Wie Sie als Personaler erfolgreiche Bewerbungsgespräche führen

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06. März 2023
Shy Ying Lam
Personal
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Gerade mit dem aktuellen Fachkräftemangel und dem Wandel der Arbeitsmentalität ist es für Arbeitgeber umso wichtiger, bereits beim (digitalen) Recruiting-Prozess und vor allem dann im Bewerbungsgespräch zu überzeugen. Als Personaler müssen Sie viele Bewerbungsgespräche führen und da gibt es einiges zu beachten.

Ein Bewerbungsgespräch ist ein gegenseitiges Kennenlernen – das heißt nicht nur, der Kandidat lernt die Firma kennen, sondern Sie als Personaler lernen Ihren potenziellen zukünftigen Mitarbeiter kennen. Insbesondere Young Professionals und die Generation Z achten bei Arbeitgebern vermehrt auf die Rahmenbedingungen, statt auf das bloße Gehalt. Wie Sie sich deshalb bestmöglich auf ein anstehendes Bewerbungsgespräch vorbereiten können und welche Methoden es zur Findung des „Perfect Fit“ gibt, verraten wir Ihnen hier.

Als Personaler Bewerbungsgespräche optimal vorbereiten

Bevor Sie Bewerbungsgespräche führen, sollten Sie sich gut vorbereiten. Das fängt schon weit vor dem eigentlichen Gespräch an. Lesen Sie sich die Unterlagen des Bewerbers genau durch und schreiben Sie sich Fragen oder Besonderheiten über ihn auf. Auch wenn Sie vielleicht mehrere Bewerber am Tag interviewen, sollte sich kein Bewerber so fühlen, als sei er nur „Massenware“. Nehmen Sie sich deshalb für jeden Kandidaten ausreichend Zeit und planen Sie genug Puffer zwischen den Kandidaten ein.

Zur optimalen Vorbereitung gehört auch das Schaffen einer angenehmen Gesprächsatmosphäre. Wählen Sie einen ordentlichen Raum, in dem Sie ungestört sind und lüften Sie vorher einmal durch.  Auch das Bereitstellen von Getränken und Snacks gehört dazu. Da die meisten Bewerber wahrscheinlich etwas angespannter vor einem Bewerbungsgespräch sein werden, hilft es, wenn Sie eine lockere und entspannte Atmosphäre schaffen. Gerade in der neuen Arbeitswelt müssen Bewerbungsgespräche nicht mehr klassisch im Bürogebäude stattfinden. Sie können das Szenario auch mal wechseln, indem Sie das Gespräch zum Beispiel in einem gemütlichen Café oder Restaurant durchführen. So sehen Sie außerdem auch, wie sich der Kandidat in einer Alltagssituation verhält.

Trotzdem sollte der Kandidat vor Unterzeichnung des Vertrags seinen zukünftigen Arbeitsplatz schon mal gesehen haben. Da es meist nicht bei einem einzigen Bewerbungsgespräch bleibt, wird es hierfür im Anschluss noch ausreichend Möglichkeiten geben.

Ein Interviewleitfaden kann außerdem zur besseren Orientierung beitragen. Notieren Sie sich kurz, wie das Gespräch verlaufen soll und welche Fragen Sie in welchen Phasen stellen möchten. Stellen Sie diesen kurzen Leitfaden dem Kandidaten zu Beginn des Bewerbungsgesprächs vor, damit auch er weiß, wie das Kennenlernen abläuft.

5 Phasen, mit denen Sie erfolgreiche Bewerbungsgespräche führen

Sind die Vorbereitungen getroffen und der Bewerber da, geht es an das eigentliche Gespräch. Bewerbungsgespräche durchlaufen meist dieselben Phasen, auf die wir nun noch einmal genauer eingehen.

1. Begrüßung & Small Talk

Wie heißt es so schön: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Deshalb ist genau dieser besonders wichtig. Informieren Sie beispielsweise den Empfang, dass ein Bewerber kommt. Bestenfalls wird der Kandidat direkt mit dem Namen angesprochen und fühlt sich nicht wie ein lästiger Besucher, sondern bereits als potenzieller Mitarbeiter. Zu Beginn des Gesprächs ist ein Small Talk gut, um das Eis zu brechen. Fragen Sie den Kandidaten zum Beispiel, ob er gut hergefunden hat oder, falls das Gespräch zu Wochenbeginn terminiert ist, ob er ein schönes Wochenende hatte. So ist der Kandidat meist schon etwas lockerer, bevor es dann das eigentliche Bewerbungsgespräch führen.

