Erfolgreicher Projektstart: Wie die Zusammenarbeit im Team gelingt

03. October 2018
Projektmanagement
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Die Zusammenarbeit in kulturübergreifenden Projektteams birgt einige Herausforderungen – und bedarf einer besonderen Führung. Um Sie als Projektleiter auf diese Aufgabe vorzubereiten, erläutern wir in dieser Beitragsreihe, was Sie unbedingt beachten sollten. Die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit haben wir Ihnen bereits vorgestellt und auch, wie Sie die passenden Teammitglieder auswählen. Was passiert aber, wenn Ihr Team feststeht? Wie gelingt ein erfolgreicher Projektstart? Dieser Frage gehen wir nun im zweiten Teil nach.

Kick-off-Meeting – die Orientierung im Projektteam kann beginnen

Sie haben sich für die besten Spezialisten aus dem Unternehmen entschieden und auf dem Papier ein internationales Projektteam zusammengestellt. Nun müssen nur noch die Vorgesetzten dieser Personen ihr Einverständnis geben und es kann losgehen. Das erste Kick-off-Meeting steht an!

Was viele verwechseln: Das Ziel dieses ersten Treffens ist es nicht etwa, Aufgaben zu verteilen, Druck zu machen oder Diskussionen um das Projekt zu entfachen. Das erste Aufeinandertreffen des kompletten Projektteams dient in erster Linie dem Kennenlernen. Da Ihre Teammitglieder aus verschiedenen Bereichen, Ländern oder Kulturen stammen können, ist das besonders wichtig. Die Mentalitäten und auch die Erwartungen können bei jedem Teammitglied ganz anderer Natur sein. Umso wichtiger ist es, zum Projektstart einen offenen Austausch zu ermöglichen, um Vertrauen zu schaffen und sich gemeinsam auf die bevorstehende Aufgabe vorzubereiten. Dazu kann es auch hilfreich sein, die gewohnte Umgebung zu verlassen und außerhalb des Büros zusammenzutreffen.

Um den Austausch und das Miteinander zu fördern, können Team Building-Maßnahmen eingesetzt werden. Denken Sie zum Beispiel über eine gemeinsame Kanu-Tour, einen Ausflug in den Kletterpark oder eine Wanderung durch die Berge nach. Durch das gemeinsame Erlebnis werden nicht nur der Austausch untereinander, sondern auch der Zusammenhalt und das Vertrauen ineinander gestärkt. Durch das entstehende Wir-Gefühl erkennt das Team, was es gemeinsam erreichen kann – es orientiert sich also, weshalb dieser Abschnitt auch Orientierungsphase genannt wird.

Unser Tipp: Ein erfolgreicher Projektstart braucht Spielregeln!

Damit das Team erfolgreich zusammenarbeitet, kann eine Team Building-Maßnahme auch darin bestehen, gemeinsam Spielregeln für die Projektarbeit festzulegen. Mit Hilfe eines Brainstormings können Ideen gesammelt, bewertet und festgeschrieben werden. Anders als vordiktierte Regeln vom Projektleiter, werden die selbst entwickelten Regeln leichter von jedem Teammitglied akzeptiert.

Kulturelle Gemeinsamkeiten – einen Machtkampf sollten Sie verhindern

Nach der Orientierungsphase folgt meist die sogenannte Machtkampfphase. Unabhängig von fachlichen Kenntnissen bilden sich kleine Gruppen innerhalb des Projektteams – insbesondere aufgrund von kulturellen Gemeinsamkeiten. Das ist verständlich, denn wenn sich Mentalität und Werte ähnlich sind, ist das Verständnis untereinander automatisch besser als bei Teammitgliedern unterschiedlicher Kulturen. Doch das darf nicht zum Nachteil für die Projektarbeit werden! Ein erfolgreicher Projektstart gelingt nicht, wenn sich bereits zu Beginn Gruppen abzeichnen oder sich gar Teammitglieder gegen andere verbünden und Konflikte entstehen.

