Smart Office – machen Sie nicht nur Ihren Job smart

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21. November 2023
Sekretariat & Assistenz
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Das Smart Office hat sich in den letzten Jahren zu einem Trend entwickelt. Viele Menschen besitzen intelligente Produkte, wie beispielsweise Amazon Echo oder Google Home bereits zuhause – jetzt wächst der Wunsch nach ähnlichem Komfort auch am Arbeitsplatz.

Die Idee des Smart Office entwickelte sich bereits mit dem Aufkommen des Internets und der Verfügbarkeit von Computern in der Arbeitswelt. Mit der Einführung von Smartphones, Apps und der Cloud hat sich dieser Trend weiter verstärkt. Inzwischen umfasst der Begriff noch mehr Bereiche unserer Arbeitsumgebung. Aber was genau ist ein Smart Office und welche Vorteile bringt die Implementierung eines Smart Office?

Dieser Blogartikel gibt einen kurzen Überblick darüber, was ein Smart Office ausmacht, welche Arten von intelligenter Technologie hierbei typischerweise integriert sind und welche Vorteile das Smart Office sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen bietet.

Was ist ein Smart Office?

Ein Smart Office ist ein Büroraum, in dem moderne Technologie eingesetzt wird, um die Produktivität, Effizienz und Gesundheit der Mitarbeitenden zu verbessern. Gleichzeitig soll dieser sowohl umweltfreundlich als auch kosteneffizient sein. Die Optimierung der Büroumgebung wird in der Regel durch die Einführung von Werkzeugen erreicht, die die Mitarbeitende bei der Suche, Nutzung und Zusammenarbeit in ihrem Büro unterstützen. Darüber hinaus werden Analysefunktionen und Werkzeuge zur Optimierung der Raumnutzung bereitgestellt. 

Welche Vorteile bietet das Smart Office?

Die Einführung smarter Office Lösungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Mitarbeiterzufriedenheit: Ein Smart Office gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, die Arbeitsumgebung für ihre Angestellten attraktiver, sicherer, optimierter und nachhaltiger zu gestalten. Die Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass sie mehr Kontrolle über ihre Tätigkeit haben und eine bessere Work-Life-Balance genießen können. Dies führt zu einem höheren Engagement der Mitarbeitenden, was wiederum die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigert.

Zeitersparnis: Durch eine verbesserte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und Abteilungen können, die Entscheidungsfindung erleichtert und Prozesse beschleunigt werden. Durch beispielsweise die smarten Buchungen von Meetingräumen oder die digitalen Zugangskontrollen sparen Mitarbeitende Zeit.

Ressourcenmanagement: Intelligente Technologien sorgen automatisch für eine verantwortungsvolle und effiziente Nutzung von Ressourcen. Dadurch spart das Unternehmen Energie- und Betriebskosten.

Sicherheit: Auch die Sicherheit können durch smarte Technologien verbessert werden, indem beispielsweise Smarte Brandmelder und Wassersensoren die Feuerwehr automatisch benachrichtigen.

Was macht ein Büro eigentlich zum Smart Office?

Unternehmen jeder Größe, vom Einzelunternehmer bis zum großen Unternehmen, können von intelligenteren Arbeitsmethoden profitieren. Aber wie wird ein Büro smart und welche Technologien werden dafür gebraucht?

Diverse Arbeitsbereiche: Das smarte Büro stellt verschiedene Arbeitsbereiche zur Verfügung, wie zum Beispiel klassische Bürobereiche, wie ruhige Einzelplätze aber auch Co-Working Spaces, wie Lounges und Meeting-Räume. Dadurch werden die verschiedenen Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt und ein kreativer Austausch gefördert. Im Sinne der Mitarbeitergesundheit ist das Smart Office mit höhenverstellbaren Schreibtischen und ergonomischen Stühlen ausgestattet.

Technische Ausstattung: Das Smart Office verfügt über eine kabellose Arbeitsumgebung und eine moderne technische Ausstattung, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, ohne lästiges Kabelmanagement zu arbeiten. Zudem gibt es große Monitore an den Arbeitsplätzen sowie Smartboards und Videosysteme in den Projekt- und Besprechungsräumen.