2. Vorstellung des Unternehmens

Zu Beginn sollten Sie sich als Personaler und die beteiligten Kollegen aus den jeweiligen Fachbereichen vorstellen. Außerdem können Sie etwas zur aktuellen Lage Ihrer Firma sagen und inwiefern die zu besetzende Position Relevanz hat. Diesen Teil sollten Sie aber möglichst kurz und kompakt halten, da der Bewerber genug Zeit haben sollte, sich selbst und seinen Werdegang vorzustellen.

3. Vorstellung des Bewerbers

Nun ist der Kandidat an der Reihe, sich vorzustellen. Um die Selbstpräsentation einzuleiten, können Sie offene Fragen stellen, wie zum Beispiel:

"Wie sieht Ihr bisheriger Werdegang aus?"
"Was finden Sie an der Stelle besonders spannend?"
"Warum haben Sie sich bei uns beworben?"

Dabei sollten Sie dem Bewerber stets auf Augenhöhe begegnen. Fallen Sie ihm nicht ins Wort und achten Sie auf Ihre Körpersprache. Eine offene, freundliche Körperhaltung und Blickkontakt signalisieren Interesse, während der ständige Blick nach unten oder aus dem Fenster für den Bewerber abschreckend sein kann. Kurze Notizen können Ihnen im Anschluss bei der Entscheidung helfen, allerdings sollte auch hier das Zuhören im Fokus stehen, nicht das Schreiben. Falls der Kandidat mal ins Stocken gerät, helfen Sie ihm und ergänzen Sie seine Worte oder leiten Sie geschickt zu einer anderen Frage über, zu der Ihr Gegenüber mehr sagen kann.

4. Rückfragen

Haben Sie von Ihrer Seite alle Fragen zum Kandidaten geklärt, wird ein interessierter Bewerber auch noch einige Rückfragen an Sie haben. Gerade detaillierte oder gar kritische Fragen sind ein Zeichen dafür, dass sich der Kandidat intensiv mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Antworten Sie auf alle Fragen ehrlich, auch wenn momentan nicht alles perfekt läuft. Falsche Versprechungen helfen weder Ihnen noch dem Kandidaten weiter, da diese Lügen schnell entlarvt werden. Zeigen Sie, dass Sie offen für Verbesserungen sind und stellen Sie die Vorzüge des Unternehmens in den Vordergrund. Und falls Sie mal auf eine Frage keine Antwort wissen, können Sie diese auch noch im Nachhinein einholen. Sagen Sie dem Kandidaten, dass Sie sich bezüglich der Frage nochmal bei ihm melden werden und halten Sie Ihr Versprechen auch ein.

5. Abschluss

Wenn nun alle Fragen geklärt sind, können Sie Ihrem Bewerber den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses schildern. Teilen Sie ihm mit, wann er mit einer Entscheidung rechnen kann und halten Sie diese Frist auch ein! Natürlich können sich interne Prozesse auch mal verzögern, allerdings riskieren Sie bei zu langer Stille auch, dass Ihnen ein guter Bewerber abspringt.

Grundsätzlich sollten Sie Bewerbungsgespräche nicht nur führen, sondern auch nachbereiten. Schauen Sie sich nochmal Ihre Notizen an und überlegen Sie, welcher Kandidat Ihnen am meisten im Kopf geblieben ist. Bei der Besetzung der jeweiligen Position ist zwar fachliches Wissen wichtig, allerdings sollte der Kandidat auch persönlich zum Unternehmen und vor allem ins Team passt. Persönlichkeitstests, wie der BIP-Test, Big Five oder das DISG-Modell können dabei helfen, mehr über den Charakter des Bewerbers zu erfahren.

 

Don‘ts: Diese Fragen sollten Sie vermeiden, wenn Sie Bewerbungsgespräche führen

Auf klassische Standardfragen sollten Sie verzichten. Fragen wie „Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?“, „Was sind Ihre Stärken und Schwächen?“ oder „Wie würden Ihre Freunde Sie beschreiben?“ kennt heutzutage jeder. Oft findet man die dazu passenden Antworten im Internet und kann diese auswendig lernen. Mit Standardfragen erfahren Sie deshalb nicht wirklich etwas über den Kandidaten, dessen Werte und Persönlichkeit.

