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Zeitmanagement – wir alle hören ständig davon und haben trotzdem im stressigen Berufs- und Projektalltag oft das Gefühl, dass uns das nicht gelingt. Unvorhergesehene Aufgaben, nicht enden wollende Meetings und schon ist der Tag vorbei, ohne dass man die Aufgaben geschafft hat, die man erledigen wollte. Seien Sie ehrlich – geht Ihnen das von Zeit zu Zeit nicht auch so? Methoden gibt es viele, um sich besser zu organisieren und sein Selbstmanagement zu optimieren. Haben Sie schon von der ALPEN-Methode gehört? Wir stellen Ihnen diese Vorgehensweise genauer vor.
Auch wenn man sich dieses Hilfsmittel aufgrund seines Namens gut merken kann, die ALPEN-Methode hat eigentlich nichts mit dem gleichnamigen größten und höchsten Gebirge Europas zu tun. Warum „eigentlich“, fragen Sie sich jetzt sicher? Weil die Methode zwar nichts mit den Alpen zu tun hat, aber bei richtiger Anwendung durchaus Berge versetzen kann – Berge in Form von Zeitfressern. Sie hilft Ihnen also dabei, das scheinbar Unmögliche möglich zu machen und unnötig lange Meetings oder unwichtige Aufgaben, denen wir zu viel von unserer kostbaren Zeit widmen, zu eliminieren.
Entwickelt wurde die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert, einem Experten für Zeitmanagement oder besser: Lebenszeitmanagement. Da sich die Zeit selbst leider nicht durch uns Menschen managen lässt, sondern man nur dafür sorgen kann, diese effektiv zu nutzen, geht es noch genauer gesagt darum, sein eigenes Selbstmanagement zu verbessern. Das Akronym ALPEN steht dabei für die folgenden fünf Begriffe und Schritte:
Aufgaben notieren
Länge abschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrolle durchführen
Das Ziel der ALPEN-Methode ist es, zu Beginn eines Tages in nur wenigen Minuten alle anstehenden Aufgaben in einem schriftlichen Zeitplan festzuhalten und zu organisieren. Wir erklären aber jetzt noch einmal genauer, wie das aussehen kann.
Denken Sie zu Beginn Ihres Arbeitstages einmal genau nach: Welche Aufgaben sind heute zu erledigen? Schreiben Sie wirklich alles auf, egal ob es sich um Routine-Tätigkeiten handelt, wichtige Meetings, die Organisation von Geschäftsreisen oder die Arbeit am aktuellen Projekt.
Vergessen Sie auch nicht die Aufgaben, die bei so einer Aufzählung gerne unterschlagen werden, weil sie „so nebenbei“ erfolgen. Gemeint ist zum Beispiel die Beantwortung von Anrufen oder E-Mails. Auch diese To-dos gehören bei der ALPEN-Methode auf Ihre Liste – nur so können Sie sich vor Augen führen, wie viel Zeit Sie für diese Tätigkeiten aufwenden. Lassen Sie also nichts aus!
Gehen Sie Ihre To-do-Liste nun von oben nach unten durch. Notieren Sie neben jeder Aufgabe den von Ihnen erwarteten Zeitaufwand, den Sie dafür aufbringen müssen. Auch wenn es sich um Schätzungen handelt, können Sie diese aufgrund Ihrer Erfahrungen sicherlich recht genau treffen und sehen, wo Ihre heutigen Schwerpunkte liegen. Vereinfacht gesagt: Welche Aufgabe wird die meiste Zeit in Anspruch nehmen?
Schauen Sie auch auf die Summe der Zeiten. Erscheint es realistisch, dass Sie alle Aufgaben an einem Tag schaffen werden? Gehen Sie noch einen Schritt weiter und legen Sie Zeitlimits fest, an die Sie sich halten möchten. Zeitfresser wie das Checken von E-Mails können Sie so beschränken.
Genau wie Sie einige Aufgaben zeitlich beschränken können, wissen Sie auch, wo Sie eher noch Puffer einplanen müssen. Ein Meeting mit dem Vorgesetzten ist zum Beispiel wichtig und kann auch mal länger dauern. Überlegen Sie also, für welche Aufgaben Sie mehr Zeit benötigen.
Da nicht alles vorhersehbar ist, sollten Sie auch an Zeitpuffer für Verzögerungen denken. Die Faustregel lautet: Planen Sie 60 Prozent Ihrer Zeit für Aufgaben ein, die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer. Sie werden sehen, dass diese Reserve am Ende schnell aufgebraucht ist.
