ChatGPT im Assistenz-Bereich – die Revolution für das Office Management

Haben Sie sich als Assistenz schon mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz und speziell ChatGPT im Office Management beschäftigt? Alexander Pinker kennt sich als Innovation-Profiler und Future Strategist im Bereich der Künstlichen Intelligenz bestens mit den Herausforderungen und Möglichkeiten der neuen Technologien aus und verrät in diesem Beitrag, wie Sie Ihren Assistenz-Alltag dank Künstlicher Intelligenz und insbesondere dem Tool ChatGPT noch effizienter gestalten.

Übrigens: Im Seminar "ChatGPT im Office" können Sie die hier vorgestellten Themen weiter vertiefen und sich einen entscheidenden Wissensvorsprung als Expertin für Künstliche Intelligenz verschaffen.

Es ist eigentlich nicht zu übersehen, dass unsere Welt zunehmend im Wandel ist. Schaut man sich nur die Arbeitsleistung von Smartphones an oder die immer kürzeren Innovationszyklen bei Computern, Entertainment und Co., erkennt man schnell, dass wir uns inmitten einer digitalen Revolution befinden. Die Arbeitswelt entwickelt sich dabei genauso rasant weiter und der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in verschiedenen Bereichen bringt neue Herausforderungen und Möglichkeiten mit sich. Gerade in der operativen Tätigkeit die Assistenz von diesen Technologien profitieren und ihre Arbeitsabläufe effizienter und individueller gestalten.

Künstliche Intelligenz hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und damit auch zunehmend ihren Weg in die Assistenz gefunden. Eines der vielversprechendsten Tools in diesem Bereich ist ChatGPT, ein Sprachmodell, das auf der GPT-4-Architektur basiert und von OpenAI entwickelt wurde. „GPT“ steht für „Generative Pre-training Transformer“, was bedeutet, dass das System mit einer Unmenge an Daten trainiert wurde, welche es so effizient machen.

Nice to know: Würde man all diese Trainingsdaten beispielsweise auf eine DIN-A4-Seite drucken wollen, könnten wir mit den Blättern aneinandergelegt gleich mehrfach die Erde umrunden.

Doch zurück zur KI und ihren Möglichkeiten. Künstliche Intelligenz ist dafür da, um Zusammenhänge zu erkennen und Routineaufgaben zu erleichtern. Die künstliche Intelligenz ist somit ein vielseitiges Werkzeug, das bei einer Vielzahl von Aufgaben hilfreich sein kann, die insbesondere im Assistenzbereich anfallen.

Ein entscheidender Aspekt, der ChatGPT von anderen KI-Systemen abhebt, ist ihre Fähigkeit, natürlichsprachliche Dialoge in Echtzeit zu verstehen und darauf zu reagieren. Dies ermöglicht es Assistentinnen und Assistenten, effizienter zu kommunizieren und Informationen zu verarbeiten.

Wenn Sie einfach an Ihren eigenen Assistenz-Alltag denken, dann stellen Sie sich die Frage: Washätten Sie gerne automatisiert? Wo würden Sie sich eine Assistenz in der Assistenz wünschen?

Die Anwendungsmöglichkeiten von ChatGPT sind vielfältig und reichen von der Bearbeitung von E-Mails und Texten über die Organisation von Terminen bis hin zur Erstellung von Berichten und der Zulieferung für Präsentationen. Ein weiterer Vorteil des Systems von OpenAI ist die kontinuierliche Weiterentwicklung des Modells. Durch ständiges Training und maschinelles Lernen verbessert sich das System fortlaufend und passt sich den Anforderungen der Arbeitswelt an. Dies führt zu einer ständig steigenden Leistungsfähigkeit und ermöglicht es Assistentinnen und Assistenten, ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.

Auch andere KI-Tools zur Übersetzung, zur Sprachausgabe oder zur Erstellung von Grafiken für Präsentationen sind Werkzeuge, die aus dem Handwerkskasten der Assistenz nicht weg zu denken sind.

Der Einsatz von ChatGPT und Co. kann Mitarbeitende dabei unterstützen, ihre Fähigkeiten in den Bereichen Textverarbeitung, Recherche, Datenanalyse und Kommunikation auszubauen und so den Fokus wirklich auf den Kern der eigenen Arbeit zu legen, anstatt sich an Routineaufgaben aufzuhängen.

Die Einführung von KI-Systemen in der Assistenz ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Datenschutz und Sicherheit sind zentrale Themen, die bei der Implementierung dieser Technologien berücksichtigt werden müssen. Es ist daher unerlässlich, dass Unternehmen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich mit den entsprechenden Richtlinien und Best Practices auseinandersetzen, um den Einsatz von KI verantwortungsvoll und sicher zu gestalten.

KI-Tools haben das Potenzial, die Arbeitswelt von Assistentinnen und Assistenten nachhaltig zu verändern. Durch die effiziente Bewältigung von Routineaufgaben und die Verbesserung der Kommunikation können sich Assistenzen stärker auf kreative und strategische Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren. Um diese Vorteile zu nutzen, ist es jedoch wichtig, sich aktiv mit den neuen Technologien auseinanderzusetzen und sich fortlaufend weiterzubilden. Mit Hilfe von ChatGPT und Co. kann die Assistenz ihre beruflichen Perspektiven erweitern und sich erfolgreich in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt behaupten und Teil der digitalen Revolution werden.

Übrigens: Wenn Sie mehr über die Funktionsweise und Möglichkeiten von ChatGPT erfahren möchten, lesen Sie unseren Beitrag „ChatGPT: Künstliche Intelligenz von OpenAI als Chance oder Gefahr für die Zukunft?“ Hier haben wir den großen Alltagstest gemacht und geschaut, wann die KI an ihre Grenzen stößt.