Projekte vorstellen – so wird die Präsentation zum Erfolg

09. September 2021
Projektmanagement
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Als Projektleiter wissen Sie, dass Sie häufiger Ihre Projekte vorstellen müssen. Typische Anlässe sind dabei nicht nur Kick-off-Meetings mit dem Projektteam oder Statuspräsentationen für die Geschäftsleitung, sondern auch Informationsveranstaltungen bei Auftraggebenden. Meist verfolgen Sie bei allen Präsentationen aber doch ein und dasselbe Ziel, oder? Ihr Publikum von Ihrer Arbeit zu überzeugen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie souverän Projekte vorstellen und damit alle Zuhörenden mit Ihrer Projektidee begeistern oder von Ihrem Projektfortschritt überzeugen.

Bevor Sie Projekte vorstellen, müssen Sie Ihre Zielgruppe kennen

Setzen Sie sich im ersten Schritt der Präsentationsvorbereitung mit der Frage nach Ihrer Zielgruppe auseinander. Wer wird Ihnen zuhören? Vielleicht helfen Ihnen dabei die folgenden Ansätze, um einer Antwort näher zu kommen:

Wen haben Sie vor sich sitzen?

Welche Vor- und Fachkenntnisse haben die Zuhörenden?

Was wollen Sie mit Ihrer Projektpräsentation erreichen?

Welche Erwartungen stellt Ihr Publikum an die Projektpräsentation?

Welche Informationen benötigt es?

Welche Auswirkungen hat das Projekt für die Zuhörenden?

Mit welchen Widerständen müssen Sie rechnen?

Wenn Sie diese Fragen für sich beantworten, haben Sie eine viel bessere Vorstellung davon, welche Inhalte Sie zusammenstellen müssen, um Ihr Publikum zufriedenzustellen und auf Ihre Seite zu ziehen. Gleichzeitig merken Sie vielleicht auch, an welchen Punkten Sie noch gar nicht soweit sind. Gegebenenfalls müssen Sie Details noch nacharbeiten, bevor Sie Ihre Projekte vorstellen können.

Wenn Sie beginnen, sorgen Sie für gleiche Voraussetzungen

Was heißt das? Vielleicht kennt Sie noch nicht jeder Ihrer Zuhörenden. Vielleicht ist einigen gar nicht klar, warum Sie heute da sind. Vielleicht haben einige auch den vorherigen Status verpasst.

Nehmen Sie sich zu Beginn Ihrer Präsentation also ein wenig Zeit, alle vorzustellen und alle auf den gleichen Stand zu bringen. Dazu können Sie sich ruhig 15 Minuten Zeit lassen, viel länger sollte es jedoch nicht dauern, schließlich ist der Sinn des Zusammentreffens, dass Sie Projekte vorstellen und nicht, dass Sie in Belanglosigkeiten verfallen.

Bevor Sie dann wirklich mit Ihrer Projektpräsentation beginnen, stellen Sie direkt zu Beginn klar, was Sie mit der Präsentation bezwecken und welche Aspekte Sie vorstellen werden. So kommt es erst gar nicht zu Missverständnissen. Jeder der Anwesenden weiß, was ihn in der folgenden Zeit erwartet und kann sich darauf einstellen. Stellen Sie dann auch gern die detaillierte Agenda vor und legen Sie los.

Jetzt geht es los, beachten Sie diese Tipps bei der Projektpräsentation

Die Bühne gehört Ihnen! Präsentieren Sie Ihr Projekt – stellen Sie Idee, Ausganssituation, Ziele, Vorgehensweise und bisherige Erkenntnisse vor. Setzen Sie dabei sinnvolle Schwerpunkte und bauen Sie vielleicht sogar interaktive Teile ein. Egal, wie Sie vorgehen, verlieren Sie nur nicht Ihr Ziel aus den Augen, weshalb Sie gerade präsentieren. Um Ihr Publikum von Ihren Ideen oder Ihrer bisherigen Arbeit zu überzeugen, helfen zudem einige Tipps, mit denen Sie souverän und begeisterungsfähig auftreten, wenn Sie Projekte vorstellen.

 

1. Fokussieren Sie sich auf eine Kernbotschaft

Stellen Sie direkt zu Beginn Ihre Kernaussage der Präsentation vor. Wiederholen Sie diese während Ihrer Ausführungen immer wieder, um Sie Ihren Zuhörenden einzuprägen, damit diese am Ende hinaus gehen und klar wissen, was war das Ziel und die wichtigste Erkenntnis der zuvor gehörten Präsentation. Das ist die halbe Miete!

