Richtig delegieren: So führen Sie auch ohne Macht

31. August 2020
Führungskompetenz, Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
0 Kommentare

Um Ihre Vorgesetzten zu entlasten, müssen Sie auch häufig Aufgaben an Kollegen delegieren. Doch wie gelingt Ihnen dieses Delegieren als Nicht-Führungskraft am besten? Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten müssen, um im Office ernst genommen zu werden und haben Experten-Tipps von Diana Brandl für Sie zusammengefasst.

Delegieren als Assistenz? Kein Problem! Moderne Führung ist lateral

Die gute Nachricht ist: Das hierarchische Denken in Unternehmen nimmt immer mehr ab. Was heißt das für Sie? Um agiles Arbeiten und innovative Geschäftsideen zu ermöglichen, setzen Führungskräfte auf eine laterale Führung, bei der eher Vertrauen und Verständigung im Vordergrund stehen. Es wird also von der „Seite“ und nicht mehr von „oben“ geführt. Außerdem gibt es immer häufiger interdisziplinäre Projektteams, bei dem ein Projektleiter ohne Weisungsbefugnis delegieren und führen muss.

Das ist Ihre Chance für Sie als Assistenz! Noch nie war die Zeit so gut für Sie, Aufgaben an Mitarbeiter im Auftrag Ihres Chefs zu delegieren. Doch einige Punkte müssen Sie dennoch beachten, damit Sie als

Assistenz erfolgreich delegieren und Ihrem Chef pünktliche und erfolgreiche Ergebnisse präsentieren können.

Mit diesen 9 Tipps delegieren Sie richtig

Lassen Sie sich Ihre Macht bescheinigen

Zwar sind starre Hierarchien nicht mehr up-to-date, dennoch kann es vorkommen, dass Sie als Assistenz beim Delegieren nicht ernst genommen werden. Lassen Sie sich deshalb von Ihrem Chef schriftlich bescheinigen, dass Sie zum Delegieren befugt sind und lassen Sie diese neue Befugnis im Unternehmen kommunizieren.

Stärken Sie Ihre Menschenkenntnis

Wer Mitarbeiter und Kollegen versteht, dem fällt es leichter, diese für Aufgaben und Projekte zu gewinnen. Versuchen Sie außerdem zu verstehen, was Mitarbeiter und Kollegen motiviert. Denn so können Sie Ihr Verhalten beim Delegieren individuell anpassen.

Wählen Sie den richtigen Mitarbeiter

Überlegen Sie (zusammen mit Ihrem Chef), welcher Mitarbeiter über das Know-how verfügt, um die Aufgaben zu übernehmen, die Sie delegieren müssen. Bedenken Sie dabei, welche Tätigkeiten bereits auf den Schultern des Kollegen lasten und ob er die neue Verantwortung überhaupt übernehmen möchte.

Delegieren Sie individuell

Nachdem Sie gelernt haben, die Kollegen zu verstehen und auch den passenden Mitarbeiter ausgewählt haben, sollten Sie sich Ihre Delegier-Strategie zurechtlegen. Sprechen Sie den jeweiligen Mitarbeiter so an, wie es am besten zu ihm passt. Stellen Sie den Nutzen und das Ziel deutlich dar, um den Mitarbeiter für die Tätigkeit zu motivieren.

Stellen Sie alle wichtigen Informationen zur Verfügung

Ihr Delegieren kann nur erfolgreich sein, wenn Sie die jeweiligen Mitarbeiter mit den richtigen Informationen versorgen. Informieren Sie also umfangreich und auch rechtzeitig. Machen Sie alle Daten, Termine sowie Verantwortungsbereiche deutlich und versichern Sie, dass Sie bei Fragen zur Verfügung stehen.

Bleiben Sie up-to-date

Informieren Sie sich in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt des Projektes, welches Sie delegieren mussten. Überprüfen Sie, ob die Erwartungen erfüllt werden und loben Sie den Mitarbeiter, wenn das der Fall ist.

Informieren Sie Ihren Chef über Probleme

Wenn Sie Situationen nicht alleine lösen können oder Mitarbeiter sich gegen Ihr Delegieren sträuben, sollten Sie das frühzeitig Ihrem Chef mitteilen. So hat er die Möglichkeit, noch rechtzeitig einzugreifen.

Hinterfragen Sie Ihre Delegier-Fähigkeiten

Um Ihre Führung ohne Macht zu optimieren, müssen Sie immer wieder Ihr Verhalten hinterfragen. Ist ein Projekt gescheitert, könnte es beispielsweise daran liegen, dass die damit verbundenen Tätigkeiten überhaupt nicht delegierbar waren. Ist eine andere Aufgabe sehr gut von einem Kollegen erledigt worden, sollten Sie sich dafür einsetzen, dass ähnliche Aufgaben wieder bei ihm landen. So schaffen Sie Effizienz.

Lernen Sie, auch einmal „Nein“ zu sagen

Nicht alle Aufgaben, die Ihr Chef Ihnen überträgt, müssen Sie ausführen. Die Mitarbeiterführung gehört beispielsweise zu den alleinigen Aufgaben einer Führungskraft und ist nicht übertragbar! Wenn Ihr Chef also verlangt, einen Konflikt zu lösen oder Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass ihre momentane Leistung nicht ausreicht, sollten Sie entschieden ablehnen.

