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Unbestritten - die Arbeitswelt wird immer dynamischer und neue Modelle setzen sich in der Arbeitswelt durch. Und dies nicht erst seit der Pandemie. Begriffe wie mobiles Arbeiten, Hybrid Work, Work from Anywhere oder Workation spiegeln dabei im Grunde die Vermischung von Arbeit und Leben. Sei es das Arbeiten im Homeoffice oder die Arbeit im Ausland in Verbindung mit einem Urlaub. In vielen Unternehmen und für viele Arbeitnehmende sind diese neuen Modelle in der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken.
In diesem Gastbeitrag verrät der Experte Timo Giese u. a., welche derzeitigen Entwicklungen beim (grenzüberschreitenden) mobilen Arbeiten zu beobachten sind und wie eine erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen gelingt.
Steuerberater | RSM Ebner Stolz Mönning Bachem Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Zum ProfilEs gibt zahlreiche Studien, die belegen, dass sich gerade Arbeitnehmende unter 40 Jahren wünschen, häufig ortsunabhängig und somit auch grenzüberschreitend zu arbeiten. Insbesondere ein hohes Maß an Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit, des Arbeitsplatzes und der Strukturierung der eigenen Aufgaben stehen hierbei im Fokus.
Die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber sowie die Motivation und das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden als auch die Verstärkung des Fachkräftemangels in nahezu allen Branchen führen dazu, dass sich diese neuen Modelle in der Arbeitswelt immer weiterentwickelten und eine Chance für ein wirkungsvolles Instrument im Personalmanagement, um Arbeitnehmende zu gewinnen und zu halten, darstellt.
Allerdings bringen diese neuen Modelle auch steuer-, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Risiken mit sich. Denn wenn Arbeitnehmende im Ausland arbeiten, fallen womöglich zusätzliche Steuern für Unternehmen und die Arbeitnehmenden an, weil das deutsche Unternehmen im Ausland eine Betriebsstätte begründet oder die Tätigkeit eine persönliche Steuerpflicht des Arbeitnehmenden auslöst. Auch arbeitsrechtliche Fragen nach dem dann geltenden Arbeitsrecht oder ob eine Zusatzvereinbarung getroffen werden sollte, stellen sich.
Um das mobile Arbeiten im Ausland erfolgreich umzusetzen, müssen sich Unternehmen daher mit verschiedenen Themen wie der Unternehmenskultur, Prozessen und rechtlichen Compliance-Anforderungen auseinandersetzen. Die Vorteile liegen jedoch auf der Hand. Attraktivität als Arbeitgeber, globaler und damit größerer Arbeitsmarkt, bessere Klimabilanz und eine mögliche Kostenreduzierung.
Den Veränderungen in der Arbeitswelt hat sich nunmehr auch eine Arbeitsgruppe der EU-Kommission angenommen und eine neue multilaterale Rahmenvereinbarung in der Sozialversicherung geschlossen. Diese ermöglicht flexiblere Regelungen bei grenzüberschreitendem mobilem Arbeiten.
Grundsätzlich besteht Sozialversicherungspflicht in dem Staat in dem Arbeitnehmende tätig sind. Bislang galt, dass die Sozialversicherungspflicht vom Arbeitgeber- in den Wohnsitzstaat des Arbeitnehmenden wechselt, sobald dieser mehr als 25% der Tätigkeit z. B. im Homeoffice im Wohnsitzstaat ausübt.
Mit der neuen multilateralen Rahmenvereinbarung können Arbeitnehmende nunmehr im Sozialversicherungssystem des Ansässigkeitsstaates des Arbeitgebers verbleiben, wenn die Tätigkeit zwischen 25 und weniger als 50% im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmenden ausgeübt wird. Bei einer Tätigkeit von mehr als 50% erfolgt zwingend der Wechsel in das Sozialversicherungssystem des Wohnsitzstaates.
Darüber hinaus haben sich Deutschland und Österreich über eine Änderung der Grenzgängerregelung im Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Österreich geeinigt und diese an die Anforderungen der veränderten Arbeitswelt angepasst. Die neue Grenzgängerregelung erfordert nunmehr lediglich ein Wohnen und Arbeiten im Grenzgebiet und nicht länger eine starre tägliche Rückkehr vom Arbeits- an den Wohnort. Somit ist ein vermehrtes Arbeiten im Homeoffice möglich. Die Grenzgängereigenschaft geht nur dann verloren, wenn Beschäftigte an mehr als 45 Arbeitstagen oder an mehr als 20 Prozent der Arbeitstage außerhalb der Grenzzone tätig werden.
