Selbstmanagement als Assistenz: So behalten Sie alles im Griff

01. September 2020
Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Sie kennen das sicher: Ihre To-do-Liste scheint endlos zu sein und Sie haben einfach keinen Überblick mehr? Ständig landen neue Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch, die am besten gestern schon erledigt hätten sein sollen? Stress ist vorprogrammiert!

Optimieren Sie Ihr Selbstmanagement und vermeiden Sie unnötigen Ärger – nicht nur am Arbeitsplatz!

Selbstmanagement optimieren: So setzen Sie Ihre Prioritäten richtig

Der erste Schritt zu einem besseren Selbstmanagement und damit mehr Erfolg ist, sich zu verinnerlichen, dass „dringend“ nicht gleich „wichtig“ bedeutet! Es ist nicht überraschend, dass Ergebnisse zu wünschen übriglassen, wenn wichtige Aufgaben erst kurz vor der Deadline erledigt werden, weil vorher die Zeit dafür fehlte. Meist ist daran jedoch nicht die fehlende Zeit, sondern eine nicht optimale Priorisierung der Aufgaben verantwortlich. Wichtige Aufgaben sind nicht immer dringend und dringende Projekte nicht unbedingt wichtig. Wichtig sind Projekt nur dann, wenn „etwas auf dem Spiel steht“. Dringend sind hingegen Aufgaben, die eine kurzfristige Deadline haben. Um die Wichtigkeit zu ermitteln, können Sie sich folgende Frage stellen:

Wo steht am meisten (Gewinn/Verlust/Ansehen etc.) für mich/mein Unternehmen auf dem Spiel?

4 Methoden zur Priorisierung Ihrer Aufgaben

Damit Ihr Selbstmanagement verbessert werden kann, sollten Sie zunächst an der richtigen Priorisierung Ihrer Aufgaben arbeiten. Hierfür stellen wir Ihnen vier praktische Methoden vor.

1. Eisenhower-Methode

Diese Methode geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Dabei werden Aufgaben in eine Matrix eingetragen und jeweils in wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend unterteilt.

Priorität A: Wichtig und dringend

Erste Priorität sollten Aufgaben haben, die wichtig und eilig sind. Diese Aufgaben sollten Sie persönlich und sofort erledigen.

Beispiel: Wegen einer Veranstaltung, die Sie organisieren, erwartet der Moderator innerhalb der nächsten zwei Stunden einen Rückruf bezüglich des Vertrages.

Priorität B: Nicht dringend aber wichtig

Diese Aufgaben sind für den Augenblick nicht eilig, für die Zukunft aber wichtig.

Beispiel: Eine neue Strukturierung der Ablage ist erforderlich, um Ihre Effizient zu steigern und die Suchzeiten zu verringern.

Priorität C: Dringend aber nicht wichtig

Alltägliche Aufgaben gehören in die dritte Prioritäten-Stufe. Meist handelt es sich dabei um Tätigkeiten, die dringend sind aber langfristig gesehen nicht wichtig. Diese Aufgaben können delegiert werden.

Beispiel: Das Bearbeiten von E-Mails oder Buchen von Räumen für das nächste Meeting.

Priorität D: Nicht dringend und nicht wichtig

Diese Aufgaben können Sie getrost weglassen oder nur dann ausführen, wenn es Ihre Zeit wirklich zulässt.

Beispiel: Das Lesen von Newslettern, um sich über aktuelle Branchen-News zu informieren.

2. ABC-Methode

Eine etwas einfachere Version bildet die ABC-Priorisierung. Hierbei weisen Sie Ihren Aufgaben drei unterschiedliche Prioritäten-Stufen zu:

Hoch = Prio 1: Was muss erledigt werden?

Mittel = Prio 2: Was soll erledigt werden?

Niedrig = Prio 3: Was kann erledigt werden?

3. Ivy-Lee-Methode

Bei der nach dem Unternehmensberater Ivy Lee benannten Methode werden sechs wichtige Aufgaben notiert, die am nächsten Tag erledigt werden müssen. Diese werden nach der Wichtigkeit sortiert und am nächsten Tag diszipliniert abgearbeitet. Andere Aufgaben sind hierbei nicht erlaubt! Erst wenn die Aufgabe komplett erledigt ist, wird die nächste angegangen und so weiter. Wenn Aufgaben an einem Tag liegen bleiben, werden diese automatisch auf den Aufgabenliste des nächsten Tags notiert und diese Liste wieder mit neuen Aufgaben ergänzt, sodass insgesamt immer sechs Aufgaben auf Ihrem Zettel stehen.

