Virtuelle Assistenz – Job der Zukunft?

16. July 2019
Digitalisierung, Sekretariat & Assistenz
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Im Zuge der Digitalisierung sind viele klassische Berufe nach und nach weggefallen – aber es sind im Gegenzug auch viele neue Jobs dadurch geschaffen worden. Wie zum Beispiel die virtuelle Assistenz. Hinter ihr verbirgt sich – anders als bei einem Home Assistant wie zum Beispiel Amazon Alexa – sogar ein echter Mensch und keine KI.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was die virtuelle Assistenz überhaupt macht, welche Aufgaben sie übernimmt und für welche Kundengruppen sie geeignet ist.

Was ist eigentlich eine virtuelle Assistenz?

Die virtuelle Assistenz oder auch VA (oder VPA für „virtuelle persönliche Assistenz“) genannt, erledigt alle Aufgaben für ihre Kunden, die sie nicht zwingend selbst ausführen müssen oder wollen. Sie funktioniert also eigentlich wie eine klassische Assistenz, jedoch mit dem Unterschied, dass hierfür keine räumliche Nähe notwendig ist. Dank der Digitalisierung und den dadurch entstandenen Möglichkeiten, kann es sich die virtuelle Assistenz erlauben, beispielweise in Honolulu zu sitzen, während ihr Auftraggeber im Regen von London arbeitet.

Virtuelle Assistenzen können dabei freiberuflich oder bei einer der zahlreichen VA-Agenturen beschäftigt sein. Selbstständige VAs agieren hierbei meist als Einzelunternehmer, können den Job aber auch als Nebentätigkeit ausüben.

Eine spezielle Ausbildung zur virtuellen Assistenz gibt es (bisher) nicht, jedoch erwarten Auftraggeber und Agenturen zumindest Grundkenntnisse im Office-Management von ihnen. Eine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder -management kann hierbei zum Beispiel ein guter Grundstein sein.

Welche Aufgaben kann eine virtuelle Assistenz übernehmen?

Bei den Aufgabenverteilungen von virtuellen Assistenzen sind vorerst keine Grenzen gesetzt. Alles, was sich mittels digitaler Kommunikations- und Informationstechnologien und unabhängig von räumlicher Nähe erledigen lässt, kann theoretisch von einer VA übernommen werden. Beispiele hierfür sind:

Klassisches Büromanagement

Zahlreiche Aufgaben, die eine klassische Assistenz erledigt, können auch an virtuelle Assistenzen vergeben werden:

  • Erstellung von Präsentationen
  • Auswertung von Datensätzen und Reportings
  • Koordination von Terminen und allgemeine Korrespondenz
  • Erstellung von Rechnungen und Versand an Kunden
  • Erfassung von Pflege von Datensätzen

Online-Marketing

Die Digitalisierung schafft nicht nur den Beruf der virtuellen Assistenz – sie erweitert ihn sogar:

  • Betreuung von Social-Media-Kanälen
  • Erstellung von Content für die sozialen Netzwerke
  • Community Management von Social-Media-Kanälen
  • Erstellung und Verwaltung von Social-Media-Ads
  • Koordination von Werbe-Kampagnen
  • Erstellung und Verwaltung von Websites und Landingpages
  • Optimierung von Websites im Hinblick auf SEO
  • Transkription von Podcast-Folgen
  • Erstellung von Shownotes für Podcast-Folgen
  • Schnitt, Bearbeitung und Upload von YouTube Videos

Customer Service

Ein guter Kundenservice ist eines der Aushängeschilder eines Unternehmens. Zeitfressende Aufgaben können mittels Telefon, Mail oder Chat einfach von einer VA übernommen werden:

  • Akquise von neuen Kunden
  • Betreuung von Neu- und Bestandskunden
  • Beantwortung von Fragen rund um die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen
  • Bearbeitungen von Reklamationen

Private Aufgaben

Viel beschäftigte Auftraggeber haben oft keine Zeit, sich um die kleinen Dinge des Alltags zu kümmern. Hier können virtuelle Assistenzen Abhilfe schaffen und das Leben organisieren:

  • Aktualisieren des Kalenders
  • Buchung von privaten oder geschäftlichen Reisen
  • Vereinbaren von Terminen mit beispielsweise Ärzten, Handwerkern oder dem Steuerberater
  • Erinnerungen an wichtige Ereignisse wie Geburtstage oder den Hochzeitstag und Bestellung von passenden Geschenken

Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Tätigkeitsfelder, die eine VA bedienen kann. Man kann gespannt sein, wie sich diese ebenfalls im Laufe der Zeit und mit fortschreitender Digitalisierung verändern und erweitern werden.

Wer engagiert eine virtuelle Assistenz?

Dadurch, dass VAs sich selbst sehr gut spezialisieren und individuell aufstellen können, ist ihr Kundengebiet ebenso breit gefächert – folgende Kundengruppen können unter anderem als Auftraggeber für virtuelle Assistenzen fungieren:

Viel beschäftigte Privatpersonen, die im Alltag organisatorische Unterstützung benötigen

Einzelunternehmer, die kein Budget für eine festangestellt Assistenz haben

Unternehmen, die für eine bestimmte Projektarbeit unabhängige und flexible Mitarbeiter benötigen

Führungskräfte, die zwar keine persönliche Assistenz haben aber trotzdem zeitraubende Aufgaben abgeben wollen

Warum sollte man eine virtuelle Assistenz engagieren?

Das neue Berufsfeld der VA bietet viele Vorteile für Auftraggeber. Da sie nicht an einen Ort gebunden ist, entfallen für den Kunden einige Kostenpunkte wie beispielsweise Personalneben- oder Reisekosten – und Kosteneinsparungen verzeichnet schließlich jeder Unternehmer gern, oder?

Außerdem können sich die Kunden, durch die Abgabe von zeitintensiven oder Routine-Aufgaben, auf ihr Kerngeschäft und ihre gewonnene Freizeit fokussieren. Dies führt zu mehr Entspannung im Alltag und effizienterem Arbeiten im Job.

Weiterhin ist die virtuelle Assistenz flexibel einsetzbar, da sie in der Regel nicht festangestellt ist. So entstehen zum Beispiel im bekannten Sommerloch keine Kosten für feste Mitarbeiter, die sowieso tendenziell eher weniger zu tun hätten.

Auf der anderen Seite können VAs bei kurzfristigen Personalengpässen flexibel einspringen und gezielt Aufgaben übernehmen – so bleiben die Kunden vor Stress bewahrt.

Fazit: Die virtuelle Assistenz kann ein wahrer Zeitsparer sein

Dank der Digitalisierung kann man sich mittlerweile auf virtuelle Assistenzen verlassen. Sie erleichtern den Arbeitsalltag mit fachlichem Know-how oder der Übernahme von Routinetätigkeiten und können so zu echten Office-Heros werden, obwohl sie an einem ganz anderen Ort auf der Welt sitzen als der Auftraggeber selbst.

Man darf gespannt sein, wie sich das Berufsfeld der virtuellen Assistenz in Zukunft weiterentwickeln wird.

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