Schichtplan erstellen – So gelingt eine faire und flexible Schichtplanung

Ohne Schichtplan geht in den meisten produzierenden Unternehmen gar nichts. Schließlich muss jeder genau wissen, wer wann, wofür und wie lange eingeteilt ist, damit die Fertigungsprozesse nicht plötzlich stillstehen. Doch welche Anforderungen muss ein sicher funktionierender Schichtplan erfüllen? Wie stellt er Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen zufrieden? Und was gilt es beim Datenschutz zu berücksichtigen? All diese Fragen klären wir in diesem Beitrag und geben am Ende praktische Tipps, mit denen Sie einen fairen und flexiblen Schichtplan erstellen.

Übrigens: In unserem Seminar „Flexible Schichtplangestaltung in der Produktion“ können Sie die Inhalte dieses Beitrags weiter vertiefen und Ihren Personaleinsatz bedarfsgerecht planen.

Ein Schichtplan ist insbesondere für produzierende Unternehmen ein wichtiges Werkzeug, um die Personaleinsatzplanung zuverlässig zu gestalten und einen Stillstand in der Fertigung zu vermeiden. Aber auch andere Bereiche wie Kundenservice oder Rezeption setzen auf Schichtpläne, damit eine dauerhafte Besetzung und damit eine kontinuierliche Erreichbarkeit für den Kunden garantiert werden können. Alle Mitarbeitenden, die in Schichtarbeit tätig sind, werden im Schichtplan gemäß ihrer Arbeitszeit eine entsprechende Anzahl an Schichten zu bestimmten Zeiten und Tagen zugeordnet. Dabei können die einzelnen Einsätze auch rotieren, sodass Mitarbeitende nicht immer gleich eingesetzt werden, sondern sich zum Beispiel bei Tag- und Nachtschichten abwechseln.

Als Unternehmen können Sie auf verschiedene Modelle der Schichtarbeit zurückgreifen – zum Beispiel auf ein 2-Schichtsystem, 3-Schichtsystem, 4-Schichtsystem im teilkontinuierlichen Betrieb oder auch 5-Schichtsystem im vollkontinuierlichen Betrieb. Sie sollten aber immer prüfen, welches Schichtsystem am besten den Anforderungen Ihres Unternehmens, den anfallenden Tätigkeiten und den Wünschen Ihrer Mitarbeitenden entspricht. Vor allem Letzteres darf nicht unterschätzt werden, wie der nächste Abschnitt zeigen wird.

Die Schichtarbeit kämpft heute mehr denn je mit ihrem Image, betont Dr. Andreas Hoff, Arbeitszeitexperte und Leiter unseres Seminars „Flexible Schichtplangestaltung in der Produktion“:

Schichtbetriebe müssen sich also neu erfinden, um auch zukünftig Schichtarbeitsmodelle attraktiv zu machen und dem Fachkräftemangel entgegenwirken zu können. Flexibilität ist hier das Stichwort. Das bedeutet, es braucht statt der klassischen 2- oder 3-Schichtmodelle mit 40 Wochenstunden gute Alternativen, die Lösungen für die eher „unattraktiven“ Schichten bieten und der Work-Life-Balance ausreichend Rechnung tragen. Möglichkeiten gibt es einige, zeigte Dr. Andreas Hoff bereits in seinem Beitrag „Wie Schichtarbeit arbeitszeitlich attraktiver gemacht werden kann“. Auch Arbeitszeit-Experte Guido Zander bestätigt das und spricht sich für eine kürzere Wochenarbeitszeit von idealerweise 35 Stunden aus, weil auf diese flexibler auf Mitarbeiterwünsche und Ausfälle reagiert werden kann.

3 Empfehlungen von unserem Arbeitszeitexperten Dr. Andreas Hoff

1. Kurze Regelarbeitszeit von unter 40 Stunden pro Woche definieren
   Das ermöglicht einen gesundheitsgerechten Schichtbetrieb in kurzen Arbeitsblöcken und damit neue Schichtsystem-Modelle, die sich positiv auf Mitarbeiterzufriedenheit und Krankenstand auswirken.
2. Mehr Mitgestaltung bei der Schichtplanung bieten
   Das bietet Mitarbeitenden die Option, ihre Arbeits- und Freizeitwünsche einzubringen und führt somit zu mehr Akzeptanz des entstehenden Schichtplans.
3. Sichere Team-Struktur mit zugeordneter Führungskraft etablieren
   Das schafft stabile Verhältnisse und fördert den Zusammenhalt innerhalb der Teams, sodass gegenseitige Unterstützung an der Tagesordnung steht.

