Meilensteintrendanalyse – so vermeiden Sie Projektverzögerungen

Auch wenn sie keiner gebrauchen kann, Terminverzögerungen sind im Projektmanagement leider noch allzu oft an der Tagesordnung. Dabei muss das wirklich nicht sein! Denn so, wie Sie mit der RACI-Matrix die Verantwortlichkeiten Ihres Projekts im Blick behalten, können Sie mit der sogenannten Meilensteintrendanalyse die mit Ihrem Projekt verbundenen Termine zuverlässig einhalten. Was hinter dieser etablierten Projektmanagement-Methode steckt und wie Sie es damit schaffen, Terminverzögerungen zu vermeiden, haben wir für Sie zusammengefasst.

Als Meilensteine werden wichtige Punkte im Verlauf Ihres Projekts bezeichnet. Beispiele dafür können unter anderem sein:

Aber Vorsicht: Ein Meilenstein ist nicht mit einer Aufgabe gleichzusetzen!

Wenn Sie also beispielsweise das Teilprojekt „Probedurchlauf in der Produktion“ durchführen, dann ist das erst einmal nur eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen. Der damit verbundene Meilenstein wäre aber zum Beispiel „Probedurchlauf ist erfolgt“.

Was ist der Unterschied? Sobald dieser Punkt, also dieser Meilenstein erreicht ist, können Sie eine Entscheidung treffen, wie es weiter gehen soll. Und genau das unterscheidet den Meilenstein von einer Aufgabe. Sie haben mit Ihren Meilensteinen also sogenannte Prüfpunkte innerhalb Ihres Projekts, an die sich eine Entscheidung anschließt. Und diese Prüfpunkte oder Meilensteine sind es letztlich, die den Weg Ihres Projekts aufzeigen.

Stellen Sie sich ein Baumdiagramm vor. Bereits nach dem Startpunkt des Baumdiagramms, in diesem Fall dem Projektstart, gibt es mindestens zwei Abzweigungen, denen Sie nun folgen können, um zum nächsten Punkt zu gelangen. Vielleicht sind es sogar mehr. Sie müssen also an jedem Punkt erst einmal eine Entscheidung treffen, um den richtigen Weg einzuschlagen. Ein Meilenstein in Ihrem Projekt ist also nichts anderes als ein Punkt im Baumdiagramm und die anschließende Entscheidung bei Erreichung eines Meilensteins sind die Pfade, die im Baumdiagramm vom Punkt wegführen.

Um nun die Entscheidung zu treffen, welchen Pfad Sie einschlagen sollten, müssen Sie sich an jedem Punkt, Ihrem Meilenstein, eine Frage stellen, wie zum Beispiel „Wird das Projekt weitergeführt?“ oder „War der Probedurchlauf erfolgreich?“. Bedingt durch Ihre Antwort wird der weitere Verlauf im Baumdiagramm und damit im Projektverlauf bestimmt.

Das Setzen von Meilensteinen bringt die folgenden Vorteile mit sich:

Grundsätzlich benötigen Sie mindestens einen Meilenstein für Ihren Projektstart sowie jeweils einen Meilenstein für jede Projektphase oder Ihre Teilprojekte.

Wenn es Ihnen sinnvoll erscheint, können Sie darüber hinaus natürlich weitere Meilensteine definieren, solange sie Ihnen sinnvoll erscheinen und bei der Qualitätssicherung, Motivation und Projektsteuerung helfen.

Mit der Meilensteintrendanalyse können Sie Ihre gesetzten Prüfpunkte während des Projektverlaufs im Blick behalten. Sie sind in der Lage, die wichtigsten Termine zu steuern und damit auch jederzeit eine Prognose zur Fertigstellung des Projekts abzugeben. Sie können dadurch frühzeitig reagieren, wenn etwas nicht nach Plan läuft und erleben am Ende keine böse Überraschung, weil Sie Terminverzögerungen nicht erkannt haben.

Generell gilt: Weicht die Linie von der Horizontalen ab, sollten Sie prüfen, was die Ursache dafür ist. Führen beispielsweise Kapazitätsengpässe, komplexe Aufgabenstellungen oder Lieferschwierigkeiten zu Terminverzögerungen? Dann können Sie frühzeitig reagieren und Lösungen erarbeiten, um diese Verschiebungen auszugleichen. Auf der anderen Seite können aber auch schnellere Lieferzeiten oder weniger komplexe Aufgabenstellungen als anfangs angenommen dazu führen, dass Meilensteine früher erreicht werden. Die Meilensteintrendanalyse hilft Ihnen, diese Veränderungen frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können.