Optimierung des Umsatzsteuermanagement mit SAP S/4HANA® – Ein Leitfaden

Mit der wachsenden Bedeutung von ERP-System in der Unternehmenswelt nehmen auch die Herausforderungen zu, vor denen die Umsatzsteuerverantwortlichen stehen. So wird von der Steuerabteilung neben ihrer fachlichen Expertise auch das Management der steuerlichen Prozesse in den Softwaresystemen des Unternehmens erwartet. Einer der wichtigsten Vertreter unter den ERP-Systemen hierzulande ist SAP S/4HANA.

In diesem Gastbeitrag gibt Tax Technology-Experte Lars Bohn einen Überblick über die Aufgaben, die die Steuerabteilung in SAP S/4HANA im Hinblick auf die Umsatzsteuer erwartet.

SAP S/4HANA unterstützt die Abbildung sämtlicher steuerrelevanter Unternehmensprozesse. Die jüngsten Entwicklungen, wie das Realtime-Reporting einmal außer Acht gelassen, lässt sich der Umsatzsteuerzyklus wie folgt zusammenfassen: Auf der transaktionalen Ebene finden Einkäufe und Verkäufe statt, deren Sachverhalte umsatzsteuerlich zu bewerten sind. Die für einzelne Geschäftsvorfälle erfassten Daten werden anschließend in aggregierter Form an die Steuerbehörden übermittelt. Eine zentrale Rolle bei diesem Procedere nimmt in SAP S/4HANA das so genannte „Steuerkennzeichen“ ein. Dieser zweistellige Schlüssel dient zur umsatzsteuerlichen Klassifizierung von Geschäftsvorfällen. So zeigt das Steuerkennzeichen unter anderem an, ob für eine Transaktion Eingangs- oder Ausgangssteuer zu melden ist, ob und welcher Steuersatz anzuwenden ist oder ob für den Sachverhalt eine Steuerbefreiung einschlägig ist. Bei der Aufbereitung der periodisch zu meldenden Daten dienen die Steuerkennzeichen als entscheidendes Merkmal zur Aggregation aller Transaktionen beziehungsweise zur Überführung der Daten in die Felder der Meldeformulare. Mit SAP Document and Reporting Compliance, kurz SAP DRC, stellt der Softwarehersteller in der jüngsten Generation seiner ERP-Software eine einheitliche Plattform zur Erfüllung der Meldepflichten in zahlreichen Ländern bereit.

Dass Umsätze in der Steuermeldung versehentlich falsch deklariert oder gar nicht berücksichtigt werden, zählt wohl zu den größten Sorgen der Steuerabteilung. In SAP S/4HANA hängt die Korrektheit einer Steuermeldung maßgeblich von der richtigen Zuordnung der Steuerkennzeichen zu den einzelnen Geschäftsvorfällen ab. Dabei ist grundsätzlich zwischen einer manuellen Zuweisung von Steuerkennzeichen und einer automatisierten Steuerfindung zu unterscheiden. Ersteres Verfahren erfolgt üblicherweise in Transaktionen, die direkt in der Buchhaltung, dem FI-Modul von SAP S/4HANA, erfasst werden. Die manuelle Zuordnung von Steuerkennzeichen setzt steuerliche Fachkenntnisse bei der Anwenderschaft voraus. So gilt es, die zu buchenden Sachverhalte umsatzsteuerlich sicher voneinander abgrenzen zu können. Die Steuerabteilung kann das Risiko fehlerhafter Steuerbuchungen an dieser Stelle durch geeignete Schulungsmaßnahmen minimieren. In den Vertriebsprozessen eines SAP-Systems kommt üblicherweise eine automatisierte Steuerkennzeichenermittlung zum Einsatz, die im SAP-Standard mit der so genannten „Konditionstechnik“ realisiert wird. In einem Implementierungsprojekt unterstützt die Steuerabteilung üblicherweise die fachliche Konzeptionierung eines Regelwerkes und verantwortet die Erstellung der Regeln sowie deren Anpassung bei Gesetzesänderungen.

Wurde die Steuerfindung implementiert und erfolgreich getestet, ermittelt diese fortan für jede Transaktion im Vertriebsmodul ein Steuerkennzeichen. Auch im Einkauf sollte in Erwägung gezogen werden, eine automatisierte Steuerfindung zu implementieren, um in allen Transaktionen einen gesetzeskonformen Vorsteuerabzug sicherzustellen. Ist ein Unternehmen in umsatzsteuerlich komplexe Geschäftsvorfälle involviert, wie beispielsweise Reihengeschäfte, oder sind Registrierungen im Ausland vorhanden, werden mitunter hohe Anforderungen an das Lösungsdesign gestellt. So gilt es alle Informationen der Lieferkette, die zur steuerlichen Beurteilung durch das System benötigt werden, zusammenzuführen. Eine enge Abstimmung mit der Logistik und der IT des Unternehmens ist entscheidend für die Konzeption eines geeignetes Steuerfindungsdesigns. Lösungen von Drittanbietern - häufig als „Add-ons“ oder „Tax Engines“ bezeichnet – versprechen eine transparente Abbildung komplexer Sachverhalte. Darüber hinaus werden einige Produkte bereits mit steuerlichem Content ausgeliefert. Dass die Einführung von Drittanbieterlösungen sowohl in technischer als auch in methodischer Hinsicht häufig sehr anspruchsvoll ist, beobachte ich in der Praxis immer wieder. Es empfiehlt sich daher in Erwägung zu ziehen, bei der Integration der Lösung in das eigene SAP-System auf die Expertise des Softwareanbieters oder eines Implementierungspartners zurückzugreifen.

