Microsoft 365 – clever arbeiten von überall aus

01. November 2021
Sekretariat & Assistenz
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Wenn viele Menschen zur gleichen Zeit an verschiedenen Orten zusammenarbeiten wollen, braucht es clevere Tools. Deshalb setzen heute viele Unternehmen auf die cloudbasierten Apps von Microsoft 365. In unserem Seminar Stay connected mit Microsoft 365 ® stellen Ihnen unsere Experten die einzelnen Apps im Detail vor, zeigen Ihnen den Nutzen für Ihren Arbeitsalltag und trainieren mit Ihnen den effektiven Einsatz. Vorab geben wir Ihnen in diesem Beitrag einen Überblick zu den wichtigsten Apps, die Ihnen Microsoft 365 zu bieten haben. Entdecken Sie Möglichkeiten, die Ihnen die tägliche Arbeit leichter und effektiver macht.

Die Klassiker – Tools für mehr Effektivität

1. Word – Dokumente erstellen und gestalten

Sicher, irgendwie kennt und nutzt jeder Word – und das meist schon seit Jahren oder gar Jahrzehnten. Aber hinterfragen Sie, das was Sie tun noch? Suchen Sie nach neuen Funktionen und Möglichkeiten, Dinge noch besser zu machen? Als App von Microsoft 365 wartet Word mit vielen neuen Funktionen auf. So können Sie Ihre Dokumente mit nur einem Klick für Kollegen im Ausland übersetzen lassen. Oder direkt während Sie schreiben auch Hintergrundinformationen recherchieren, um die Qualität Ihrer Arbeit noch zu steigern. Sie können einfache Word-Dokumente in schicke Newsletter oder ansprechende Webseiten umwandeln und vor allem: Sie müssen Rechtschreibung und Grammatik nicht mehr dem Zufall überlassen, denn Word findet wirklich alle Fehler und macht Ihnen zudem noch intelligente Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Texte.

 

2. Excel – komplexe Daten bearbeiten und visualisieren

Tabellenkalkulationen, Diagramme und Übersichten – bestimmt vergeht auch bei Ihnen kein Arbeitstag, an dem Sie Microsoft Excel nicht nutzen, oder? Aber wissen Sie schon, dass Sie für Ihre Tabellen auch Vorlagen nutzen können? Dass es noch mehr leistungsstarke Formeln für Ihre Berechnungen gibt, als Sie schon nutzen? Dass Sie neue Trends mit der praktischen 1-Klick-Prognose erkennen können? All diese Funktionen helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeit in Excel noch besser zu machen. Außerdem können Sie Ihre Arbeitsmappen auch für Personen oder Ihr Team freigeben, sodass Sie gleichzeitig darin arbeiten und gemeinsame Projekte noch zügiger abschließen können.

 

3. PowerPoint – einfach und überzeugend präsentieren

Werden Sie ein echter Präsentationsprofi! Das neue PowerPoint eröffnet Ihnen noch mehr Möglichkeiten, um ansprechende Folien zu gestalten, mit denen Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Ziehen Sie Ihr Publikum zum Beispiel mit 3D-Objekten, Animationen und Handskizzen in Ihren Bann. Das sollten Sie unbedingt nutzen.

 

4. Outlook – E-Mails und Termine verwalten

Klar, über Outlook verschickt man E-Mails! Aber das ist längst nicht alles, was dieses Tool Ihnen zu bieten hat. Outlook ist mehr und mehr zur praktischen Organisationshilfe für Ihren Arbeitsalltag geworden. Neben Ihren E-Mails verwalten Sie dort auch Termine und Aufgaben, verbinden sich mit Kollegen und vernetzen Ihre Kalender zur besseren Abstimmung. Setzen Sie sich mit Microsoft To Do in Outlook Prioritäten, vereinfachen Sie Ihrem Team die Terminplanung, indem Sie Ihre Verfügbarkeit im Kalender freigeben und finden Sie Nachrichten und Dokumente in der effektiven Outlook-Suche. Ohne Outlook geht – muss aber nicht sein!

 

5. OneNote – Ideen sammeln und digitalisieren

Kennen Sie diese Situationen? Im Gespräch mit Kollegen haben Sie eine spontane Idee? Auf dem Weg zum nächsten Meeting fällt Ihnen ein, dass Sie unbedingt noch in der Controlling-Abteilung anrufen müssen? Und während Sie so am Schreibtisch sitzen, wissen Sie nicht mehr genau, was Ihr Chef Ihnen während der Urlaubsübergabe besonders ans Herz gelegt hat? Notizen sind jetzt Ihre Rettung! Und damit wird die Microsoft 365 App OneNote zu Ihrem wichtigsten Begleiter. Halten Sie übersichtlich Notizen und Ideen fest. Sortieren Sie diese nach Themen. Teilen Sie Gedankengänge mit Kollegen. Aber das Wichtigste: Sie haben Ihre Notizen jederzeit digital und griffbereit dabei.