Mit einer attraktiven und flexiblen Schichtplanung zollen Sie Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmenserfolg gleichermaßen Tribut.

Die Vorteile eines flexiblen Schichtplans aus Unternehmenssicht

Experte Peter Dörr betonte auf der CCW 2023, der internationalen Kongressmesse für innovativen Kundendialog, wie wichtig der optimale Personaleinsatz im Customer Care ist und dass insbesondere Mitarbeitende zumindest einen Teil der Schichtzeit selbst gestalten können sollten:

Mehr zu den Lösungsansätzen für zufriedene Schichtteams im Customer Care verrät der Experte im Rückblick zur CCW 2023, den Sie hier kostenlos herunterladen können.

Für die Schichtplanung ist grundsätzlich der Arbeitgeber verantwortlich, das heißt im klassischen Sinne die Geschäftsleitung oder Personalabteilung. Diese kann die Schichtplanerstellung aber auch auf Schicht-, Team- oder Bereichsleiter übertragen. Egal, wer die Schichtplanung bei Ihnen übernimmt, Sie sollten Ihre Mitarbeitenden immer mit einbeziehen, damit Ihr Schichtplan am Ende auch akzeptiert und durchgezogen wird und Sie keine unnötigen oder plötzlichen Ausfälle aufgrund von Unzufriedenheit verzeichnen müssen.

5 Tipps, damit Ihr Schichtplan akzeptiert wird

1. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden nach deren Wünschen
2. Teilen Sie die einzelnen Schichten fair unter allen Mitarbeitenden auf – sowohl in Bezug auf die Anzahl als auch die Tages- oder Nachtzeiten
3. Kündigen Sie neue Schichtpläne frühzeitig an – am besten zwei Wochen im Voraus
4. Stellen Sie Ihren Schichtplan transparent zur Verfügung
5. Bieten Sie Teambuilding-Maßnahmen, damit „Schicht-Kameraden“ sich besser kennenlernen und Teamgeist, Zusammenhalt und Vertretungsbereitschaft gestärkt wird

Ein Schichtplan ist bezogen auf die enthaltenen Inhalte eigentlich kein Hexenwerk. Entscheidend sind am Ende vor allem Darstellung, Übersichtlichkeit und Fairness. Diese Aspekte sollten Sie aufführen:

Ihren Schichtplan können Sie grundsätzlich in der Form erstellen, die Ihnen am meisten zusagt. Jedoch können Sie sich die Arbeit erheblich erleichtern, wenn Sie entsprechende Tools oder Apps zur Hilfe nehmen. Diese bieten den Vorteil, dass sie für Sie mitdenken und zum Beispiel auf Doppelbelegungen oder Überstunden hinweisen. Auf diese Weise entdecken Sie Fehler sofort und können gegensteuern, bevor Sie von Mitarbeitenden darauf hingewiesen werden. Bei einigen Softwares können Sie Mitarbeitende sogar ein- und ausstempeln lassen, sodass Sie Schichtplan und Zeiterfassung in Einem anbieten können.

Wir haben Ihnen einige sofort nutzbare Vorlagen sowie professionelle Online-Tools zusammengestellt:

Vorsicht: Das Thema Datenschutz dürfen Sie nicht unterschätzen, wenn Sie Ihren Schichtplan erstellen und der Belegschaft zur Einsicht offenlegen. Schließlich zählen viele der im Schichtplan enthaltenen Angaben als personenbezogene Daten, die laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht einfach allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden dürfen. Hierzu zählen sowohl die offensichtlichen Personendaten wie Name oder Geburtsdatum als auch beispielsweise Krankheits- oder Urlaubstage.

