Erfolgreiches Fremdfirmenmanagement in der Instandhaltung

Sollte man Instandhaltungsleistungen selbst durchführen oder an Fremdfirmen auslagern? Diese Entscheidung müssen Unternehmen immer wieder treffen. Dabei wäre es sinnvoll, eine Fremdfirmenstrategie zu haben, um zu wissen, in welchen Fällen das Outsourcing Sinn macht und wie das Zusammenspiel sicher funktioniert.

Frank Reese und Bernd Vollmüller beraten Unternehmen zum Thema Fremdfirmenmanagement in der Instandhaltung und geben in diesem Beitrag wertvolle Tipps für eine erfolgversprechende Fremdfirmenstrategie.

Herr Reese, Herr Vollmüller, wie können Unternehmen entscheiden, welche Leistungen sie in der Instandhaltung selbst durchführen und welche über Fremdfirmen? Wie sieht eine kluge Strategie aus?

Ausgangspunkt zur Festlegung der Fremdfirmenstrategie ist eine genaue Kenntnis über die anfallenden Instandhaltungsarbeiten nach Art und Menge. Sind diese bekannt, so erfolgt in einem zweiten Schritt die Bewertung der verschiedenen Instandhaltungsarbeiten nach abgestimmten Kriterien.

Bewährt hat sich hierbei unter anderem die Nutzung einer Kernkompetenzmatrix. In dieser werden die verschiedenen Instandhaltungsarbeiten nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen und ihrer Beschaffbarkeit am Markt bewertet. Leistungen, die schlecht am Markt zu beschaffen sind und eine große Bedeutung für das Unternehmen haben, sollten in der Regel eher durch eigene Mitarbeiter erbracht werden.

Hingegen werden Instandhaltungsarbeiten mit guter Beschaffbarkeit am Markt und geringer Bedeutung für das Unternehmen eher bei qualifizierten Dienstleistern eingekauft. Ein typisches Beispiel hierfür sind Gerüstbauarbeiten, die in vielen Unternehmen grundsätzlich bei Fremdfirmen eingekauft werden.

Im dritten Schritt werden dann, vor dem Hintergrund der Vorgaben des Unternehmens, sinnvolle Leistungspakete geschnürt und am Markt eingekauft.

Welche rechtlichen Tipps können Sie geben? Welche Aspekte sollten Bestandteil von Verträgen mit Fremdfirmen sein?

Verträge mit Fremdfirmen müssen natürlich die Anforderungen der verschiedenen interessierten Parteien erfüllen. Dies können neben der Instandhaltung unter anderem der Einkauf, die Rechtsabteilung, die Buchhaltung und das Controlling oder auch die HSEQ-Abteilung und der Betriebsrat sein. Art und Umfang der Anforderungen und auch die Vertragskomplexität werden hierbei von der einzukaufenden Leistung abhängen. Ein Generalunternehmerwerkvertrag über mehrere Jahre wird sich daher von einer einmaligen Beauftragung von Schlosserarbeiten unterscheiden.

Unabhängig von der zu vergebenden Leistung, sind für das Fremdfirmenmanagement in der Instandhaltung drei Punkte häufig von besonderer Bedeutung:

Hat Industrie 4.0 einen Einfluss auf das Fremdfirmenmanagement in der Instandhaltung? Was hat sich verändert?

Industrie 4.0 hat sich in der Instandhaltung zu einem Mega-Thema entwickelt. Die Einsatzmöglichkeiten von Industrie 4.0-Lösungen sind bereits heute sehr vielfältig. In Bezug auf das Fremdfirmenmanagement möchten wir uns daher auf zwei Aspekte beschränken:

Welche Möglichkeiten gibt es, wenn der Dienstleister beispielsweise andere IT-Systeme verwendet? Stellt das ein Problem dar und was würden Sie empfehlen?

Der Einsatz eines anderen IT-Systems durch den Dienstleister beziehungsweise eine harte Schnittstelle zwischen den eingesetzten IT-Systemen sehen wir bei unseren Kunden häufiger. Für den Instandhalter ist der Einsatz anderer IT-Systeme durch den Dienstleister in der Regel unproblematisch. Er hat weiterhin alle notwendigen Informationen zum Arbeitsauftrag in „seinem“ IT-System. Der Nutzen von horizontal integrierten IT-Systemen ist daher meist für die Abteilungen Einkauf und Buchhaltung von größerer Relevanz. Hier ergeben sich durch Medienbrüche teilweise aufwändige Zusatzarbeiten und längere Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung beispielsweise von Bedarfsanforderungen. Ob und in welchem Umfang Beeinträchtigungen durch den Einsatz verschiedener IT-Systeme entstehen, ist immer am konkreten Einzelfall zu prüfen und es sind gegebenenfalls wirtschaftliche Alternativen zu entwickeln. Grundsätzlich ist bei der Nutzung von IT-Systemen ein besonderes Augenmerk auf die Aspekte Datenhoheit sowie Sicherungsmechanismen zu legen.