E-Mails schreiben leicht gemacht & Outlook-Tipps

Wir haben Ihnen bereits gezeigt, wie es Ihnen gelingt, einen kreativen Geschäftsbrief zu formulieren. Diese Tipps lassen sich natürlich nicht nur für klassische Briefe, sondern auch auf E-Mails anwenden. Dennoch wollen wir der E-Mail einen gesonderten Beitrag widmen, da sie die häufigste (schriftliche) Kommunikationsform darstellt. Mit unseren Tipps wird jede Ihrer Nachrichten garantiert wahrgenommen!

Fragen Sie sich zuerst (und auch zuletzt) immer, wer diese E-Mail wirklich erhalten muss. Sind fünf Personen in CC wirklich sinnvoll?

CC ist übrigens die Abkürzung für „carbon copy“, also Durchschlag. Damit sind indirekte Empfänger gemeint, welche die Informationen lediglich zur Kenntnisnahme erhalten.

BCC hingegen bedeutet „blind carbon copy“, also unsichtbarer Durschlag. Dieser sollte im geschäftlichen Umfeld eher vermieden werden, da nicht zu sehen ist, an wen die E-Mail noch versandt wurde. Somit verstößt BCC oftmals gegen die Etikette des Unternehmens.

Ihrem Empfänger sollte durch Ihren Betreff auf den ersten Blick deutlich werden, um was es in Ihrer Nachricht geht. Hierbei gilt: Weniger ist manchmal mehr. Eine kurze Betreffzeile ist nicht unhöflich, sondern zielführend!

Löschen Sie die früheren Konversationen, die Ihren Schriftverkehr betreffen, nicht! So geben Sie Ihrem Empfänger die Chance, Einzelheiten wie zum Beispiel Deadlines noch einmal nachzulesen, um so Unklarheiten zu beseitigen.

Die Faustregel beim Beantworten von E-Mails liegt bei 24 Stunden. Auch wenn Sie nichts Nennenswertes mitzuteilen haben, sollten Sie zumindest den Empfang der Nachricht bestätigen und versichern, dass Sie sich erneut melden werden, sobald Sie mehr wissen.

Wie auch beim Geschäftsbrief sollten Sie sich bei E-Mails immer kurzhalten. Dies spielt bei diesen digitalen Nachrichten sogar eine noch größere Rolle, da mittlerweile die meisten Ihre E-Mails auf dem Smartphone abrufen und beantworten. Bedenken Sie also immer beim Schreiben, ob sich Ihre Nachricht auf dem mobilen Endgerät gut lesen lässt.

Auch wenn manchmal ein einfaches „OK“ als Antwort auf eine E-Mail ausreichen würde, sollten Sie dennoch nicht auf Anrede und Grußformel verzichten. Schreiben Sie außerdem in ganzen Sätzen und vermeiden Sie umgangssprachliche Formulierungen sowie unnötiges Fachchinesisch.

Manche Informationen, die per E-Mail bei Ihnen eintreffen, lassen Sie sicherlich das ein oder andere Mail innerlich kochen. Bleiben Sie bei der Beantwortung der Nachrichten jedoch immer besonnen! Wenn etwas schriftlich festgehalten (und eventuell weitergeleitet) wird, lässt sich das nicht mehr rückgängig machen und kann schwerwiegende Konsequenzen haben.

Natürlich sind Anhänge sehr praktisch. Dennoch sollten diese nicht unbedacht genutzt werden. Achten Sie darauf, dass Ihre versandte Datei nicht größer als 5 MB ist und ein Format aufweist, welches jeder Empfänger öffnen kann, zum Beispiel PDF, JPG oder ZIP. Außerdem sollten Sie immer im Text darauf hinweisen, welches Dokument aus welchem Grunde angefügt wurde.

Gerade bei Anhängen, aber auch bei den E-Mails selbst, sollten Sie stets den Datenschutz im Blick behalten. Oftmals ist es ratsam, die E-Mail zu verschlüsseln, sodass wirklich nur der Empfänger sie lesen kann, zum Beispiel wenn interne Personaldaten ausgetauscht werden.

Ein Tippfehler hier, ein vergessener Anhang da oder eine nicht beantwortete Frage erzeugen ein negatives Bild beim Empfänger und können im schlimmsten Fall zu einem Konflikt führen. Denn Sie zeigen damit mangelnde Gründlichkeit, als wäre Ihnen der Empfänger die Mühe nicht wert gewesen. Überprüfen Sie also vor dem Absenden, ob alles korrekt ist.

Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail schreiben, sollten Sie unbedingt an Ihre Signatur denken und diese mit vollständigem Namen, Anschrift und weiteren Kontaktdaten versehen. So können Sie und der Empfänger Ihre Nachricht sofort zuordnen. Außerdem ermöglichen Sie es dem Empfänger, Sie auch telefonisch zu kontaktieren.

In vielen Fällen ist eine Lesebestätigung sinnvoll. Doch im geschäftlichen Umfeld würden wir Ihnen davon eher abraten. Zum einen können Sie nie wirklich sicher sein, dass Ihre Nachricht gelesen wurde. Zudem setzen Sie den Empfänger unter Druck und erzeugen so ein Gefühl der Kontrolle.

Und zum Schluss noch ein kleiner Tipp: Wenn Sie sich eine Beantwortung wünschen, sollten Sie Fragen in Ihre E-Mail einbauen. Laut einer Umfrage werden Nachrichten mit bis zu drei Fragen eher beantwortet (50 Prozent) als solche, die keine oder mehr als drei Fragen aufweisen.

Um Stress im Office zu vermeiden und Ihren Workflow zu verbessern, verrät unsere Expertin Christa Beckers im Video hilfreiche Tipps im Umgang mit Outlook!