Auch in Bezug auf die Grenzgängerregelung im Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Luxemburg gab es entsprechende Entwicklungen. Bislang konnten Arbeitnehmende an max. 19 Tagen im Wohnsitzstaat z. B. aus dem Homeoffice arbeiten, ohne dass die Grenzgängerregelung verloren ging. Diese Grenze wurde nun auf 34 Tage angehoben.
Viel Entwicklung erleben wir derzeit bei der Einschätzung, ob das mobile Arbeiten im Ausland ein Risiko für die Begründung von Betriebsstätten eines deutschen Arbeitgebers darstellt. Insbesondere in skandinavischen Ländern oder auch Österreich führt die Tätigkeit im Homeoffice bei einer gewissen Dauer zu der Begründung einer Betriebsstätte. Auch aus Ländern wie der Schweiz oder Ungarn gibt es Stimmen die es in der Zukunft für nicht ausgeschlossen halten, dass durch die Homeoffice-Tätigkeit auch eine Betriebsstätte in dem Land begründet wird. Eine zumindest EU-weite einheitliche Regelung ist derzeit nicht in Sicht. Daher gilt es hier die Entwicklungen in den einzelnen Ländern weiter zu beobachten.
Als Alternativen werden häufig Konstrukte wie der sog. „Employer of Record“ oder die Beschäftigung als Freelancer genannt.
Bei beiden Alternativen liegt die Verantwortung für die Versteuerung der Einnahmen bzw. Gehälter oder die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen beim Freelancer bzw. Employer of Record. Aber ist es tatsächlich so einfach?
Was beim Employer of Record auf den ersten Blick scheint, als sei es eine Möglichkeit zur Einstellung ausländischer Fachkräfte im Ausland, entpuppt sich auf den zweiten Blick als gar nicht so neu. Nach deutschem Recht handelt es sich bei der Beschäftigung eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin „über“ einen anderen Arbeitgeber in aller Regel um eine Arbeitnehmerüberlassung. Das Risiko besteht hier neben dem erlaubnispflichtigen Verleih ohne Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis auch im Risiko der Betriebsstättenbegründung des deutschen Unternehmens im Ausland.
Bei der Beschäftigung von Freelancern anstelle von Arbeitnehmenden schwebt das bekannte Thema der Scheinselbständigkeit wie das Damoklesschwert über dieser Alternative.
Zumindest wenn die Set-Ups beider Alternativen korrekt aufgesetzt, den tatsächlichen Umständen entsprechen und die Risiken gemanagt werden, können dies zwei gangbare Alternativen sein.
Eine erfolgreiche Mobiles-Arbeiten-Strategie hat wie beschrieben viele Vorteile - auch für das Unternehmen. Um das Arbeiten aus dem Ausland trotz der Komplexität der Herausforderungen erfolgreich umzusetzen, bietet sich folgende Fünf-Schritt-Strategie an:
Da Unternehmen weiterhin ihre Richtlinien anpassen, neue Formen des mobilen Arbeitens annehmen und die Komplexität der Einhaltung von Vorschriften und des Talentmanagements meistern, wird es spannend sein zu beobachten, wie sich dieser Trend in Zukunft weiterentwickelt.
Wo stehen Sie bei der Erarbeitung oder Umsetzung von grenzüberschreitendem mobilen Arbeiten in Ihrem Unternehmen?
Der Arbeitsmarkt verändert sich. Arbeitgeber müssen diesen Wandel der Arbeitsmentalität verstehen, um langfristig wettbewerbsfähig zu sein. Nur so ist es möglich, neue, junge und vor allem qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Erfahren Sie, wie Sie einen erfolgreichen Bewerbungsprozess als Personaler aufsetzen und Ihre Mitarbeiter langfristig motivieren können.
Sehr interessant. Der Hauptsitz meines Unternehmens, ist auch in einer anderen Stadt als ich wohne. Hier bei mir haben wir ein Coworking Space gemietet, da wir zu sechst hier sind. Diesen Workspace kann ich nur wärmstens empfehlen: https://www.unicorn.de/products/office/. Nette Ansprechpartner und kostenloser Kaffee ;) Ganz nett, weil man sich so ein paarmal unter der Woche auch sieht, wenn man nicht gerade im Home Office ist und mal wieder soziale Interaktionen braucht. Ich glaube das kann man aber noch nicht als grenzüberschreitendes mobiles Arbeiten bezeichnen. An sich, aber auch schon ein Angebot, das es vor 10 Jahren wahrscheinlich nicht gegeben hätte. Die Arbeitsformen ändern sich, und vor allem für die jüngeren Unternehmen ist es glaube ich wichtig solche attraktiven Konditionen anzubieten.