Effizientes Projektmanagement: 7 Tipps, um Zeitfresser zu beseitigen

16. November 2020
Projektmanagement
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Erfolgreiches Projektmanagement ist effizientes Projektmanagement. Klar, fiese Zeitfresser lauern überall – auch im Projektmanagement. Doch diese gilt es gekonnt zu entlarven und zu beseitigen, um Projekte termin- und kostengerecht umsetzen und zum Erfolg führen zu können.

Dafür bietet das Projektmanagement glücklicherweise eine Vielzahl an praktischen Instrumenten, Methoden und Tools, von denen Sie sicherlich auch schon einige einsetzen. Nichtsdestotrotz gehen im hektischen Alltag viele Kleinigkeiten, die eine große Wirkung haben können, unter. Wir geben Ihnen deshalb in diesem Beitrag sieben einfache Tipps für ein effizientes Projektmanagement und eine zielorientierte Zusammenarbeit im Projektteam – zum sofortigen Zeitfresser-Eliminieren!

1. Eine gute Wochenplanung aufstellen

Aufgabenpakete und die dazugehörigen Tätigkeiten müssen gut strukturiert und für das ganze Team sichtbar festgehalten werden. Erstellen Sie daher am besten schon in der Vorwoche einen To-do-Plan für die kommende Woche. Dabei sollten alle To-dos wohl überlegt und realisitisch auf die einzelnen Wochentage und Mitarbeiter des Teams verteilt werden. So sehen Sie schon im Voraus, was die zukünftige Woche an Projektfortschritt bringen kann, jeder Mitarbeiter weiß, was ihn erwartet und Sie können am Ende der Woche eine Bilanz ziehen, was Sie geschafft haben und was noch offen ist.

Idealerweise beziehen Sie in Ihren Plan auch die entsprechenden Ressourcen direkt mit ein, also Termine, Kosten und Mitarbeiter. So wird Ihre Planung noch genauer.

2. Ressourcen für Unvorhergesehenes einplanen

Das gilt in Sachen Zeit und Ressourcen. Aufgaben können auch mal länger dauern, zum Beispiel, wenn der Auftraggeber spontan seine Anforderungen ändert, das Unternehmen die Prioritäten wechselt oder Mitarbeiter in anderen To-dos länger festgehalten werden als erwartet. Da ist es gut, wenn Sie das einkalkuliert haben. Schaffen Sie sich also zeitlichen Puffer für die einzelnen Aufgabenpakete und planen Sie auch die Mitarbeiter nicht von Montagmorgen bis Freitagabend mit Aufgaben voll. Lassen Sie Luft, um realistische Ziele zu setzen, Raum für Kreativität zu lassen und so am Ende der Woche größere Erfolge zu feiern als mit einer unrealistischen Planung.

3. Ablenkungen vermeiden

Um die Störfaktoren für eine produktive Zusammenarbeit im Team zu minimieren, sollten Sie sich darauf verständigen, dass alle Benachrichtigungstöne oder sonstige Signale an Ihren technischen Geräten deaktivieren – das betrifft also das private Smartphone genauso wie der Firmen-Chat oder das E-Mail-Programm auf dem Laptop. Gleichzeitig können Sie über eine gute Selektion im Post-Eingang Ihre Zeit auf wichtige E-Mails konzentrieren oder sich auch im Team feste Zeiten zum E-Mails-Checken definieren, um sich den Rest der Zeit gezielt auf das Vorantreiben des Projekts zu konzentrieren. Wofür Sie sich auch entscheiden, um für ein effizientes Projektmanagement zu sorgen, stellen Sie am besten im Team feste Regeln auf, welche Sie alle einhalten möchten.

4. Meetings effektiv gestalten

Meetings können Sie in einer Woche viele wertvolle Arbeitsstunden kosten. Und nicht immer sind Sie wirklich sinnvoll, sondern entpuppen sich als unnötige Zeitfresser. Sie können die Stundenzahl, die dafür aktuell draufgeht, aber ganz einfach reduzieren, indem Sie schlecht organisierte Meetings mehr Struktur verleihen und in so in effektive Meetings umwandeln. Und so fangen Sie damit an:

Geben Sie Ihren Meetings einen roten Faden, indem Sie die zu besprechenden Themen zu Beginn auf einem Flipchart notieren.

Benennen Sie einen Meeting-Leiter, welcher das Treffen moderiert und bei Bedarf durch geschickte Überleitungen die Aufmerksamkeit wieder auf das gewollte oder auf das kommende Thema lenken kann.

Wählen Sie die Form des Standup Meetings – Sie verkürzen die Dauer Ihrer Meetings automatisch und steigern die Produktivität Ihrer Kollegen in den Meetings, weil einfach niemand gerne lange herumstehen möchte. Der Fokus wird auf das Wesentliche gelegt.

5. Small Talk reduzieren

Kollegen können ein echter Zeitfresser sein. Dennoch ist der regelmäßige Small Talk sehr wichtig, um den Zusammenhalt zu stärken und zwischendurch einen Ausgleich zur Arbeit zu schaffen. Merken Sie aber, dass Sie der Small Talk daran hindert, effizientes Projektmanagement zu betreiben, dann schließen Sie als Projektleiter ruhig zwischendurch auch mal die Tür und arbeiten in Ruhe für sich. Haben Sie eine Aufgabe erfolgreich erledigt, können Sie sich belohnen, indem Sie gezielt zu Ihren Kollegen gehen und dann ein Pläuschchen halten, wenn es für Sie zeitlich passt.

6. Ziele lieber nicht aufschieben

Wenn Sie Ihr Projekt termingerecht abschließen möchten, rufen Sie sich immer wieder Ihre Ziele und die des Unternehmens oder des externen Auftraggebers ins Gedächtnis. Daran sollten Sie sich immer orientieren. Meist wird Ihr Projektmanagement dadurch automatisch viel effizienter, weil Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und das erfüllen, was für Ihr Unternehmen oder den Kunden die höchste Priorität hat.

7. Unordnung vermeiden

Das sollte für das ganze Team gelten und kann auch in den genannten Regeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit festgehalten werden. Dazu gehört beispielsweise, dass Unterlagen, die das gesamte Team benötigt, definierte Ablageorte erhalten, sodass jeder jederzeit darauf zugreifen kann.

Wenn Sie Tipps zu einer guten Ablage benötigen, dann schauen Sie gerne auch mal in diesen Artikel für mehr Ordnung im Büro.

Checkliste: Erfolgstools im Projektmanagement

In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen. 

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