 

Achten Sie zur Vermeidung von Machtspielchen oder Konflikten auf zwei Dinge:

Einhaltung der Spielregeln:
Die gemeinsam aufgestellten Spielregeln gelten für alle Teammitglieder des Projektteams. Allein dadurch können Sie schon viele Versuche, Meinungen zu untergraben oder Teamkameraden auszuschließen, verhindern. Überlegen Sie deshalb bereits bei der Aufstellung der Spielregeln im Team, ob diese dazu beitragen, Machtkämpfe zu vermeiden. Machen Sie im Zweifel weitere Vorschläge für Regeln, die genau das beabsichtigen.

Zusammenstellung von Gruppen:
Ändern Sie von Zeit zu Zeit die Konstellationen, in denen die Teammitglieder arbeiten. So erreichen Sie, dass sich einzelne Gruppen erst gar nicht zu sehr aufeinander einschwören und gegen andere arbeiten. Auch der Informationsfluss wird so verbessert, da das Wissen auch an andere Stellen des Projektteams gelangen kann. Um neue Gruppen zufällig zu bilden, können Sie den Geburtsmonat oder den Anfangsbuchstaben des Nachnamens nutzen.

Klare Zuständigkeiten – ein erfolgreicher Projektstart verlangt Organisation

Ist die Machtkampfphase überwunden, kann das organisierte Arbeiten losgehen. Die Teammitglieder haben sich aufeinander eingespielt. Es herrscht ein entspanntes Arbeitsklima. Nun ist es an Ihnen, die Aufgaben zu verteilen. Wichtig ist, dass sie klar kommunizieren, welches Teammitglied was zu tun hat und was Sie von ihm erwarten. Am Ende dieser Phase sollten alle Aufgaben zugeteilt, Fragen geklärt und Missverständnisse ausgeräumt sein.

Lassen Sie sich auch nicht entmutigen, wenn es in dieser Phase zu Diskussionen kommt, weil Teammitglieder versuchen, sich ihre Flexibilität zu bewahren und Aufgaben nicht annehmen wollen. Dieser Prozess kann je nach Kultur ganz unterschiedlich ausgeprägt sein und daher insbesondere in internationalen Projektteams auftreten. Als Projektleiter sollten Sie daher zu jedem Projektstart im Blick behalten, dass die Machtkampfphase ein Ende finden muss und alle Aufgaben zugeordnet sind.

Top Performance – halten Sie die Leistungsbereitschaft hoch

Ist die Aufgabenverteilung geschafft, kann die eigentliche Leistungsphase beginnen. Ihre Aufgabe als Projektleiter liegt nun vor allem in der Moderation und im Coaching Ihres Projektteams. Führen Sie regelmäßige Feedback-Runden ein, unterstützen Sie mit Ihrem Wissen und stehen Sie für Fragen zur Verfügung. So halten Sie die Motivation und Leistungsbereitschaft kontinuierlich hoch.

Beachten Sie aber: Es kann sein, dass Ihr Projektteam nicht dauerhaft in der Leistungsphase bleibt. Wenn Sie beispielsweise im Verlauf des Projekts neue Teammitglieder einbeziehen oder andere das Team verlassen, kann das Team erneut in die Machtkampfphase gelangen. Auch Konflikte zwischen Teammitgliedern können dazu beitragen, dass Spielregeln vernachlässigt und die Ellenbogen ausgefahren werden. Bleiben Sie deshalb wachsam und fungieren Sie auch nach dem Projektstart noch als Vermittler, um in der Leistungsphase zu bleiben oder schnell wieder hineinzugelangen.

Damit Sie diese Coaching-Funktion erfüllen können, sollten Sie als Projektleiter von fachlichen Aufgaben gänzlich entbunden werden. Im Idealfall sind Sie voll und ganz Teamleiter und müssen sich nicht parallel um Aufgaben kümmern, welche die Leitung des Teams beeinträchtigen.

Lesen Sie weiter!

Ein erfolgreicher Projektstart ist damit hoffentlich geglückt. Das Projektteam kann also seine Arbeit aufnehmen. Aber was bedeutet das für Ihren Führungsstil? Gibt es in kulturübergreifenden Teams Besonderheiten gegenüber anderen? Wie Sie Ihr Team zum Erfolg führen, lesen Sie im dritten Teil unserer Beitragsreihe „Internationale Projektteams“.

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