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Die Planung von Veranstaltungen und Events wird immer häufiger von Unternehmen selbst in die Hand genommen. Sei es, um neue Kunden oder Mitarbeiter zu gewinnen, neue Produkte vorzustellen oder das Unternehmen selbst zu präsentieren.
Nicht selten werden Sie als Assistenz mit der Aufgabe betraut gemacht, die Veranstaltung zu planen. Trotz der Art und Größe der Veranstaltung brauchen Sie bei der Veranstaltungsplanung jeden Aspekt der Veranstaltung zu berücksichtigen.
Damit Sie dabei nicht den Überblick verlieren, haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt, mit der Ihnen garantiert jedes Event gelingt!
Mithilfe unserer Checkliste werden Sie sicherlich eine rundum erfolgreiche Veranstaltung planen. So hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern.
Fragen Sie sich zunächst: Was wollen Sie und Ihr Unternehmen mit dem Event erreichen? Kundengewinnung oder Mitarbeiterbindung? Oder möchten Sie Ihr Branding als Unternehmen stärken?
Entscheiden Sie sich für die Art der Veranstaltung – je nach Art gibt es nämlich auch bei der Planung des Events einige Besonderheiten. Handelt es sich um eine Messe, eine Ausstellung oder doch eine Konferenz?
Erstellen Sie ein grobes Konzept, welches als Grundlage für die Planung und Durchführung der Veranstaltung dient. Hier können Sie zum Beispiel einen Zeitraum festlegen, in dem das Event stattfinden kann.
Bilden Sie ein Team und verteilen Sie Rollen an Teammitglieder. Jede Veranstaltung erfordert eine Zusammenarbeit des Teams, um alle Details zu bewältigen und zu verhindern, dass Aufgaben weggelassen werden. Auch hier hilft Das Johari-Fenster im Projektmanagement: Das Must-have-Tool zur Teambildung.
Suchen Sie freiwillige Helfer, um Kosten zu sparen. Hier können Sie zum Beispiel die Auszubildenden in Ihrem Unternehmen ansprechen. Sie sind oftmals dankbar für ein wenig Abwechslung im Arbeitsalltag und unterstützen Sie sicher gerne bei der Veranstaltungsvorbereitung und auch bei dem Event vor Ort. Entdecken Sie Trends und neue Impulse für Betriebliche Ausbildung.
Planen Sie vorab ein festes Budget, um in die richtige Planung einsteigen zu können. Beachten Sie hierbei, dass es durchaus nicht unüblich ist, dass im Verlauf der Veranstaltungsorganisation unerwartete Kosten auf Sie zukommen. Demnach sollten Sie in jedem Fall einen ausreichenden Puffer einplanen.
Entscheiden Sie sich für einen passenden Zeitpunkt, an dem die Veranstaltung stattfinden soll: Beachten Sie dabei auch Urlaubszeiten, Feiertage und Veranstaltungen der Konkurrenz.
Wählen Sie die richtige Location: Besuchen Sie verschiedene Räumlichkeiten und verschaffen Sie sich einen Überblick, um nicht in die Falle zu großer oder gar zu kleiner Räume zu tappen. Beachten Sie dabei auch die Logistik: Gibt es genügend Parkplätze und wie sieht es mit der Barrierefreiheit aus?
Sollten Sie auf Ihrer Veranstaltung Musik planen, informieren Sie sich, ob Sie Lizenzgebühren wie beispielsweise Künstlersozialabgabe und GEMA zahlen müssen. Möglicherweise ist diese Gebühr bereits im Angebot des DJs oder der Band enthalten – hier lohnt sich ein genauer Check!
Wenn alle Eckdaten geklärt sind, erstellen Sie einen Projektplan. So geraten Sie nicht in Zeitnot und wissen immer, was als nächstes erledigt werden muss.
Erstellen Sie einen Saalplan: Wie sollen die Tische angeordnet werden, damit der Raum beispielsweise nicht zu leer oder zu voll aussieht und genügend Platz für Buffet und ähnliches bietet? Ist es für Ihre Veranstaltung sinnvoll, einen Sitzplan zu erstellen?
Kümmern Sie sich frühzeitig um das Essen, denn zu einer gelungenen Veranstaltung gehört immer eine gute Verpflegung! Vergessen Sie dabei auch nicht vegetarische und vegane Alternativen.
Laden Sie Ihre Gäste ein! Je nach Zielgruppe kann dies telefonisch, postalisch oder digital erfolgen.
Manchmal ist es sinnvoll, auch Medienvertreter über Ihre Veranstaltung zu informieren. Für die Verbreitung der Nachricht sollten Sie auch die sozialen Medien nicht außer Acht lassen.
Sorgen Sie dafür, dass die Veranstaltung dokumentiert wird und organisieren Sie einen (professionellen) Fotografen.
Was viele Veranstalter vergessen, ist die Sicherheit. Selbst wenn im besten Fall nichts passiert, müssen Sanitäter und Securities immer vor Ort sein. Auch Fluchtwegen dürfen nicht blockiert werden und müssen immer eindeutig gekennzeichnet sein.
Erstellen Sie einen Ablaufplan, mit Zeit- und Ortsangaben, um auf der Veranstaltung den Überblick zu behalten. Stellen Sie den Besuchern den Ablaufplan in gedruckter und digitaler Form zur Verfügung.
Bereiten Sie eine Kontaktliste vor: Am Tag der Veranstaltung kann immer etwas schiefgehen – auch wenn wir das natürlich nicht hoffen! Damit Sie Catering, Referenten, Blumenservice und weitere Ansprechpartner sofort erreichen können, sollten Sie vorab alle Telefonnummern und Adressen notieren und griffbereit haben – am besten ausgedruckt und digital.
Um alle Gäste sprachlos zu machen, ist es sinnvoll auch auf die Details bei Ihrer Veranstaltung zu achten, während Sie Ihre Veranstaltung planen und durchsetzen. Diese bleiben besonders im Gedächtnis. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Fotobox? Diese ist nicht nur auf Hochzeiten oder Geburtstagen garantiert ein Hit, sondern auch auf Firmenfeiern wie Weihnachtsfeier oder Kreativen Team-Event können Sie damit bei den Gästen punkten!
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Isabella Beyer ist Content Marketing Managerin bei Management Circle. Mit ihrer Leidenschaft für kreatives Schreiben ist sie für die Erstellung von hochwertigem Content in Text- und Videoform zuständig und hat bereits zahlreiche Marketingkampagnen erfolgreich umgesetzt.
Zum ProfilVielen Dank für den tollen Beitrag. Ich stimme Ihnen zu, es kann sinnvoll sein verschiedene Räumlichkeiten zu besuchen und sich so einen Überblick zu verschaffen. Gut finde ich auch den Hinweis, die Logistik zu beachten, also sich zu fragen: Gibt es genügend Parkplätze und wie sieht es mit der Barrierefreiheit aus? Wir planen ein unternehmensinternes Seminar und suchen auch gerade nach einer passenden Location in Anif in Salzburg. Schließlich wollen auch wir einen positiven Eindruck bei allen Mitarbeitern hinterlassen.
Auch ich finde es großartig, wenn Veranstalter bei einem Catering auf vegetarische und vegane Optionen achten. In der nächsten Zeit ist bei uns eine wichtige Veranstaltung geplant, in der ich ebenfalls auf ein Catering, welches für alle Gäste ansprechend ist, Wert legen werde. Da dies unsere erste eigene Veranstaltung wird, hoffen wir sehr, dass wir in puncto Verpflegung einen guten Eindruck schinden werden.