Ihr Projektplan – so erstellen Sie ihn schnell und übersichtlich

Wer Projektmanagement betreibt, der kommt um einen guten Projektplan nicht herum. Sei es, um eine gute Organisation zu gewährleisten oder aus Verpflichtungen gegenüber dem Chef. Doch die Projektplanung kostet oftmals viel Zeit. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie schnell einen guten Projektplan erstellen, der nicht nur übersichtlich ist, sondern auch alle Projektbeteiligten glücklich macht.

Zuerst einmal sollten Sie immer nach der Formel gehen: So viel Dokumentation wie nötig und NICHT wie möglich!

Ein klassischer Projektplan umfasst:

Doch bevor Sie mit Ihrem Projektplan beginnen, sollten Sie zunächst überlegen, ob schon ähnliche Projekte durchgeführt wurden, sodass Sie dann vielleicht einige Elemente aus einer früheren Planung wiederverwenden können. So sparen Sie viel Zeit!

1. Wo stehen Sie im Projekt?

Betrachten Sie zunächst die Ausgangssituation und fragen Sie sich, welche Informationen Ihnen zum neuen Projekt bereits vorliegen und welche noch einzuholen sind. Berücksichtigen Sie dabei auch die Stärken und Schwächen aller Beteiligten.

2. Warum machen Sie das Projekt?

Überlegen Sie im zweiten Schritt, welchen Nutzen das Projekt hat und was Sie sich dadurch erhoffen. Bedenken Sie dabei auch, wann sich die zu tätigenden Investitionen auszahlen könnten.

3. Was wollen Sie mit dem Projekt erreichen?

Dabei sollten Sie nicht nur das Hauptziel definieren, sondern ebenfalls dazugehörige Ziele im Auge behalten. Definieren Sie auch, welche Ziele NICHT verfolgt werden, um Missverständnissen von Vornherein zu entgehen.

4. Wer ist involviert?

In diesem Schritt sollten Sie sich fragen, wer am Projekt direkt beteiligt ist und welche sonstigen Parteien bei der Planung zu berücksichtigen sind. Achten Sie darauf, dass Sie eine solide Organisationsstruktur im Team schaffen, indem Sie genügend Unterstützer finden und auch Gegner smart einbinden, um den Projekterfolg zu garantieren.

5. Wie strukturieren Sie das Projekt?

Überlegen Sie, welche Aufgaben zu erledigen sind und teilen Sie diese in Ihrem Projektplan in Arbeitspakete ein. Konzentrieren Sie sich in diesem Schritt auch auf die Risiken, die Ihr Projekt gefährden könnten und erarbeiten Sie Maßnahmen, um diesen entgegenzuwirken.

6. Wann sollen das Projektziel und die Teilziele erreicht sein?

Definieren Sie in Ihrem Projektplan auch die verschiedenen Projektphasen. Überlegen Sie, welche Meilensteine mit welchen messbaren Ergebnissen erreicht werden müssen und reflektieren Sie, wie lange das Erreichen dauern wird. Seien Sie dabei realistisch und unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand und unvorhersehbare Probleme.

7. Wie viel kostet das Projekt?

Die letzte Frage bei der Projektplan-Erstellung ist natürlich die nach den Kosten: Welche Ressourcen werden für das komplette Projekt benötigt? Denken Sie dabei an die personellen, sachlichen sowie auch finanziellen Kosten und definieren Sie, welche Gesamtkosten auf Ihr Unternehmen zukommen werden. Vielleicht hilft Ihnen auch die Kostentrendanalyse.

Wenn Sie diese sieben Fragen so genau wie möglich beantwortet haben, steht einem übersichtlichen und effizienten Projektplan nichts mehr im Wege. Wir haben Ihnen zur Unterstützung noch zwei Vorlagen herausgesucht, die Ihnen bei der Planung helfen können: