Teamsteuerung mittels KANBAN – nicht nur in Produktion oder IT

Zum Managen von Teams findet Kanban vermehrt Einzug in Industriebetrieben und das nicht nur in der Produktion oder in IT-Abteilungen. Neben digitalen Lösungen, bereitgestellt durch Software wie Jira oder Trello, setzen Abteilungen aus der Administration oder dem Operations-Bereich mehr und mehr auf die Kraft von analogem Kanban. Woher kommt dieser Trend? Kanban ist keine neue Methode und doch erfährt sie eine Art Renaissance.

In einer praxisnahen Breakout Session im Rahmen der Production Systems 2022, der Jahrestagung für Produktion und Lean Management, zeigt Patrick Scheller, Leiter Operational Excellence bei der Hansgrohe SE, wie Kanban bei der Optimierung der internen Abläufe helfen kann. Vorab teilt der Experte seine Erfahrungen zur effektiven Teamsteuerung mittels Kanban in diesem Beitrag.

Kanban liefert viele Benefits, die bereits nach kurzer Zeit Wirkung entfalten. Der offensichtlichste und wirkungsvollste Mehrwert liegt im Zugewinn an Transparenz. In der Praxis geschieht dies durch handgeschriebene Haftnotizen an einem Kanban-Board (oder digital anhand von erfassten Tickets in einer Software). Gleichwohl ob Haftnotiz oder Ticket, beides sind transparenzliefernde Artefakte, ohne die kein Kanban-System funktioniert.

Transparenz als Grundpfeiler von Kanban wird in der Unternehmenspraxis noch immer unterschätzt, wodurch das Potenzial von dargelegten Inhalten, Themen oder Problemstellungen verpufft. Im Rahmen der Teamsteuerung obliegt es den Führungskräften, ihren Mitarbeitern coachend zur Seite zur stehen. Kanban kann das Instrument sein, das Ihnen dabei hilft, das notwendige Maß an Informationen hinsichtlich laufender Themen und Problemstellungen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, durch die Daily Routine am Ball zu bleiben und so die Möglichkeit eröffnet, Ihrer Führungsrolle, also Coach zu sein, gerecht zu werden. Ein situativer Führungsstil kann sich so durch den Einsatz von Kanban entfalten und Kanban kann bei stetiger Weiterentwicklung helfen, High-Performance-Teams zu formen.

Wechseln wir einmal die Perspektive. Nicht nur aus Sicht der Führungskräfte und Teamleiter bietet Kanban enorme Vorzüge. Auch für die Teammitglieder eröffnen sich effektive Wirkungsweisen, um Themen voranzubringen oder Probleme zu lösen. Basierend auf demselben Grundprinzip, der Transparenz, die Kanban mit sich bringt, können Hindernisse und Blockaden identifiziert und angesprochen werden. Innerhalb des Teamgefüges entsteht eine positive Dynamik der gegenseitigen Unterstützung und es werden unerwünschte Redundanzen aufgedeckt. Erkennen die Teammitglieder diesen Mehrwert für sich, entsteht ein sich selbstorganisierendes Team, das sich eigenständig navigiert und moderiert. In der Endausbaustufe kommt die Führungskraft immer und nur dann ins Spiel, wenn Hindernisse für die Mitarbeiter zu mächtig werden, zum Beispiel um Themen zu eskalieren oder Entscheidungen zu treffen – in anderen Worten: Wenn es Führung und Management benötigt.

Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass der Weg zu einem funktionierenden Kanban-System, das Akzeptanz im Team genießt und die volle Wirksamkeit hin zu einem High-Performance-Team entfaltet, alles andere als ein Selbstläufer ist. Ich und mein Team durchlaufen hier einen evolutionären Ansatz, das heißt, wir entwickeln unser Kanban-System Zug-um-Zug weiter. Bildlich gesprochen: Die einzelnen „Züge“ fahren in größeren Abständen, besser wäre sicher ein kontinuierliches Weiterentwickeln mittels Retrospektiven und Feedbackloops. Unsere eigene Erfahrung zeigt, dass der typische erste Schnellschuss mit dem Aufbau physischer Whiteboards von statten geht, auf dem sich alsbald bunte Haftnotizen tummeln. Oder – ebenfalls beliebt – es werden digitale Dashboards gezüchtet, auf denen sich Tickets durch den Urwald verschiedener Stati (open, in progress, resolved, reopened, closed) schlängeln.

Unabhängig davon, wie Sie den ersten Schritt in Richtung Kanban für die Teamsteuerung wagen, Feedback ist meiner Einschätzung nach der Generalschlüssel, um wirksame Kanban-Mechanismen zu etablieren. Es fördert zum einen Verbesserungspotenzial am gegenwärtigen Setting zu Tage, zum anderen beflügelt es die Kollektivarbeit. Das Kanban-System wird dadurch peu à peu zur Eigenkreation des Teams und es entwickeln sich sowohl die „Hardware“ in Form des Kanban-Boards, als auch Spielregeln und Modus, von mir gern als „Software“ bezeichnet.

Es wird deutlich, dass Kanban an einem wunden Punkt ansetzt, nämlich der Art und Weise wie innerhalb von Unternehmen miteinander gearbeitet wird. Oftmals sind Arbeitsweisen eingefahren oder werden, aufgrund des täglich zu bewältigenden Workloads, nicht hinterfragt. Dabei ist Kanban ein einfach zu verstehendes Rahmenwerk, das sich auf die Fahne schreibt, Verschwendung in der täglichen Arbeit untereinander zu reduzieren und Teamspirit zu pushen. Kanban zählt für mich zum Werkzeugkasten des Lean Managements und ist in der Teamsteuerung sowohl im Operations-Bereich als auch in der Administration einsetzbar – probieren Sie es aus!