E-Mails schreiben leicht gemacht & Outlook-Tipps

24. May 2017
Informationstechnologie, Marketing, Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Überdenken Sie die EmpfĂ€nger der E-Mail

Fragen Sie sich zuerst (und auch zuletzt) immer, wer diese E-Mail wirklich erhalten muss. Sind fĂŒnf Personen in CC wirklich sinnvoll?

CC ist ĂŒbrigens die AbkĂŒrzung fĂŒr „carbon copy“, also Durchschlag. Damit sind indirekte EmpfĂ€nger gemeint, welche die Informationen lediglich zur Kenntnisnahme erhalten.

BCC hingegen bedeutet „blind carbon copy“, also unsichtbarer Durschlag. Dieser sollte im geschĂ€ftlichen Umfeld eher vermieden werden, da nicht zu sehen ist, an wen die E-Mail noch versandt wurde. Somit verstĂ¶ĂŸt BCC oftmals gegen die Etikette des Unternehmens.

Formulieren Sie einen aussagekrĂ€ftigen Betreff fĂŒr Ihre E-Mail

Ihrem EmpfĂ€nger sollte durch Ihren Betreff auf den ersten Blick deutlich werden, um was es in Ihrer Nachricht geht. Hierbei gilt: Weniger ist manchmal mehr. Eine kurze Betreffzeile ist nicht unhöflich, sondern zielfĂŒhrend!

FĂŒhren Sie den Schriftverkehr fort

Löschen Sie die frĂŒheren Konversationen, die Ihren Schriftverkehr betreffen, nicht! So geben Sie Ihrem EmpfĂ€nger die Chance, Einzelheiten wie zum Beispiel Deadlines noch einmal nachzulesen, um so Unklarheiten zu beseitigen.

Antworten Sie zeitig auf Ihre E-Mails

Die Faustregel beim Beantworten von E-Mails liegt bei 24 Stunden. Auch wenn Sie nichts Nennenswertes mitzuteilen haben, sollten Sie zumindest den Empfang der Nachricht bestÀtigen und versichern, dass Sie sich erneut melden werden, sobald Sie mehr wissen.

Schreiben Sie Ihre E-Mails kurz und knackig

Wie auch beim GeschĂ€ftsbrief sollten Sie sich bei E-Mails immer kurzhalten. Dies spielt bei diesen digitalen Nachrichten sogar eine noch grĂ¶ĂŸere Rolle, da mittlerweile die meisten Ihre E-Mails auf dem Smartphone abrufen und beantworten. Bedenken Sie also immer beim Schreiben, ob sich Ihre Nachricht auf dem mobilen EndgerĂ€t gut lesen lĂ€sst.

Bleiben Sie seriös

Auch wenn manchmal ein einfaches „OK“ als Antwort auf eine E-Mail ausreichen wĂŒrde, sollten Sie dennoch nicht auf Anrede und Grußformel verzichten. Schreiben Sie außerdem in ganzen SĂ€tzen und vermeiden Sie umgangssprachliche Formulierungen sowie unnötiges Fachchinesisch.

Halten Sie Ihre Emotionen in Schach

Manche Informationen, die per E-Mail bei Ihnen eintreffen, lassen Sie sicherlich das ein oder andere Mail innerlich kochen. Bleiben Sie bei der Beantwortung der Nachrichten jedoch immer besonnen! Wenn etwas schriftlich festgehalten (und eventuell weitergeleitet) wird, lĂ€sst sich das nicht mehr rĂŒckgĂ€ngig machen und kann schwerwiegende Konsequenzen haben.

Vermeiden Sie unnötige AnhÀnge in Ihren E-Mails

NatĂŒrlich sind AnhĂ€nge sehr praktisch. Dennoch sollten diese nicht unbedacht genutzt werden. Achten Sie darauf, dass Ihre versandte Datei nicht grĂ¶ĂŸer als 5 MB ist und ein Format aufweist, welches jeder EmpfĂ€nger öffnen kann, zum Beispiel PDF, JPG oder ZIP. Außerdem sollten Sie immer im Text darauf hinweisen, welches Dokument aus welchem Grunde angefĂŒgt wurde.

Achten Sie auf den Datenschutz

Gerade bei AnhĂ€ngen, aber auch bei den E-Mails selbst, sollten Sie stets den Datenschutz im Blick behalten. Oftmals ist es ratsam, die E-Mail zu verschlĂŒsseln, sodass wirklich nur der EmpfĂ€nger sie lesen kann, zum Beispiel wenn interne Personaldaten ausgetauscht werden.

Kontrollieren Sie Ihre E-Mail nochmals vor dem Absenden

Ein Tippfehler hier, ein vergessener Anhang da oder eine nicht beantwortete Frage erzeugen ein negatives Bild beim EmpfĂ€nger und können im schlimmsten Fall zu einem Konflikt fĂŒhren. Denn Sie zeigen damit mangelnde GrĂŒndlichkeit, als wĂ€re Ihnen der EmpfĂ€nger die MĂŒhe nicht wert gewesen. ÜberprĂŒfen Sie also vor dem Absenden, ob alles korrekt ist.

Vergessen Sie in der E-Mail nicht Ihre Signatur

Wenn Sie eine geschĂ€ftliche E-Mail schreiben, sollten Sie unbedingt an Ihre Signatur denken und diese mit vollstĂ€ndigem Namen, Anschrift und weiteren Kontaktdaten versehen. So können Sie und der EmpfĂ€nger Ihre Nachricht sofort zuordnen. Außerdem ermöglichen Sie es dem EmpfĂ€nger, Sie auch telefonisch zu kontaktieren.

Verzichten Sie wenn möglich auf eine LesebestÀtigung

In vielen FĂ€llen ist eine LesebestĂ€tigung sinnvoll. Doch im geschĂ€ftlichen Umfeld wĂŒrden wir Ihnen davon eher abraten. Zum einen können Sie nie wirklich sicher sein, dass Ihre Nachricht gelesen wurde. Zudem setzen Sie den EmpfĂ€nger unter Druck und erzeugen so ein GefĂŒhl der Kontrolle.

Stellen Sie Fragen in Ihrer E-Mail

Und zum Schluss noch ein kleiner Tipp: Wenn Sie sich eine Beantwortung wĂŒnschen, sollten Sie Fragen in Ihre E-Mail einbauen. Laut einer Umfrage werden Nachrichten mit bis zu drei Fragen eher beantwortet (50 Prozent) als solche, die keine oder mehr als drei Fragen aufweisen.

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