Kick-off-Meeting: So legen Sie den perfekten Grundstein für Ihr Projekt

Mit dem Kick-off-Meeting legen Sie den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Als Assistenz liegt die Organisation eines Kick-off-Meetings oftmals in Ihrer Hand. Doch was ist ein Kick-off-Meeting überhaupt und welche Ziele verfolgt es?  

Das Kick-off-Meeting ist die Auftaktveranstaltung eines Projektes, zu dem sich alle Projektbeteiligten – eventuell sogar zum ersten Mal – treffen. „Kick off“ kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Anstoß“ (im sportlichen Sinne, zum Beispiel beim Fußball).   

Um das Kick-off und natürlich das Projekt an sich zu einem vollen Erfolg zu führen, sollten folgende Fragen im Meeting beantwortet werden:

Damit Sie nichts vergessen, haben wir unseren Experten Uwe Göttert im Interview gefragt, was es bei der Organisation von Kick-off-Meetings zu beachten gibt. Er gibt Geheimtipps, wie Ihr Kick-off-Meeting zu einem vollen Erfolg wird und wie Sie im Nachgang ein ergebnisorientiertes Protokoll erstellen.  

Herr Göttert, als Projektassistenz ist man von Anfang an in ein Projekt involviert und vor der Projektdurchführung steht das Kick-off-Meeting. Was gilt es bei der Organisation eines Kick-off-Meetings zu beachten?  

Von Anfang an involviert zu sein, ist natürlich die beste Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit. Oft wird die Projektassistenz in den frühen Phasen noch gar nicht als Unterstützer für Inhalte gesehen, Sie müssen sich also gegebenenfalls erst einmal platzieren. Zum Kick-Off werden zum einen das Projektteam, zum anderen wichtige Stakeholder (zum Beispiel Lieferanten oder Partner) und vor allem der Auftraggeber/Sponsoren eingeladen. Falls vorhanden, sind auch Mitglieder des Lenkungsausschusses involviert.  

Die Einladung sollte auf jeden Fall vom Auftraggeber des Projektes kommen, also unter seinem Namen versendet werden. Das erleichtert die Terminfindung und gibt dem Projekt den ersten „offiziellen“ Impuls. Es stärkt auch den Projektleiter in seiner Führungsrolle – scheuen Sie sich nicht, Ihre Projektleitung dezent darauf hinzuweisen! 

Außerdem sollte der Sponsor auch das Kick-off-Meeting eröffnen. Das kann gerne kurz ausfallen, wichtig ist ein Satz wie: „Ich habe dieses Projekt in Auftrag gegeben, die Detailplanung und Steuerung wird Herr / Frau X übernehmen, weswegen ich jetzt auch an ihn/sie übergebe…“. Diese kleine offizielle Vorstellung verhindert einiges an späteren Unklarheiten über Rollen, Kompetenzen und Verantwortungen im Projekt. 

Haben Sie Geheimtipps, die dazu führen, dass das Kick-off-Meeting ein voller Erfolg wird? 

Der zweite Erfolgsfaktor für ein gutes Kick-Off-Meeting ist: Seien Sie anders als andere! Die Neurowissenschaft hat gezeigt: Menschen schenken ihre Aufmerksamkeit nicht den Dingen, die sie tagtäglich sehen und somit gewohnt sind, sondern den Eindrücken, die neu und unerwartet sind. Was bedeutet das für die Organisation des Kick-Offs?  

Versuchen Sie, einen anderen Raum zu buchen, als den, in dem am selben Tag noch drei weitere Meetings stattfinden werden. Bereiten Sie ihn entsprechend mit Materialien aus dem Projekt vor. Schalten Sie nicht sofort den Beamer an, sondern arbeiten Sie am Anfang eher mit einem Pinboard oder Flipchart, um die Teilnehmer aktiv werden zu lassen. Hier kann zum Beispiel eine Gruppenarbeit zum Thema des Projektes oder ein Brainstorming hilfreich sein. Die Möglichkeiten sind vielfältig, wenn zu Beginn des Kick-Off-Meetings aber etwas anders läuft, als alle dachten, haben Sie eine viel wachere Gruppe und mehr Energie für die Sitzung.  

Und denken Sie daran: Kick-Off bedeutet immer auch Teambuilding! Hier treffen sich viele Projektbeteiligte zum ersten Mal. Sorgen Sie dafür, dass ein paar informelle Gesprächsmöglichkeiten entstehen. Wie? Zum Beispiel hat nicht jeder den Kaffee direkt vor sich auf dem Tisch stehen, sondern Tassen, Kekse und Getränke stehen auf einem Tisch an der Seite, sodass sich jeder etwas holt und dabei vielleicht schon mit dem einen oder anderen ins Gespräch kommt. Das gleiche gilt für Handouts, Stifte, Namensschilder und weiteres.  

Wo wir gerade beim Thema Kaffee sind: Ich selbst mache bei einem kurzen Kick-Off-Meeting immer eine kurze Kaffeepause, denn erst da redet man miteinander – nicht während man auf Folie Nummer 127 starrt. 

Als Assistenz hat man oft auch die Rolle des Protokollanten inne – wie erstellt man im Nachgang ein ergebnisorientiertes Protokoll des Kick-off-Meetings? 

Da ich die Zielgruppe der Assistenz gut kenne, traue ich mich kaum, Folgendes zu sagen: Erstellen Sie vorab eine Agenda mit Themen und festgelegten Zeitfenstern. Diese sollten Sie vorab an alle Teilnehmer versenden. Das haben Sie natürlich bedacht und schon getan! In meiner Praxis hat es sich bewährt, dieser Agenda dann im Nachhinein eine weitere Spalte hinzuzufügen, beispielsweise „Protokoll, Fragen und Beschlüsse“. Hier tragen Sie im Kick-off-Meeting stichwortartig die Punkte ein, formulieren Sie bei Bedarf später noch sauber und verschicken die bekannte Struktur dann an den Empfängerkreis.  

Ich selbst halte wichtige Inhalte und Beschlüsse auch gern auf einem Flipchart fest, sodass mir die ganze Gruppe Feedback geben kann, ob ich es richtig verstanden und festgehalten habe. Aber das ist nicht jedermanns Sache und man muss einigermaßen schnell schreiben.  

Alternativ empfiehlt sich, das Protokoll direkt am Laptop zu erstellen, sodass die Beschlüsse und offenen Fragen in den letzten fünf Minuten des Meetings an die Wand geworfen und gemeinsam abgenickt werden können. Das schafft eine größere Verbindlichkeit und erspart späteres hin- und her Senden des Protokolls, ist aber auch etwas stressiger.