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Auch wenn ein Impfstoff in Sicht ist und die Zoom-Aktie einbricht, werden momentan mehr Videokonferenzen denn je abgehalten. Was vorher im Konferenzraum stattfand, verlagert sich in Zeiten der Pandemie immer mehr ins Homeoffice. Wir zeigen Ihnen in unserem ultimativen Videokonferenz-Knigge, welche Dos und Don'ts bei Zoom, Skype und Co. gelten, damit Ihr virtuelles Meeting zum vollen Erfolg wird.
Es gibt in einem digitalen Meeting nichts Unangenehmeres als Technik-Probleme: schlechte Internetverbindung, raschelndes Mikrofon und kaputte Webcams. Mit einem Technik-Check können Sie Abhilfe schaffen – gerade, wenn Sie der Organisator des Meetings sind.
Testen Sie vorab, mit welcher Hardware Sie die besten Voraussetzungen schaffen. In einem unternehmensinternen Meeting-Raum ist die Technik meist hervorragend, doch auch zuhause können Sie testen, ob Sie mit dem Laptop, dem Tablet oder eventuell sogar dem Smartphone die besten Ergebnisse erzielen. Auch sollten Sie checken, ob Sie mit dem integrierten Mikrofon am besten zu verstehen sind oder ob es nötig ist, ein Headset zu benutzen.
Wenn es gewünscht ist, dass die Teilnehmer ihre Kameras aktivieren, achten Sie unbedingt auf einen passenden Bildausschnitt. Verbannen Sie den Wäscheständer und Chaos-Regale aus dem Hintergrund. Alternativ können Sie auch einen digitalen Hintergrund bei Zoom und Co. wählen. Stellen Sie Ihre Kamera auf Augenhöhe ein – das sorgt für eine persönlichere Atmosphäre, wenn Sie mit anderen Teilnehmern sprechen.
Auch wenn es nicht geplant ist, dass Sie etwas präsentieren müssen, kann es immer mal wieder spontan dazu kommen, dass Sie aufgefordert werden Ihren Bildschirm zu teilen. Hier sollten Sie vorbereitet sein und Ihren Desktop aufräumen sowie irrelevante Dateien während der Videokonferenz schließen.
Hier gilt die Regel: Kleiden Sie sich so als würden Sie Ihren Kollegen oder Geschäftspartnern vor Ort begegnen. Vermeiden Sie den Fauxpas und tragen Sie obenrum eine schicke Bluse, untenrum aber eine bequeme Jogginghose. Müssen Sie im Meeting doch einmal kurz aufstehen, bleiben Ihnen belächelnde Blicke nicht erspart.
Wenn Sie sprechen, sprechen Sie klar und deutlich – durch die virtuelle Übertragung können Wörter verschluckt oder je nach Internetverbindung beim Empfänger schlechter verstanden werden.
Wichtig: Um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden, schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen müssen.
Lassen Sie sich nicht ablenken! Das ist unhöflich und würden Sie in einem persönlichen Meeting doch auch nicht tun, oder? Deshalb gilt auch in der Videokonferenz: Vermeiden Sie es, andere Aufgaben nebenbei zu erledigen, schalten Sie das Smartphone auf stumm und die E-Mail-Benachrichtigungen aus. So gilt Ihre volle Aufmerksamkeit den Referenten und Sie stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen verpassen.
Mit diesem Knigge steht einer professionellen Videokonferenz nichts mehr im Wege. Weitere praktische Tipps für die Arbeit im Homeoffice finden Sie auf unserem Blog.
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Isabella Beyer ist Content Marketing Managerin bei Management Circle. Mit ihrer Leidenschaft für kreatives Schreiben ist sie für die Erstellung von hochwertigem Content in Text- und Videoform zuständig und hat bereits zahlreiche Marketingkampagnen erfolgreich umgesetzt.
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