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In der Vergangenheit waren die Zuständigkeiten der „klassischen“ Steuerabteilung in Unternehmen klar von anderen Bereichen abgegrenzt: Die Finanzorganisation (inklusive Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung) war alleinig für die Buchhaltung zuständig. Die Konfiguration der ERP-Systeme (wie beispielsweise SAP) oblag allein der IT-Abteilung. Die Steuerabteilung (oder externe Steuerberater) erstellten turnusmäßig die entsprechenden Steuererklärungen auf Basis der (in diesen Systemen erzeugten) Buchhaltungsdaten und standen reaktiv für die steuerliche Würdigung von Einzelsachverhalten oder Anfragen des Finanzamtes zur Verfügung.
Die Digitalisierung der Steuerfunktion beschränkte sich daher oft auf die Einführung von Steuertechnologie, die sich auf die eigenen, meist steuerlichen Deklarationsprozesse bezog. Doch in Zeiten integrierter, hochautomatisierter steuerrelevanter End-to-end Prozesse und Systeme, gerät diese einfache Tätigkeitsaufteilung häufig an ihre Grenzen. Fast alle steuerrelevanten Daten in internationalen Konzernen werden heutzutage in komplexen und zumeist global standardisierten Systemen und Prozessen erzeugt. Daher ist es wenig sinnvoll und auch nicht besonders effizient bei der Konfiguration dieser Systeme oder der Entwicklung der Prozesse nicht von Anfang an als Steuerexperte zu unterstützen.
Darüber hinaus bietet moderne Technologie mittlerweile viele Möglichkeiten, die ureigenen Kernprozesse der Steuerfunktion zu digitalisieren.
Erfahren Sie in diesem Gastbeitrag von VP Head of Tax Digitalization der Deutsche Post AG Michael Heil unter anderem, wie Sie eine Digitalisierungsstrategie für Ihre Steuerfunktion entwickeln und wie die Steuerabteilung der Zukunft aussehen könnte.
Die Ausrichtung der Steuerabteilung bezüglich der Digitalisierung kann (unter anderem) darin bestehen, die Finanz- und IT-Organisation bei globalen Systemimplementierungen, wie beispielsweise einem SAP S/4HANA-Rollout, tatkräftig zu unterstützen. Dies sichert die Qualität von steuerrelevanten Prozessen und die Governance über entsprechende Systemeinstellungen aufgrund der verbesserten Güte der Prozesse ergibt sich für das Unternehmen auch eine erhöhte Qualität der Daten in den Steuererklärungen, neben vielen anderen Bereichen, in denen es von der Verbesserung profitiert.
Es scheint jedoch in der Praxis nicht selten so zu sein, dass den Steuerexperten nicht das notwendige technische Verständnis zugeschrieben wird, um diese Aufgabe zu bewältigen, oder es ihnen selbst an Interesse für technische Veränderungen fehlt. Ein gewisser Mentalitätswandel ist daher bei vielen Beteiligten, also Finanzen, IT und Steuern, häufig unerlässlich.
Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie ist entscheidend für den Erfolg der Steuerabteilung in einer zunehmend digitalen Welt. Dabei ist es hilfreich, strategische Überlegungen oder Strukturen des Unternehmens oder der Finanzorganisation einzubeziehen. Es bietet sich beispielsweise an, zwischen Mission und Vision zu unterscheiden:
Mission: Sie beschreibt die Gründe für die Digitalisierung und was sie antreibt. Beispiele hierfür könnten die Implementierung effektiver und ordnungsgemäßer operativer Steuerprozesse sein, um die Datenqualität und damit die steuerliche Compliance zu erhöhen. erhöhen. Ein weiteres Beispiel ist die Fokussierung des Steuerexperten auf seine Kernkompetenzen (z.B. die steuerliche Prüfung von Sachverhalten oder die Beratung der Geschäftsbereiche), da ihm Automatisierung und Einsatz neuer Technologien entsprechend auch Arbeit abnehmen kann.
Vision: Sie beinhaltet den Zielzustand, auf den hingearbeitet wird. Welche Prozesse können durch Technologie verbessert werden und mit welcher Technologie soll die Steuerfunktion der Zukunft ausgestattet sein? Welche Fähigkeiten muss der Steuerexperte in der Zukunft haben, um diese Technologie vollumfänglich einsetzen zu können?
Durch die Einbindung des Konzern-Steuerteams von Beginn an können beim Ausrollen eines global standardisierten SAP S/4HANA Systems erhebliche Vorteile erzielt werden. Beispielsweise können Module des SAP Global Tax Managements berücksichtigt werden, wie SAP Tax Compliance oder SAP Document and Reporting Compliance. Weitere Maßnahmen wie etwa die weltweite Standardisierung von Umsatzsteuerschlüsseln oder die Automatisierung der Umsatzsteuer-Steuerfindung durch eine sogenannte „Tax engine“ sind ebenfalls sinnvoll und können messbare Vorteile bieten. Darüber hinaus sollten hierbei die technischen Möglichkeiten im Bereich der Ertragssteuern berücksichtigt werden (u.a. die Verwendung des „tax ledgers“, oder der „Withholding-Tax“ Funktionalität in SAP).
Die verfügbare Technologie wird immer vielfältiger, und nicht jedem Steuerexperten ist klar, welche Tools verfügbar sind und wo deren Nutzen liegt. Um zwei Beispiele (außerhalb der „klassischen“ Tax Technologie) zu nennen, die beide „Welten“ der typischen Tätigkeit des Steuerexperten umfassen (Zahlen/Berechnungen und Wörter/Stellungnahmen):
ETL (Extract – Transform – Load) Technologie, bei der mit wenig bis gar keinen Programmierkenntnissen Kalkulationsprozesse (beispielsweise vorher manuell in Excel) weitestgehend vollständig automatisiert werden können.
Generative KI, mit der steuerliche Gutachten (zumindest im guten Entwurf), Recherche-Arbeiten oder andere Unterlagen erstellt werden können. Hier stehen wir technisch wahrscheinlich erst am Anfang dessen, was in ein paar Jahren möglich und – auch in der Steuerwelt - „normal“ sein wird.
Die Digitalisierung der Steuerfunktion eröffnet neue Herausforderungen und Chancen. Die steuerliche Compliance bleibt dabei von zentraler Bedeutung, während gleichzeitig Effizienzgewinne und strategische Möglichkeiten durch innovative Technologien realisiert werden können.
Die Experten in der Steuerabteilung benötigen weiterhin dezidiertes steuerliches Fachwissen, aber zukünftig auch eine verstärkte Ausrichtung auf Systeme und Prozesse. Dies ist notwendig, um den steigenden rechtlichen und prozessualen Anforderungen gerecht zu werden und die Steuerabteilung optimal für die Zukunft aufzustellen.
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