ab

Natürlich werden Mitarbeitergespräche gerne genutzt, um auch bei Ihnen als Führungskraft Veränderungen einzufordern. In einem guten Gespräch ist es ein Geben und Nehmen, sodass Sie auch den Wünschen Ihrer Mitarbeiter zuhören und auf Sie eingehen sollten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie unangemessene Forderungen nicht abwehren dürfen. Sagen Sie souverän „nein“ und stellen Sie Ihren Standpunkt klar. Wägen Sie für sich und das Unternehmen sorgfältig ab, inwieweit Sie aufeinander zugehen können und bei welchen Punkten Sie ablehnen müssen.
 

8. Bieten Sie eine Veränderung an

Definieren Sie im Gespräch gemeinsam den neuen Soll-Zustand. Denken Sie über konkrete Lösungsvorschläge nach und lassen Sie dabei auch den oder die Betroffene selbst Vorschläge und Ideen einbringen, um sich zu verbessern. Wichtig ist auch hier wieder, dass Sie Einsicht herbeiführen und Ihre Mitarbeiter erkennen, dass eine Verhaltensänderung notwendig ist.

9. Geben Sie Zeit

Schaffen Sie den nötigen Rahmen für eine Veränderung. Geben Sie Mitarbeitern also immer genügend Zeit, um die gemeinsam besprochenen Punkte auch umsetzen oder verbessern zu können. Am besten legen Sie den Zeitrahmen bereits im Gespräch fest. So können Sie in den Wochen danach genau verfolgen, ob die Vereinbarungen termingerecht erfüllt werden.

10. Vermeiden Sie typische Fallen

Gerade für Mitarbeitergespräche ist Ihr Führungsstil von großer Bedeutung. Denn er entscheidend maßgeblich über den Ausgang der Situation. Sind Sie zu autoritär und anklagend, werden Sie gegen eine Wand reden und nur Abwehrhaltung verspüren. Sind Sie zu nachgiebig und weich, kommt Ihr Gegenüber mit Ausreden, führt Sie an der Nase herum oder fordert unangemessene Zugeständnisse ein. Versuchen Sie deshalb beim Kern des Problems zu bleiben, sachlich und direkt. Lassen Sie sich nicht vom Thema abbringen und erinnern Sie sich immer an die vorbereiteten Punkte: Warum führen Sie dieses Gespräch? So laufen Sie nicht Gefahr, dass Mitarbeitergespräche in die falsche Richtung gelenkt werden.