Bei der Durchführung von Transaktionen in SAP S/4HANA werden zahlreiche Stammdaten herangezogen. Im Kontext der Umsatzsteuer sind etwa die Stammdaten der Geschäftspartner von großer Bedeutung. In diesen sind die steuerliche Klassifikation (handelt es sich beispielsweise um einen Unternehmer oder um eine Privatperson), Steuernummern und Adressdaten hinterlegt. Letztere können beispielsweise in einer Transaktion in die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes einbezogen werden. Einzukaufende oder zu verkaufende Leistungen, werden in SAP über Materialstammdaten abgebildet. Diese verfügen über Indikatoren, aus denen im Rahmen der automatisierten Steuerkennzeichenermittlung unter anderem abgeleitet werden kann, ob eine Lieferung oder eine sonstige Leistung Gegenstand der Transaktion ist. Sollen Stammdaten für die Automatisierung von Prozessen herangezogen werden, empfehle ich vorab zu prüfen, wie verlässlich die relevanten Informationen gepflegt wurden – Stichwort „Datenqualität“.

Wie Sie oben erfahren haben, gibt es auch in einem modernen ERP-System, wie SAP S/4HANA, durchaus noch zahlreiche Prozesse, die einen manuellen Anteil aufweisen und damit mit einer gewissen Fehleranfälligkeit behaftet sind. Doch auch ein Regelwerk, dass eine automatisierte Steuerfindung realisiert, kann Lücken oder konzeptionelle Schwächen aufweisen, die zu fehlerhaften Steuerbuchungen führen können. Bei tausenden von Geschäftsvorfällen, die in einem Unternehmen monatlich anfallen, ist ein effizienter Ansatz gefragt, wenn sich die Kontrollen nicht auf Stichproben beschränken sollen. Die Installation eines automatisierten Kontrollsystems (TAX CMS) ist die Lösung dieses Problems. So ermöglichen Werkzeuge, wie beispielsweise SAP Tax Compliance, Belege auf der Datenbank systematisch auf Unstimmigkeiten zu überprüfen. Stellte die Analyse von Transaktionsdaten aufgrund des großen Datenvolumens früher ein zeitaufwändiges Unterfangen dar, ermöglicht die HANA-Datenbanktechnologie von SAP S/4HANA mit seinem In-Memory-Ansatz Kontrollen nahezu auf Knopfdruck. Wurden Fehler in den Steuerdaten identifiziert, müssen diese dem Business aufgezeigt werden. Dies zielt zum einen auf die Korrektur einzelner fehlerhafter Buchungen ab. Zum anderen empfiehlt es sich, die Kolleginnen und Kollegen für besonders kritische Fehlerquellen zu sensibilisieren, die in der Datenanalyse aufgedeckt wurden. Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, Einfluss auf alle Personen ausüben zu können, die mit umsatzsteuerlichen Prozessen im SAP-System in Berührung kommen. An dieser Stelle empfehle ich, auf die Key User zuzugehen. Die Key User verantworten die Prozesse einzelner Geschäftsbereiche, wie Vertrieb (SD), Einkauf (MM) und Buchhaltung (FI) und können als erste Ansprechpartner fungieren. Zudem können Key User der Steuerabteilung Einblicke in das Geschehen ihrer Zuständigkeitsbereiche geben und so bei der umsatzsteuerlichen Erfassung neuer Prozesse unterstützen.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung von SAP S/4HANA, verlangt es von seinen Steuerverantwortlichen die Auseinandersetzung mit allen Systemprozessen, die für die Umsatzsteuer relevant sind. Entsprechend der Natur dieser Steuerart sind Umsatzsteuerprozesse einerseits auf der transaktionalen Ebene des Einkaufs, des Vertriebs sowie der Buchhaltung angesiedelt. Zum anderen zählen das Meldewesen sowie das steuerliche Kontrollsystem zu den Bereichen, die in den Händen der Steuerabteilung liegen. ERP-Systeme bieten im Allgemeinen ein großes Potential zur Automatisierung von steuerlichen Prozessen, was zur Erhöhung von Effizienz einerseits und zur Minimierung von Risiken andererseits beiträgt. Durch die Einführung neuer Technologien und Werkzeuge unterstützt SAP mit S/4HANA die Arbeit der Steuerabteilung vor allem in den Bereichen Reporting und Compliance. Nicht zu unterschätzen sind die Anforderungen, die eine S/4HANA-Implemenitierung im Hinblick auf konzeptionelle Aspekte und das Lösungsdesign an die Steuerabteilung stellen. Dass die Steuerabteilung Kenntnis von allen im Unternehmen ausgeführten Geschäftsvorfällen hat und dass die Stammdaten eine hohe Qualität aufweisen, gewährleistet schließlich die „Readiness“ für die Einführung von Automatisierungen. Die Implementierung der Steuerprozesse in SAP S/4HANA kann vor allem in Unternehmen mit umsatzsteuerlich komplexen Sachverhalten eine Herausforderung darstellen. Für Entlastung kann zum einen der Einsatz von Drittanbieterlösungen sorgen. Zum anderen können Implementierungspartner hinzugezogen werden, die mit einem interdisziplinären Ansatz die Brücke zwischen Steuer und IT schlagen.

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