Die Vernetzenden – Apps für eine bessere Teamarbeit

1. Teams – chatten, telefonieren und virtuell meeten

Ob per Chat, Telefongespräch oder Videokonferenz, im Vier-Augen-Gespräch oder in der Gruppe, im Homeoffice oder im Büro – mit Teams, einer der wohl beliebtesten Apps von Microsoft 365, bleiben Sie mit Kollegen, Vorgesetzten und externen Partnern auf einfachste Weise in Kontakt. Gesprächsteilnehmer können zu Konferenzen spontan dazustoßen oder Meetings früher verlassen, ohne dass die ganze Gruppe aufhören muss. Sie können Ihren Bildschirm teilen und virtuell der Gruppe präsentieren, woran Sie gerade arbeiten. Dokumente werden für einzelne Gruppen gespeichert, sodass Sie gemeinsam daran arbeiten können. Kurz: Teams erleichtert die Team-Arbeit ungemein! Sind Sie schon Teams-Nutzer?

 

2. Whiteboard – Ideen skizzieren und teilen

Ideal für Workshops und Besprechungen ist auch das Whiteboard. Hier können Sie während Ihrer Teams Besprechung kreativ werden. Halten Sie Ihre Ideen fest, skizzieren Sie erste Lösungsansätze auf Ihrem Board, speichern Sie dieses ab und teilen Sie es mit der Gruppe. Sie können ein neues Board erstellen, aber auch an bestehenden weiterarbeiten.

 

3. Planner – Projekte und Aufgaben verwalten

Der Austausch gelingt über Teams. Das Teilen von Dokumenten über SharePoint. Fehlt nur noch eine smarte Aufgabenübersicht mit To-dos und Prioritäten, oder? Voilà: Microsoft Planner! Hier können Sie alle Projekte und Aufgaben übersichtlich und intuitiv organisieren. Über sogenannte Kanban-Boards legen Sie Aufgabenkarten an, die Sie durch Dateien, Checklisten mit wichtigen To-dos oder auch Hinweisen ergänzen können. Weisen Sie den Aufgaben die verantwortlichen Kollegen zu, setzen Sie Deadlines und Prioritäten. Auf einen Blick kann das gesamte Team einfach nachverfolgen, welche Projekte und Aufgaben wo stehen, wer zuständig ist und wann was abgeschlossen ist. Das ist effizientes Arbeiten!

 

4. Project – Projektpläne anlegen und verwalten

Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, verwaltet gleich sein ganzes Projekt mit Microsoft 365. Die App Project ist ein einfach zu bedienendes, aber sehr leistungsfähiges Projektmanagement-Tool, das es Ihnen erlaubt neue Projekte anzulegen und einfach zu verwalten. Informationen wie Projektstatus, Aufwände oder die Dauer einzelner Projektschritte sind hier noch einmal ausführlicher dargestellt als in Planner. Ideal für größere Projekte mit vielen Meilensteinen, Aufgabenpaketen und Beteiligten.

 

5. OneDrive – Dateien speichern, abrufen und teilen

OneDrive ist Ihr zentraler und persönlicher Cloud-Speicher, in dem Sie all Ihre Daten sammeln und verwalten. Über OneDrive können Sie aber noch viel mehr. Der Clou ist, dass Sie von überall aus Zugriff haben. Rufen Sie also zu Hause oder im Büro die letzten Geschäftszahlen ab. Bearbeiten Sie Dokumente im Team und entscheiden Sie selbst, welche Dokumente für wen freigegeben sein sollen. Mit OneDrive teilen Sie Ihre Dateien auf sichere Weise und arbeiten über die bereits genannten Apps wie Word, Excel und Co. in Echtzeit zusammen.

 

6. SharePoint – intelligent teilen und zusammenarbeiten

Viele fragen sich noch immer: Was ist eigentlich SharePoint? Was kann es? Wozu sollte ich es brauchen? Microsoft selbst bezeichnet SharePoint auf seiner Seite als „mobiles und intelligentes Intranet“ – und das trifft es auf den Punkt. Denn hier können Sie alles teilen, was das gesamte Team oder gar das ganze Unternehmen betrifft. Ob Dateien, News oder Ressourcen, hier können Sie alles teilen – oder eben auch nicht, wenn sie das nicht möchten. Denn mit SharePoint können Sie auch verschiedene Benutzerrollen und Rechte vergeben, sodass Sie also ihr eigenes Content Management System kreieren. Wenn das nicht nützlich ist!

Microsoft 365 – clever arbeiten von überall aus

Die vorgestellten Apps und Tools sind aus unserer Sicht die wichtigsten von Microsoft 365. Sie können sich mit diesen Anwendungen den Arbeitsalltag um einiges erleichtern und effektiver gestalten. Es gibt aber selbstverständlich noch mehr. Einen Überblick verschaffen Ihnen diese Videos:

Vielleicht entdecken Sie für sich ja noch weitere Apps, die den Arbeitsalltag leichter machen.

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