Anders und zeitgemäß auditieren – so geht’s!

„Nicht schon wieder ein Audit!“ „Was bringt uns das Auditieren?“

Mit solchen oder ähnlichen Äußerungen bzw. Fragen müssen sich immer mehr, insbesondere interne Auditoren, QMBs und QM-Leiter, auseinandersetzen. Einer der Gründe für diesen Unmut liegt zweifellos darin, dass die Audits sehr stark ritualisiert durchgeführt werden und kein Nutzen zu erkennen ist.

Erfahren Sie in diesem Beitrag von Qualitätsmanagement-Experte Dr. Wilhelm Floer, wie ein klassisches Audit eigentlich aussieht – und wie das Auditieren effektiver gestaltet werden kann.

Der Auditor setzt einen Fragebogen oder eine Checkliste ein und arbeitet die Fragen bzw. Checkpunkte sukzessive ab. Der Auditor stellt die Fragen der/die Auditierte antwortet. Die Auditierten versuchen alles richtig zu machen und insbesondere die richtigen Antworten zu geben. Der Auditor bewertet unmittelbar, direkt im Audit, innerhalb von kürzester Zeit, ob die Vorgaben und Anforderungen eingehalten werden. Die Akteure, sowohl die Auditoren und als auch die oder der Auditierte, beherrschen ihre Rollen. Die Abläufe, und vielfach die gestellten Fragen, sind allen Beteiligten bekannt. Eben, das typische Audit (-Ritual).

Das, sogar gemäß den geltenden normativen Vorgaben (ISO 19011:2018, s. Tabelle A.1 — Auditmethoden). Dazu müssen wir “nur“ die Auditrituale durchbrechen und anders auditieren. Denn Audits können auch ohne menschliche Interaktion und aus räumlicher Distanz durchgeführt werden. Spätestens seit Corona wissen wir, dass Remote Audits sehr gut funktionieren. Werden Audits funktionsorientiert durchgeführt können wir mit den Audits wesentlich mehr Nutzen generieren. Statt sie zu überfrachten, sollten wir weniger Funktionen, idealerweise nur eine Funktion, den Audits zuordnen. Weniger ist mehr (spezifisch)!

Ein Audit durchzuführen, um Verbesserungspotentiale zu identifizieren und gleichzeitig Compliance oder Normkonformität effizient nachzuweisen, ist besonders schwierig. Wesentlich effizienter ist es die Funktionsspreizung anzuerkennen und differenziert vorzugehen.

Hat das Audit eher eine Governance-Funktion, Compliance und Konformität soll nachgewiesen werden, dann erhält das Audit unweigerlich einen Prüfungscharakter. Die Auditoren müssen rigoros Sachverhalte und Prozesse hinterfragen, um Abweichungen und/oder Verstöße zu identifizieren. Das ist besonders häufig in Branchen der Fall, in denen zahlreiche regulative und gesetzliche Vorgaben gelten. Die Auditierten bereiten sich auf das Audit entsprechend vor, weil Sie wissen, dass Abweichungen und/oder Verstöße Konsequenzen nach sich ziehen können. Die Auditoren müssen davon ausgehen, dass die Auditierten die Dinge schönreden und positiv darstellen, so wie der Auditor es hören bzw. sehen möchte.

Verbesserungspotentialaudits bieten sich hingegen hervorragend an, Audits gänzlich anders zu gestalten. Alternative Auditformate können Auditworkshops, Stellvertreteraudits, Kontaktstellen-Audits, Gamification Audit, etc. sein. Bei der „Teilnehmende Beobachtung“ erscheint der Beobachter nicht als Prüfer, sondern eher als interessierter Lernender. Derartige Formate gestatten es den Auditoren und den Auditierten ihr Verhalten gegenüber der klassischen Vorgehensweise deutlich und wahrnehmbar zu verändern. Idealerweise erkennen die Auditoren die Kompetenzen der Auditierten an und die Auditierten legen Ihre kluge Zurückhaltung ab. Es entsteht eine konstruktive und offene Auditatmosphäre.

Wollen wir das Audit revitalisieren, dann müssen wir anders auditieren. Audits müssen unter Umständen Prüfungscharakter haben. Audits können und dürfen Spaß machen. Wir können mit Audits Nutzen generieren, wenn wir funktionsspezifisch auditieren. Das interviewlastige Allzweckaudit hat ausgedient.

Mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung bieten sich viele neue Möglichkeiten für die Auditdurchführung und das Auditmanagement. Dies geht inzwischen weit über die Nutzung einer Auditsoftware oder eines CAQ-Systems hinaus. Neben der statistischen Datenanalyse (Data Analytics) als auch der Analyse, Optimierung und dem Monitoring von Prozessen (Process Mining) kommt inzwischen KI zum Einsatz. Beispiele aus der Automobilindustrie zeigen, wie die Durchführung von Audits über große räumliche Entfernung mit AR (Augmented Reality) -Brillen und Unterstützung von KI schon heute möglich sind.