Wie können Sie Ihren Mitarbeitenden bei der Schichtplanung also größtmögliche Transparenz und Fairness bieten und sich dabei datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite bewegen? Grundsätzlich gilt, gegen den Willen der vom Schichtplan betroffenen Mitarbeitenden dürfen Sie deren personenbezogenen Daten und damit den Schichtplan nicht veröffentlichen. Das bedeutet aber im Umkehrschluss: Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden schriftlich um deren Einwilligung, damit Sie die Schichtplanung offenlegen dürfen. Argumentieren Sie dabei, dass es für alle von Vorteil ist und die Transparenz und die Fairness erhöht, wenn der Schichtplan für alle gleichermaßen einsehbar ist. Zum Schutz der Daten und Einwilligung Ihrer Mitarbeitenden sollten Sie außerdem schauen, welche Daten Sie tatsächlich öffentlich zugänglich machen müssen, damit der Schichtplan verständlich ist, und auf welche Sie vielleicht auch verzichten können – so zum Beispiel das Geburtsdatum, das für die Schichteinteilung eigentlich nicht von Bedeutung ist. Auf diese Weise erreichen Sie mit Sicherheit mehr Akzeptanz für die Veröffentlichung der Schichtplanung und können Transparenz bieten.

1. Personalbedarf ermitteln
   Überlegen Sie, wie viele Mitarbeitenden Sie für Ihre Produktion benötigen und welches Know-how diese mitbringen müssen. Sie können dann die zu übernehmenden Tätigkeiten festlegen und schauen, wie viele Mitarbeitende Ihnen derzeit zur Verfügung stehen (Soll-/Ist-Vergleich).
2. Schichtplanung aufstellen
   Prüfen Sie, welches Schichtmodell für Sie wirtschaftlich ist, um alle Kundenaufträge mit dem zur Verfügung stehenden Personal bestmöglich zu erfüllen. Schauen Sie dazu auch gern noch einmal in die verschiedenen Modelle, erklärt von unserem Experten Dr. Andreas Hoff.
3. Vorausschauend planen
   Seien Sie so fair und informieren Sie früh über die bevorstehenden Arbeitseinsätze. Mitarbeitende können sich dann besser darauf einstellen. Das erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die Akzeptanz für Ihren Dienstplan.
4. Individuelle Wünsche berücksichtigen
   Fragen Sie die favorisierten Arbeitszeiten und Schichten bei Ihren Mitarbeitenden ab. Sicherlich können Sie es nicht jedem recht machen, sonst bliebe eine mögliche Nachtschicht vermutlich leer. Aber Sie können alle miteinbeziehen, sodass jeder einen Teil seiner Wünsche erfüllt bekommt. Das schafft ebenfalls Akzeptanz, da die Mitarbeitenden mitsprechen dürfen.
5. Gesetzliche Vorgaben einhalten
   Informieren Sie sich über Höchstarbeitszeiten pro Schicht, die zwingenden Pausenzeiten sowie die vorgeschriebenen Ruhezeiten zwischen den einzelnen Schichten.
6. Puffer einplanen
   Bedenken Sie Ausfälle und notwendige Vertretungen. Wenn Sie genau so viele Mitarbeitende haben, wie Sie benötigen, um alle Schichten einmal zu besetzen, dann werden Sie es schwer haben, auf unvorhergesehene Ausfälle zu reagieren. Denken Sie an Dr. Andreas Hoffs Empfehlungen und setzen Sie auf kürzere Regelarbeitszeiten, um Krankheiten vorzubeugen und reagieren zu können, ohne im Ernstfall über die erlaubten Stunden gehen zu müssen.
7. Frühzeitig Feiertage abfragen
   Bringen Sie schon zu Beginn des Jahres Urlaubs- und Feiertagswünsche in Erfahrung, um auch für besondere Anlässe einen reibungslosen Schichtbetrieb gewährleisten zu können. So haben Sie Zeit, um zu schauen, ob Sie genug Personal haben oder Alternativen suchen müssen.
8. Kontinuierlich verbessern
   Hinterfragen Sie Ihren Schichtplan immer wieder, führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch und sprechen Sie mit den Schichtleitern, um herauszufinden, ob Ihre Schichtplanung funktioniert oder Verbesserungspotenzial bietet. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, Kundenwünsche erfüllen und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens sichern.