 

2. Achten Sie auf die Visualisierung

Vermeiden Sie in Ihrer Präsentation typische Fehler der Visualisierung, wie zum Beispiel:

Zu große Firmenlogos

Falsche oder undurchdachte Farbwahl

Störende Folienhintergründe

Unsinnige und zu lange Fußnoten

Viele, detaillierte Informationen auf einer Folie

Zu kurze Einblendung der Folien

Und viele mehr

Ihr Publikum wird Ihnen viel leichter folgen können, wenn Sie auf diese Dinge verzichten und stattdessen verständlich erklären, was Sie vermitteln wollen. Ablenkung oder Überforderung sorgt dabei leider für das genaue Gegenteil.

 

3. Treten Sie authentisch auf

Versuchen Sie bitte auf keinen Fall, sich zu verstellen, wenn Sie Projekte vorstellen. Sie sind der Projektleiter und haben all das erarbeitet, was Sie heute präsentieren. Das sollten Sie auch als Sie selbst tun und nicht als jemand, von dem Sie glauben, dass Ihre Zuhörenden ihn erwarten. Je authentischer Sie auftreten, desto überzeugender tragen Sie auch Ihre Inhalte vor.

 

4. Nutzen Sie Ihre Körpersprache

Gestik, Mimik und Haltung sind Ihre wichtigsten Unterstützer für einen souveränen Auftritt. Während das Verschränken der Arme vor der Brust Abgrenzung vermittelt, sorgen Sie mit einer aufrechten, leicht vorgebeugten Haltung für Sicherheit und Aufgeschlossenheit. Das kommt gut an! Man hört Ihnen gleich viel lieber zu und nimmt Ihnen vor allem ab, was Sie da gerade vortragen. Wenn Sie gar nicht so genau wissen, wie Sie auf Ihr Publikum wirken, dann suchen Sie sich Kolleginnen und Kollegen, denen Sie vertrauen und holen Sie sich ein Feedback.

 

5. Sprechen Sie zu Ihrem Publikum

Achten Sie darauf, dass Sie sich immer an Ihre Zuhörenden wenden und nicht zur Leinwand gerichtet stehen oder gar sprechen. Gleichzeitig sollten Sie die Leinwand auch nicht mit Ihrem Körper verdecken, sondern sich seitlich dazu platzieren.

 

6. Trainieren Sie Ihre Stimme

Neben Ihrer Körpersprache hilft Ihnen auch Ihre Stimme bei der souveränen Präsentation. Und die können Sie gezielt trainieren und stärken:

Entspannen Sie zunächst Ihr Gesicht:
Gähnen Sie dazu mehrmals herzhaft vor Ihrer Präsentation.

Lockern Sie vor dem Auftritt Ihre Stimme:
Produzieren Sie den Ton „mmm“ und klopfen Sie sich dabei locker auf Ihr Brustbein.

Setzen Sie während der Präsentation auf eine ruhige Atmung:
Atmen Sie grundsätzlich tief in den Bauchraum ein und aus.

Und nicht zu vergessen:
Lächeln Sie – denn das steckt an und stimmt Sie sowie Ihr Publikum positiv!

Sie wünschen sich weitere Tipps und Details für das erfolgreiche Präsentieren? Dann schauen Sie mal in den Beitrag von Dr. Michael Gordian. Der Rhetorik-Profi zeigt Ihnen, wie Sie mit Prägnanz und Schlagfertigkeit garantiert jeden überzeugen werden.

Nachdem Sie präsentiert haben, fragen Sie gezielt nach

Wiederholen Sie zum Abschluss Ihrer Projektpräsentation noch einmal die wichtigsten Aspekte Ihrer vorgetragenen Inhalte. Auch Ihre Kernbotschaft sollte erneut vorkommen. Fragen Sie im Anschluss nach offenen Fragen der Teilnehmenden und ob auch alle Erwartungen erfüllt wurden, wie anfangs angekündigt.

Wenn Sie diese Vorgehensweise beherzigen, werden Sie zukünftig erfolgreich Projekte vorstellen und Ihr Publikum von Ihren Ideen begeistern.

Checkliste: Erfolgstools im Projektmanagement

In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen. 

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