Beispiel: So können Sie Aufgaben an Ihre Kollegen delegieren

Um die Aufgaben richtig an Ihre Kollegen übermitteln zu können, müssen Sie mit Ihrem Chef vorab einige Fragen klären:

Bis wann soll das Ergebnis eingereicht werden?

Wer ist an dem Projekt beteiligt?

Wo werden wichtige Unterlagen zu diesem Projekt abgelegt?

Welche Besonderheiten müssen beachtet werden?

Welche Aufgaben haben Priorität?

Sollen die Ergebnisse schriftlich oder mündlich übergeben werden?

Das sind nur einige der Fragen, die je nach Aufgabe geklärt werden sollten. Natürlich kosten diese Fragen am Anfang Zeit. Wenn Sie jedoch schon zu Beginn alle Fragen geklärt haben, wissen alle Parteien Bescheid und können auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. So vermeiden Sie auch weitere Gespräche mit dem Chef, der auf Geschäftsreisen bestimmt besseres zu tun hat.

Im eigentlichen Delegationsgespräch mit Ihren Kollegen können Sie so vorgehen:

Beginnen Sie für einen positiven Einstieg mit Small Talk

Fragen Sie Ihren Kollegen nach den derzeitigen Aufgaben

Versuchen Sie Interesse für die neue Aufgabe zu wecken

Machen Sie klar deutlich, welche Ergebnisse erwartet werden – vergessen Sie dabei nicht die Deadline!

Vereinbaren Sie, wann Feedback gegeben werden soll und ob eine Kontrolle erfolgt.

Beenden Sie das Gespräch mit einer positiven Formulierung, wie: „Ich freue mich, dass wir hierbei zusammenarbeiten!“

Unsere Expertin Diana Brandl im Interview: So übernehmen Sie selbstbewusst die Führung!

Mit dem Delegieren von Aufgaben können auch immer mehr Führungsaufgaben auf Sie als Assistenz zukommen. Wie Sie damit am besten umgehen verrät unsere Expertin Diana Brandl im Interview.

 

Wie ist man vor blöden Sprüchen der Kollegen gefeit, wenn man plötzlich doch etwas häufiger die Führung übernimmt?

Gute Frage, in solchen Situationen habe ich mich auch schon befunden. Ich habe immer selbst aktiv nach Aufgaben gesucht und dahingehend die Führung übernommen. Ich habe nicht gewartet, bis mein Chef mal mit einem To-do auf mich zukam. Da ich Zugriff auf sein E-Mail-Postfach hatte, habe ich mir, wenn eine Anfrage reinkam, die ich mir zugetraut habe, diese auch bearbeitet. Natürlich gab es dafür Lob und Anerkennung. In einem Meeting jedoch, bei dem ich Protokoll geschrieben habe, habe ich mir auch einmal herausgenommen etwas zu sagen, wenn ich das Gefühl hatte, etwas zum Gespräch beisteuern zu können. Auch hier gab es Lob, jedoch sprach mich in der Pause ein Manager an und meinte: „Frau Brandl, Sie sind aber nicht zum Reden in dieser Runde gewesen, schauen Sie mal lieber, dass der Kaffee wieder aufgefüllt wird!“.

Es kommt also vor allem auch auf das Mindset der Manager an. Wenn Sie einen wirklich smarten Manager an Ihrer Seite haben, dann wird er genau so etwas immer mehr aus Ihnen herauskitzeln, weil er das Potenzial sieht. Da darf man dann auch mal nichts darauf geben, was Kollegen sagen.

Meine Tipps, um selbstbewusst die Führung zu übernehmen

Gehen Sie aktiv auf Kollegen oder Vorgesetzte zu, wenn Sie sich eine neue Aufgabe zutrauen. Schließlich wollen Sie sich auch weiterentwickeln und zeigen, was in Ihnen steckt, oder?

Bauen Sie Ihr Netzwerk aus: Wenn Sie viele Unterstützer und Befürworter im Unternehmen haben, wird es Ihnen leichter fallen, selbstbewusst auch mal von sich aus in die Führungsrolle zu schlüpfen!

Seien Sie sich Ihrem eigenen Wert bewusst und zeigen Sie Leistungsbereitschaft. Sie wissen am besten, was Sie können und wie Sie das im Unternehmen gewinnbringend einsetzen können.

Teilen Sie auch mal aus: Natürlich nicht wortwörtlich, sondern verbal – bekommen Sie einen blöden Spruch an den Kopf geworfen, kontern Sie humorvoll, aber bestimmt. So werden Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen und klarstellen, dass man mit Ihnen so nicht umgehen kann.

Werden Sie zur Nummer 1 im Office!

Mit der 3. Ausgabe unseres Handbuchs erhalten Sie 55 neue und praktische Tipps für Ihren Assistenz-Alltag – so starten Sie im Office so richtig durch!

Diese Veranstaltungen könnten Sie auch interessieren

Gefällt Ihnen, was Sie lesen? Teilen Sie diesen Beitrag oder hinterlassen Sie uns einen Kommentar!

Kommentare

Keine Kommentare

Kommentar schreiben

* Diese Felder sind erforderlich

Die Management Circle AG mit Sitz in Eschborn im Taunus ist spezialisiert auf die berufliche Weiterbildung in Form von Seminaren, Konferenzen und Kongressen für Fach- und Führungskräfte.

© Management Circle 2020