In 5 Schritten ein neues Projekt auf die Beine stellen

25. September 2017
Projektmanagement
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Gute Planung ist das A und O – vor allem, wenn Sie ein neues Projekt starten wollen. Dazu benötigen Sie in erster Linie einen detailliert ausgearbeiteten Projektplan. Wie Sie diesen erstellen, haben wir Ihnen bereits ausführlich beschrieben. Und das ist schon einmal die halbe Miete!

Doch ein erfolgreicher Projektstart verlangt nach mehr. Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, in der wir noch einmal auf einzelne Aspekte des Projektplans eingehen und zeigen, was Sie darüber hinaus erledigen müssen, bevor es mit der Umsetzung Ihres Projekts losgehen kann.

Schritt 1: Anfrage durch und Abstimmung mit dem Auftraggeber

Der Auftraggeber Ihres Projekts kann sowohl ein externer Kunde, als auch Ihr Vorgesetzter oder die Unternehmensführung sein. So oder so sollten Sie sich mit Ihrem Auftraggeber erst einmal genau abstimmen, wenn ein neues Projekt ansteht: Was erwartet dieser von dem Projekt? Und wie soll das Projekt optimalerweise verlaufen?

Definieren Sie dazu diese Punkte mit Ihrem Auftraggeber:

Name des Projekts zur Identifikation

Ziel und Fertigstellungstermin des Projekts

Zeitlicher Verlauf mit den wichtigsten Meilensteinen

Kriterien für die erfolgreiche Beendigung des Projekts

Nutzen des Projekts für Auftraggeber und Unternehmen

Projektrisiken, die es von Anfang an zu vermeiden gilt

Verfügbares Budget auf beiden Seiten

Projektleitung und damit Ansprechpartner des Projekts

Schnittstellen zu anderen Projekten, Abteilungen oder Dienstleistern

Schritt 2: Vorbereitung und Planung des Projektes

Haben Sie mit Ihrem Auftraggeber die Projektdetails geklärt, geht es an die eigentliche Planung. Für ein neues Projekt sollten Sie in der Regel circa 25 bis 30 Prozent der voraussichtlichen Projektdauer aufwenden. Je genauer Sie im Vorhinein planen, desto erfolgreicher sind Sie im Nachhinein. Neben dem Projektplan erstellen Sie am besten auch ein Lasten- und ein Pflichtenheft sowie eine Ressourcenplanung, um das Projekt zu konkretisieren.

 

Lastenheft

Was wünscht sich der Auftraggeber?

Welche Anforderungen hat er an das Projekt?

Welches Ergebnis soll am Ende herauskommen?

Pflichtenheft

Was erstellen Sie als Auftragnehmer für den Auftraggeber?

Was müssen Sie dabei beachten?

Welche Ergebnisse liefern Sie am Ende?

Ressourcenplanung

Welche Mitarbeiter brauchen Sie?

Welches Material benötigen Sie?

Welche externen Dienstleistungen müssen Sie beauftragen?

Welches Budget setzen Sie an?

Welche Meilensteine und Termine definieren Sie?

Unterteilen Sie ein neues Projekt für eine genauere Planung immer in Arbeitspakete und stellen Sie Ihr Team zusammen. Last but not least berechnen Sie anhand Ihrer Planung die Wirtschaftlichkeit des Projekts. An welchen Stellen fallen Kosten an? Wo rechnen Sie mit Erlösen?

Schritt 3: Erteilung des Projektauftrags durch den Auftraggeber

Fassen Sie im Projektauftrag die gesammelten Punkte für den Kunden oder Ihren Vorgesetzten zusammen. Ein Projektauftrag beinhaltet immer auch die Bezahlung, den finalen Termin oder gesetzliche Vorschriften für ein neues Projekt und ist für beide Seiten eine wertvolle Absicherung. Ist das erledigt und Ihr Kunde oder Vorgesetzter hat den Auftrag für erteilt, geht es an die Umsetzung!

Schritt 4: Kick-off Meeting mit Ihrem Projektteam

Treffen Sie sich als Projektleiter schnellstmöglich mit Ihrem Projektteam. In dem sogenannten Kick-off-Meeting sollte das Kennenlernen im Fokus stehen. Schaffen Sie daher eine lockere Atmosphäre. In diesem ersten Treffen stellen Sie das Projekt vor und geben einen Einblick in die Planungsphase. Verdeutlichen Sie dabei auch, welche Bedeutung das Projekt für den Kunden und das Unternehmen hat, und fragen Sie nach den Erwartungen Ihres Projektteams.

Anhand der Meilensteine Ihres Projektplans verteilen Sie dann die Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Bei der Aufgabenverteilung für ein neues Projekt sollten Teammitglieder idealerweise die Aufgaben zugeteilt bekommen, die ihnen auch Spaß machen, denn so erhöhen Sie die Motivation. Halten Sie die Aufgabenverteilung schriftlich fest und definieren Sie, wie oft und in welcher Form Sie über den Stand der Arbeitspakete informiert werden möchten.

Schritt 5: Aspekte, die Sie während der Planungsphase nicht vernachlässigen sollten

Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes ein:
So kann Sie nichts aus dem Konzept bringen.

Legen Sie im Kick-off Meeting Spielregeln fest:
Beispiel: Über welche Medien wird kommuniziert?

Berufen Sie für ein neues Projekt regelmäßige Teamsitzungen ein:
Damit sind Sie frühzeitig über Fortschritte und Probleme informiert.

Vernachlässigen Sie den Auftraggeber nicht:
Halten Sie sich an seine Vorgaben und fügen Sie nicht eigenmächtig Arbeiten hinzu.

Besprechen Sie Krisensituationen:
So wissen Sie bei Terminverzögerungen direkt, wie Sie vorgehen müssen.

Checkliste: Erfolgstools im Projektmanagement

In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen. 

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