4. Getting-Things-Done-Methode (GTD)

Unser Gehirn ist ein herausragendes Organ, doch leider beschäftigt es sich zu gerne mit unerledigten Aufgaben und erinnert uns meist zu unpassenden Zeitpunkten daran. Um dieses Phänomen zu umgehen und Ihrem Selbstmanagement auf die Sprünge zu helfen, hat David Allen die Getting Things Done Methode (GTD) entwickelt. Bei dieser Methode werden konsequent alle zu erledigenden Tätigkeiten aufgeschrieben, damit der Kopf befreit ist und sich auf die Tätigkeiten konzentrieren kann, die im Moment wichtig sind – ohne befürchten zu müssen, dass Aufgaben vergessen werden.

 

Erfassen

Leeren Sie Ihren Kopf, indem Sie alle Aufgaben aufschreiben, an die Sie sich erinnern. Sei es privat oder im Arbeitsalltag. Schreiben Sie die Aufgaben einfach ungefiltert wie bei einem Brainstorming auf.

Merken Sie schon, wie frei Ihr Kopf ist?

Natürlich können Sie beim ersten Mal sicher nicht all Ihre Aufgaben im Brainstorming erfassen – Schreiben Sie Ihre To-dos immer dann auf, wenn Sie Ihnen durch den Kopf gehen. Konsequenz ist hierbei das A und O!

 

Durcharbeiten

Im zweiten Step bearbeiten Sie Ihre To-dos. Dabei stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Worum handelt es sich?
  • Wie lange dauert die Tätigkeit?
  • Muss eine Aktion erfolgen?

Auf letztere Frage können Sie nur mit ja oder nein antworten.

Falls Ihre Antwort nein lautet, gibt es folgende Optionen:

  • Die Notiz wird nicht mehr gebraucht und landet im Papierkorb.
  • Zurzeit können Sie nicht handeln, müssen es aber später. Speichern oder bewahren Sie die Notiz im passenden Ordner auf.
  • Kennzeichnen Sie die Notiz mit „vielleicht“, falls irgendwann eine Handlung notwendig sein wird.

Falls Ihre Antwort jedoch ja lautet, sind Ihre Optionen:

  • Dauert die Tätigkeit weniger als zwei Minuten, so müssen Sie die Handlung nach David Allen ausführen. Alles, was länger als zwei Minuten dauert, ist nach der GTD-Methode ein Projekt.
  • Delegieren Sie sie weiter – falls möglich!
  • Verschieben Sie die Notiz zum „nächsten Schritt“.

 

Organisieren

Erstellen Sie verschiedenen Ordner für die anschließenden Tätigkeiten, wie zum Beispiel:

  • Warten auf: … Antwort von einem Kollegen
  • Vielleicht: … muss ich nächste Woche hier etwas tun

Ihrer Fantasie sind hierbei keine Grenzen gesetzt: Gestalten Sie die Ordner nach Ihren individuellen Ansprüchen.

 

Sichten

Einmal täglich sollten Sie Ihre Notizen für den Tag durchsehen. Außerdem sollten Sie sich regelmäßig Ihre Wochendurchsicht vornehmen, um Termine zu überprüfen und abgeschlossene Projekte aus dem System zu nehmen. Natürlich werden auch nächste Schritte für anstehende Projekte festgelegt, neue Projekte definiert und ins System eingepflegt.

 

Erledigen

Die Planung ist jetzt abgeschlossen und Sie können „ran an den Speck“!

Egal welche Methode: Unsere Selbstmanagement-Tipps

Egal welche Methode Sie einsetzen werden, es bietet sich an, die wichtigsten Aufgaben direkt zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen, da die meisten Menschen dann am aufmerksamsten sind.. Wenn Sie jedoch zu den wenigen Personen zählen, die erst im Laufe des Tages Ihr Hoch erreichen, sollten Sie sich den Nachmittag für wichtige Aufgaben reservieren. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich nach der Erledigung einer Aufgabe eine Pause gönnen, um Ihren Akku wieder aufzuladen.

Auch das konkrete Terminieren für die Beendigung der Aufgaben kann dabei helfen, Fristen einzuhalten. Bei großen Projekten sollten Sie außerdem Meilensteine setzen, um Zwischenziele erreichen und festzuhalten zu können.

Planen Sie auch Zeitpuffer ein, da immer etwas dazwischenkommen kann. Dieser Puffer verhindert, dass Sie trotz guter Priorisierung nicht in Zeitnot geraten, wenn kurzfristig dringende Aufgaben von Ihrem Chef anfallen.

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