Nun folgt der wichtigste Schritt der ALPEN-Methode: Welche Aufgaben sind wichtig, welche eher weniger? Sie müssen Prioritäten setzen und entscheiden, was Sie heute erledigen müssen und was Sie delegieren, auf andere Tage verschieben oder streichen können. Rufen Sie sich dazu die Eisenhower-Methode ins Gedächtnis und bewerten Sie alle Aufgaben:
Wichtig / Dringend:
Kümmern Sie sich heute um die Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese haben oberste Priorität und sollten von Ihnen auch unbedingt selbst erledigt werden.
Wichtig / Nicht dringend:
Versuchen Sie wichtige, aber nicht dringende Aufgaben erst einmal zu vertagen. Wenn das aus irgendeinem Grund nicht gehen sollte, stellen Sie diese zumindest hinten an.
Unwichtig / Dringend:
Delegieren Sie Aufgaben, die zwar dringend aber nicht besonders wichtig sind, an Ihre Mitarbeiter oder andere Kollegen – Sie müssen nicht alles selbst umsetzen.
Unwichtig / Nicht dringend:
Streichen Sie unbedingt alle Aufgaben auf Ihrer Liste, die weder wichtig noch dringend sind. Damit sollten Sie Ihre Zeit auf gar keinen Fall verschwenden.
Wenn Sie Ihren Tag den wichtigen und dringenden Aufgaben gewidmet sowie unwichtige Aufgaben an Mitarbeiter delegiert oder gestrichen haben, können Sie am Ende Bilanz ziehen. Konnten Sie die priorisierten Aufgaben abhaken? Wenn nicht, was hat Sie abgehalten? War das Pensum noch zu groß? Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, den nächsten Tag noch genauer zu planen und mutiger zu entscheiden, was wichtig ist.
Fragen Sie sich auch, ob der geschätzte Zeitaufwand zutreffend war oder Sie unter Zeitdruck standen, weil schon die nächste Aufgabe gewartet hat. Prüfen Sie zudem Ihre Pufferzeiten. Haben diese ausgereicht? Auch diese können Sie für den nächsten Tag genauer definieren. Geben Sie daher nach einem Tag mit der ALPEN-Methode noch nicht auf. Der erste Tagesplan wird optimierungsbedürftig sein. Mit der Zeit werden Sie aber genauere Pläne aufstellen und Ihr Selbstmanagement auf eine neue Stufe heben:
Mehr Effektivität und Produktivität im Arbeitsalltag ist das Ergebnis.
Vorteile:
Sie verschaffen sich einen besseren Überblick durch die Visualisierung Ihrer Aufgaben
Sie werden produktiver, indem Sie sich Zeitlimits oder Deadlines setzen
Sie geraten durch Puffer nicht in Stress, sondern können auf Unvorhergesehenes reagieren
Sie reduzieren Stress, da Sie vorab klar definieren, was Sie sich vornehmen
Nachteile:
Die Anwendung der ALPEN-Methode gestaltet sich eher schwierig, wenn Ihre Aufgaben stark von anderen abhängig sind
Interne und externe Termine können verhindern, dass Sie 40 Prozent Ihrer Zeit als Pufferzeit einplanen können
Sie können Gefahr laufen, geplante Zeitreserven zu vergeuden, anstatt diese produktiv für Ihre Aufgaben zu nutzen
Die Voraussetzung dafür, dass die ALPEN-Methode bei Ihnen funktioniert, ist eine gute Organisation und Selbstdisziplin. Sind Sie ein Mensch, der sich selbst ungern organisiert oder Schwierigkeiten hat, sich an festgelegte Zeiten zu halten, wird Ihnen die ALPEN-Methode wenig helfen. Sind Sie aber ein Freund von guter Organisation, kann diese Technik für Sie ein wertvoller Unterstützer im Projektalltag sein und Ihnen beim Eliminieren von Zeitfressern und Stress helfen.
Beachten Sie aber auch, dass es von Ihrem Beruf abhängt, ob Sie die ALPEN-Methode einsetzen können. Nicht in jedem Berufsfeld können alle Aufgaben in 60 Prozent der Zeit eingeteilt und 40 Prozent als Puffer behalten werden. Vielleicht hilft Ihnen dann aber eine andere Selbstmanagement-Methoden, wie beispielsweise die Eisenhower-Methode, der SMART-Ansatz oder die ABC-Analyse , über die wir bereits berichtet haben.
Als Teamleiterin des Online-Marketings und Blog-Autorin der ersten Stunde bietet Martina Eckermann kreativen Content in Form von Whitepapern und Analysen an. Mit über 12 Jahren Berufserfahrung bringt sie viel Know-how in Content Marketing und Webanalyse mit.
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