Raumklima: Für ein gesundes Arbeitsumfeld überwachen Sensoren im Smart Office Temperatur, Helligkeit, Lautstärke und Luftqualität. Mitarbeitende bekommen auf ihrem Desktop direkte Hinweise, wie sie die Luftqualität verbessern können, z.B. durch Öffnen eines Fensters.

Raumbuchungssystem: Die besten Smartbürolösungen bieten ein cleveres Buchungssystem für Arbeitsplätze und Räume. Mit Hilfe von energiesparenden Displays und Anwesenheitssensoren können Mitarbeitende Besprechungsräume nach ihren Bedürfnissen buchen. Der Raum wird automatisch für andere freigegeben, wenn niemand zur Besprechung erscheint. Dieses System kann auch für Parkplätzen umgesetzt werden.

Energieüberwachung: Durch effizienten Energieverbrauch können Unternehmen Kosten einsparen. Hierfür können diese Sensoren vielseitig genutzt werden. Sie messen die Anwesenheit in Besprechungsräumen oder an Schreibtischen, schalten das Licht automatisch ein oder aus, öffnen Türen automatisch, wenn sich jemand nähert und regulieren die Temperatur bei intelligenten Klimatisierungssystemen. Gemeinschaftsarbeitsplätze reduzieren Büroflächen und sparen Heiz-, sowie Beleuchtungskosten. Unbenutzte Bereiche werden abgeschaltet und die Heizung angepasst. Der Energieverbrauch wird mithilfe von smarten Steckdosen präzise gemessen.

Smart Office, auch für Ihren Arbeitsplatz?

Mit diesen Smarten Bürogeräten optimiert sich Ihr persönlicher Arbeitspatz:

Smarter persönlicher Assistent: Mit einem eigenen virtuellen Assistenten können Sie Aufgaben, wie die Planung von To-do‘s, die Verwaltung von E-Mails und sogar die Bestellung von Büromaterial übernehmen. Intelligente persönliche Assistenten optimieren Ihre Arbeitsabläufe und setzen wertvolle Zeit frei.

Digitales Tablet: Trotz der Digitalisierung ist es manchmal einfacher und befriedigender, Ihre Gedanken in ein Notizbuch zu schreiben. Mit einem Digitalen Tablet und einem Stift können Sie das Gefühl des Schreibens auf Papier imitieren, ohne dass Sie analoge Notizen in eine digitale Form umwandeln müssen.

Stream Deck Mini: Das Stream Deck Mini ist ein Bedienpanel mit 6 konfigurierbaren LCD- Tasten. Während Ihrer Arbeit nutzen Sie sicher bestimmte Websites, Dokumente und Anwendungen, auf die Sie so häufig zugreifen müssen. Anstatt sich durch Ordner zu wühlen, um Dokumente zu finden oder Notizen und Browser ständig geöffnet zu lassen, können Sie auf eine der vielen Tasten zugreifen, um das zu bekommen, was Sie brauchen.

Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung: Wenn es Ihnen schwerfällt, sich in einem lauten Büro zu konzentrieren, sind Active Noise Cancelling Kopfhörer die beste Lösung. Diese Kopfhörer schirmen Hintergrundgeräusche ab, sodass Sie sich besser konzentrieren können.

Interaktive Whiteboards: Ein interaktives Whiteboard ist ein Bildschirm, auf dem Sie mit den darauf angezeigten Inhalten interagieren können. Das ist ein nützliches Tool für die Zusammenarbeit, das auch sehr viel Spaß macht.

Smarte Wasserflasche: Sie können auch die eigene Gesundheit durch smarte Technik verbessern. Eine Smarte Wasserflasche verfolgt Ihren Verbrauch und erinnert Sie mittels LED-Licht oder App-Benachrichtigung daran, ausreichend zu trinken.

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Über den Autor

Eskatnaf Yasin

Eskatnaf Yasin ist seit 2022 Auszubildender bei Management Circle. Während seiner Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann durchläuft er verschiedene Fachabteilungen und übernimmt Verantwortung für erste Projekte. Mit seiner ruhigen und strukturierten Arbeitsweise ist er eine wertvolle Unterstützung für seine Kollegen. 

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