Ein Bewerbungsgespräch ist kein Kreuzverhör. Sie sollten Ihren Bewerber nicht in die unangenehme Situation bringen, sich rechtfertigen zu müssen. Deshalb sollten Stressfragen vermieden werden. Suggestivfragen wie „Wieso haben Sie so viele Jobwechsel hinter sich?“, „Wieso haben Sie so lange studiert?“ oder „Sind Sie bereit Überstunden zu machen?“ haben einen negativen Unterton und kommen nicht gut an.

Fragen über Politik, Religionszugehörigkeit, Familienplanung etc. sind ein Tabu. Politische Diskussionen oder Fragen zur Glaubensrichtung sowie Fragen zur zukünftigen Familienplanung (besonders bei Frauen) sind nicht nur undiplomatisch, sondern auch strengstens verboten, wenn Sie Bewerbungsgespräche führen.

 

Dos: Mit diesen Fragen können Sie in einem Bewerbungsgespräch punkten

Fragen zu den Erwartungen des Bewerbers gehören dazu. „Welche Erwartungen haben Sie an diese Position?“ oder „Was macht ein guter Arbeitgeber für Sie aus?“ Jeder Bewerber hat bestimmte Ansprüche an seinen zukünftigen Arbeitgeber. Mit dieser Frage kann der Bewerber seine Vorstellung über ein ideales Unternehmen äußern und Sie können besser einschätzen, ob Sie seine Erwartungen erfüllen können. Natürlich kann nicht alles hundertprozentig passen, allerdings sollten Sie dem Kandidaten gegenüber ehrlich sein und ihn darüber informieren, was im Bereich des Möglichen ist und was nicht.
 

Ein (fiktives) Szenario kann helfen, herauszufinden, wie der Bewerber in der Situation handeln würde. „Erzählen Sie von einer schwierigen Situation in Ihrer letzten Position und wie Sie damit umgegangen sind.“ Auf diese Frage gibt es meist keine „perfekte“ Antwort aber Sie können aus der Antwort so einiges über den Kandidaten erfahren. Hält sich die Person bei Konflikten eher zurück oder versucht sie, aktiv einzugreifen und diese zu lösen? Ist die Person eher introvertiert oder extrovertiert? Fragen wie diese gehen mehr in die Tiefe und zeigen, wie der Kandidat mit Konflikten und Stress umgeht.
 

Positive Fragen bringen das Positive zum Vorschein. Fragen wie „Was bedeutet Erfolg für Sie?“, „Worauf sind Sie besonders stolz?“ oder „Was motiviert Sie?“ zeigen, dass der Kandidat über positive Erfahrungen oder Ereignisse in seinem Leben sprechen kann. Außerdem können Sie dadurch erfahren, was dem Bewerber besonders wichtig ist und wie Sie ihn zukünftig auch weiter motivieren können.

 

Diversität im Team steigert den Umsatz des Unternehmens

Ein gutes Bewerbungsgespräch zeichnet sich also dadurch aus, dass es gut vorbereitet wurde und Sie mehr über den Charakter und die Persönlichkeit des Kandidaten erfahren. Dabei ist es besonders wichtig, unterschiedliche Persönlichkeiten in einem Team zu haben und Diversität zu fördern. Laut einer Studie von McKinsey generiert ein Unternehmen mehr Umsatz, je diverser und vielfältiger ein Team aufgestellt ist. Sind das Interesse und die Motivation eines Bewerbers erstmal da, lassen sich einige Soft und Hard Skills einfach erlernen. Als Personaler sollten Sie sich, wenn Sie Bewerbungsgespräche führen, immer die Frage stellen, ob Sie bei einem Kandidaten ein gutes Gefühl haben und er zum Unternehmen passt, anstatt nur auf die „Hard Facts“ zu schauen. Mit dem Wandel der Generationen und der Einstellung zur Arbeit wird es in Zukunft vermehrt darum gehen, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen, in der jeder Mitarbeiter gefördert wird und so sein kann wie er ist.

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Rückblick: New Work 2019

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Autorin Shy Ying Lam von Management Circle
Über die Autorin

Shy Ying Lam

Als Online Marketing Managerin bleibt Shy Ying Lam stets auf dem neuesten Stand der digitalen Marketing-Trends. Mit ihrer kreativen Denkweise betreut sie den Blog und Newsletter. Die studierte Soziologin setzt sie sich gerne mit gesellschaftlichen Themen auseinander.

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