Veranstaltungen planen: So funktioniert‘s!

01. September 2020
Kommunikation & PR, Sekretariat & Assistenz
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Die Planung von Veranstaltungen und Events wird immer häufiger von Unternehmen selbst in die Hand genommen. Sei es, um neue Kunden oder Mitarbeiter zu gewinnen, neue Produkte vorzustellen oder das Unternehmen selbst zu präsentieren.

Nicht selten werden Sie als Assistenz mit der Aufgabe betraut gemacht, die Veranstaltung zu planen. Damit Sie dabei nicht den Überblick verlieren, haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt, mit der Ihnen garantiert jedes Event gelingt!

So planen Sie eine Veranstaltung – Ihre Checkliste

Mithilfe unserer Checkliste wird Ihre Veranstaltung sicherlich ein voller Erfolg. So hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern.

Zweck der Veranstaltung

Fragen Sie sich zunächst: Was wollen Sie und Ihr Unternehmen mit dem Event erreichen? Kundengewinnung oder Mitarbeiterbindung? Oder möchten Sie Ihr Branding als Unternehmen stärken?

Art der Veranstaltung

Entscheiden Sie sich für die Art der Veranstaltung – je nach Art gibt es nämlich auch bei der Planung des Events einige Besonderheiten. Handelt es sich um eine Messe, eine Ausstellung oder doch eine Konferenz?

Grobes Konzept Erstellen

Sie ein grobes Konzept, welches als Grundlage für die Planung und Durchführung der Veranstaltung dient. Hier können Sie zum Beispiel einen Zeitraum festlegen, in dem das Event stattfinden kann.

Budget

Um in die richtige Planung einsteigen zu können, sollten Sie vorab ein festes Budget absprechen. Beachten Sie hierbei, dass es durchaus nicht unüblich ist, dass im Verlauf der Planung unerwartete Kosten auf Sie zukommen. Demnach sollten Sie in jedem Fall einen ausreichenden Puffer einplanen.

Freiwillige Helfer

Suchen Sie freiwillige Helfer, um Kosten zu sparen. Hier können Sie zum Beispiel die Auszubildenden in Ihrem Unternehmen ansprechen. Sie sind oftmals dankbar für ein wenig Abwechslung im Arbeitsalltag und unterstützen Sie sicher gerne bei der Planung der Veranstaltung und auch bei dem Event vor Ort.

Lizenzgebühren

Sollten Sie auf Ihrer Veranstaltung Musik planen, informieren Sie sich, ob Sie Lizenzgebühren wie beispielsweise GEMA zahlen müssen. Möglicherweise ist diese Gebühr bereits im Angebot des DJs oder der Band enthalten – hier lohnt sich ein genauer Check!

Projektplan

Wenn alle Eckdaten geklärt sind, erstellen Sie einen Projektplan. So geraten Sie nicht in Zeitnot und wissen immer, was als nächstes erledigt werden muss.

Zeitpunkt

Entscheiden Sie sich für einen passenden Zeitpunkt, an dem die Veranstaltung stattfinden soll: Beachten Sie dabei auch Urlaubszeiten, Feiertage und Veranstaltungen der Konkurrenz.

Location

Wählen Sie die richtige Location: Besuchen Sie verschiedene Räumlichkeiten und verschaffen Sie sich einen Überblick, um nicht in die Falle zu großer oder gar zu kleiner Räume zu tappen. Beachten Sie dabei auch die Logistik: Gibt es genügend Parkplätze und wie sieht es mit der Barrierefreiheit aus?

Saalplan

Erstellen Sie einen Saalplan: Wie sollen die Tische angeordnet werden, damit der Raum beispielsweise nicht zu leer oder zu voll aussieht und genügend Platz für Buffet und ähnliches bietet? Ist es für Ihre Veranstaltung sinnvoll, einen Sitzplan zu erstellen?

Catering

Kümmern Sie sich frühzeitig um das Essen, denn zu einer gelungenen Veranstaltung gehört immer eine gute Verpflegung! Vergessen Sie dabei auch nicht vegetarische und vegane Alternativen.

Einladungen

Laden Sie Ihre Gäste ein! Je nach Zielgruppe kann dies telefonisch, postalisch oder digital erfolgen. Zur Gestaltung Ihrer Einladung haben wir bereits einige Tipps für Sie zusammengefasst.

Presse

Manchmal ist es sinnvoll, auch Medienvertreter über Ihre Veranstaltung zu informieren. Für die Verbreitung der Nachricht sollten Sie auch die sozialen Medien nicht außer Acht lassen.

Fotografen

Sorgen Sie dafür, dass die Veranstaltung dokumentiert wird und organisieren Sie einen (professionellen) Fotografen.

Sicherheitskonzept

Was viele Veranstalter vergessen, ist die Sicherheit. Selbst wenn im besten Fall nichts passiert, müssen Sanitäter und Securities immer vor Ort sein. Auch Fluchtwegen dürfen nicht blockiert werden und müssen immer eindeutig gekennzeichnet sein.

Ablaufplan

Erstellen Sie einen Ablaufplan, mit Zeit- und Ortsangaben, um auf der Veranstaltung den Überblick zu behalten.

Kontaktliste

Bereiten Sie eine Kontaktliste vor: Am Tag der Veranstaltung kann immer etwas schiefgehen – auch wenn wir das natürlich nicht hoffen! Damit Sie Catering, Referenten, Blumenservice und weitere Ansprechpartner sofort erreichen können, sollten Sie vorab alle Telefonnummern und Adressen notieren und griffbereit haben – am besten ausgedruckt und digital.

Details

Um alle Gäste sprachlos zu machen, ist es sinnvoll auch auf die Details bei Ihrer Veranstaltung zu achten. Diese bleiben besonders im Gedächtnis. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Fotobox? Diese ist nicht nur auf Hochzeiten oder Geburtstagen garantiert ein Hit, sondern auch auf Firmenfeiern können Sie damit bei den Gästen punkten!

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