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Wer Projektmanagement betreibt, der kommt um einen guten Projektplan nicht herum. Sei es, um eine gute Organisation zu gewährleisten oder aus Verpflichtungen gegenüber dem Chef. Doch die Projektplanung kostet oftmals viel Zeit. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie schnell einen guten Projektplan erstellen, der nicht nur übersichtlich ist, sondern auch alle Projektbeteiligten glücklich macht.
Zuerst einmal sollten Sie immer nach der Formel gehen: So viel Dokumentation wie nötig und NICHT wie möglich!
Ein klassischer Projektplan umfasst:
Die Aktivitäten
Die Zuständigkeiten
Die Durchlaufzeiten
Die Fertigstellungstermine des Gesamtprojekts sowie der einzelnen (Teil-)Aufgaben
Doch bevor Sie mit Ihrem Projektplan beginnen, sollten Sie zunächst überlegen, ob schon ähnliche Projekte durchgeführt wurden, sodass Sie dann vielleicht einige Elemente aus einer früheren Planung wiederverwenden können. So sparen Sie viel Zeit!
Betrachten Sie zunächst die Ausgangssituation und fragen Sie sich, welche Informationen Ihnen zum neuen Projekt bereits vorliegen und welche noch einzuholen sind. Berücksichtigen Sie dabei auch die Stärken und Schwächen aller Beteiligten.
Überlegen Sie im zweiten Schritt, welchen Nutzen das Projekt hat und was Sie sich dadurch erhoffen. Bedenken Sie dabei auch, wann sich die zu tätigenden Investitionen auszahlen könnten.
Dabei sollten Sie nicht nur das Hauptziel definieren, sondern ebenfalls dazugehörige Ziele im Auge behalten. Definieren Sie auch, welche Ziele NICHT verfolgt werden, um Missverständnissen von Vornherein zu entgehen.
In diesem Schritt sollten Sie sich fragen, wer am Projekt direkt beteiligt ist und welche sonstigen Parteien bei der Planung zu berücksichtigen sind. Achten Sie darauf, dass Sie eine solide Organisationsstruktur im Team schaffen, indem Sie genügend Unterstützer finden und auch Gegner smart einbinden, um den Projekterfolg zu garantieren.
Überlegen Sie, welche Aufgaben zu erledigen sind und teilen Sie diese in Ihrem Projektplan in Arbeitspakete ein. Konzentrieren Sie sich in diesem Schritt auch auf die Risiken, die Ihr Projekt gefährden könnten und erarbeiten Sie Maßnahmen, um diesen entgegenzuwirken.
Definieren Sie in Ihrem Projektplan auch die verschiedenen Projektphasen. Überlegen Sie, welche Meilensteine mit welchen messbaren Ergebnissen erreicht werden müssen und reflektieren Sie, wie lange das Erreichen dauern wird. Seien Sie dabei realistisch und unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand und unvorhersehbare Probleme.
Die letzte Frage bei der Projektplan-Erstellung ist natürlich die nach den Kosten: Welche Ressourcen werden für das komplette Projekt benötigt? Denken Sie dabei an die personellen, sachlichen sowie auch finanziellen Kosten und definieren Sie, welche Gesamtkosten auf Ihr Unternehmen zukommen werden. Vielleicht hilft Ihnen auch die Kostentrendanalyse.
Wenn Sie diese sieben Fragen so genau wie möglich beantwortet haben, steht einem übersichtlichen und effizienten Projektplan nichts mehr im Wege. Wir haben Ihnen zur Unterstützung noch zwei Vorlagen herausgesucht, die Ihnen bei der Planung helfen können:
In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen.
Isabella Beyer ist Content Marketing Managerin bei Management Circle. Mit ihrer Leidenschaft für kreatives Schreiben ist sie für die Erstellung von hochwertigem Content für Fach- und Führungskräfte in Text- und Videoform zuständig und hat bereits zahlreiche Marketingkampagnen erfolgreich umgesetzt.
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Ich interessiere mich derzeit für Fachthema "Projektplan" und habe aus diesem Grund bei Managementcircle reingelesen. Das vermittelte Wissen ist wertvoll. Ich habe diesen Fachartikel sehr gerngelesen.