Phasenbasierte Instandhaltung auf Basis von SAP S/4HANA am Beispiel der Röhm GmbH

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11. August 2023
Instandhaltung
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Mit der Einführung von SAP S/4HANA hat sich auch die Art und Weise, wie Instandhaltungsprozesse verwaltet werden, weiterentwickelt. Ein wesentlicher Bestandteil dieser neuartigen Entwicklung ist die phasenbasierte Instandhaltung, die seit dem Release SAP S/4HANA 2021 im SAP Standard zur Verfügung steht. Dabei sind die Phasen nicht nur ein zusätzliches Feature, sondern ein integraler Bestandteil der neuen SAP EAM Best Practices 4HH (Reactive Maintenance) und 4HI (Proactive Maintenance).

In diesem Artikel werden Ihnen unsere Experten Andreas Becker und Kristina Filatova einen kurzen Einblick in die Instandhaltungsprozesse der Röhm GmbH auf Basis von S/4HANA geben. Als Beispiel wird hierbei der Prozess der reaktiven Instandhaltung herangezogen, der sich sehr stark am Best Practice 4HH orientiert. In diesem Beispiel gehen wir darauf ein, wie eine phasenbasierte Instandhaltung abläuft und was daran besonders ist.

Experte Andreas Becker

Andreas Becker

Process Manager Maintenance & Engineering | Röhm GmbH

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Expertin Kristina Filatova

Kristina Filatova

PM Consultant | Evora IT Solutions GmbH

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Grundidee der phasenbasierten Instandhaltung

Im Grunde sind Phasen ein zusätzliches Konstrukt zum System- und Anwenderstatus, deren Ziel es ist, den Instandhaltungsprozess für die Anwender transparent zu machen. Im Kontrast zum traditionellen System- und Anwenderstatus, der für die meisten Anwender recht technisch und teilweise sogar kryptisch klingt, können Instandhaltungsplaner oder Techniker eine Phase und Subphase intuitiver und einfacher nachvollziehen.

Laut SAP Best Practice gibt es maximal neun Phasen, von Erstellung einer Instandhaltungsanforderung, bis zum Abschluss des Instandhaltungsauftrages. Allerdings sind nicht alle Phasen obligatorisch, um einen Instandhaltungsprozess durchführen zu können (s. u.  Bild 1).


Im Rahmen der S/4HANA Implementierung bei Röhm, wurden die Phasen entsprechend der fachlichen Anforderungen analysiert und für die zukünftigen Prozesse festgelegt. Einer der positiven Effekte dabei war die Entscheidung, auf den Anwenderstatus in Instandhaltungsaufträgen gänzlich zu verzichten. Bestimmte prozessuale Erweiterungen mittels Anwenderstatus waren Dank Phasen nicht mehr notwendig. 

Die einzelnen Phasen und Fiori-Apps

In den folgenden Kapiteln würden wir gerne auf die einzelnen Phasen und korrespondierenden Fiori-Apps im reaktiven Instandhaltungsprozess bei Röhm eingehen.
 

Phase – „Initiierung“

Eine Störung wird aus dem Produktionsbetrieb gemeldet, damit sie mit der entsprechenden Priorität behoben wird.

Zwei Möglichkeiten stehen zur Verfügung, um eine Instandhaltungsanforderung anzulegen:

  • Fiori App F1511A „Instandhaltungsanforderung anlegen“
  • 3rd-party Tools

Der meldende Mitarbeiter kann nach der Erfassung den Status seiner Instandhaltungsanforderung im folgenden Fiori App nachverfolgen:

  • Fiori App F4513 “Meine Instandhaltungsanforderungen“
     

Phase – „Screening“

In der nächsten Phase wird die Instandhaltungsanforderung (Meldung) seitens Betriebstechnik überprüft und akzeptiert oder abgelehnt. In diesem Prozessschritt kann die Betriebstechnik die Priorität und ggf. Zuständigkeit (verantwortlicher Arbeitsplatz) anpassen. Für diesen Schritt wird folgendes Fiori-App verwendet:

  • Fiori App F4072 „IH-Anforderungen überprüfen“
     

Phase – „Planung“

In dieser Phase plant der Instandhaltungsplaner, auf Basis von eingegangenen Meldungen, entsprechende Maßnahmen zur Behebung der Störung. Der Planer entscheidet hierbei über die konkrete Organisation der Instandhaltungsarbeiten in dem er eine oder mehrere Meldungen einem Instandhaltungsauftrag zuweist. Daraufhin plant er die dafür notwendigen internen oder externen Instandhaltungsmaßnahmen, wobei die Ersatzteile über verschiedene integrierte Kataloge (OCI-Katalog) direkt aus dem Instandhaltungsauftrag bestellt werden können. Folgende Fiori-Apps sind dafür im Einsatz:

  • Fiori App F4604 „Instandhaltungsmeldungen und Aufträge verwalten“
  • Fiori App W0017 „Instandhaltungsauftrag verwalten“
     

Phase – „Vorbereitung“

Sobald die Planung vollständig abgeschlossen ist, wird der Auftrag freigegeben und befindet sich in der Phase „Vorbereitung“. Nach der Freigabe werden die Plankosten in die „Baseline“-Kosten übertragen und bleiben über den gesamten Prozess unverändert. Dadurch werden die Plankosten zum Zeitpunkt der Freigabe als Referenz eingefroren.

Nun kann der Auftrag zur weiteren Ausführung vorbereitet werden. Um sicherstellen zu können, ob zum Starttermin alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen, bietet SAP verschiedene Fiori-Apps, wo Lagermaterialien, Nichtlagermaterialien und Bestellanforderungen überwacht werden können.

Wenn alle Vorbereitungen getroffen wurden, wird der Auftrag ausgedruckt und in die Ausführung gegeben. Eine wichtige Zielsetzung von Röhm ist es Druckformulare nach Go-Live durch SAP Service and Asset Manager zu ersetzen.

Folgende Fiori-Apps sind in dieser Phase eingebunden: 

  • Fiori App F3888 „Planungsmappen verwalten“
  • Fiori App F5105 „Übersicht über IH-Arbeitsvorrat“
  • Fiori App F4073 „Instandhaltungsarbeitsvorrat verwalten“
  • Fiori App F4604 „Instandhaltungsmeldungen und Aufträge verwalten“
  • Fiori App F2175 „Instandhaltungsauftrag suchen“
  • Fiori App W0017 „Instandhaltungsauftrag verwalten“
  • Fiori App IW3D „Instandhaltungsauftrag drucken“
     

Phase – „Ausführung“

In dieser Phase findet die geplante Instandsetzung durch einen Techniker vor Ort statt. Nach abgeschlossener Arbeit können die verbrauchten Stunden in SAP zentral oder individuell als Zeitrückmeldung erfasst werden. Folgende Fiori-Apps stehen dabei zur Verfügung:

  • Fiori App F4632 „Instandhaltungsaufträge und Vorgänge suchen“
  • Fiori App F3925 „Zeitrückmeldungen hochladen“

Der Planer kann in dieser Phase den Status der Durchführung mit Hilfe der folgenden Fiori-Apps überwachen:

  • Fiori App F2175 „Instandhaltungsauftrag suchen“
  • Fiori App W0017 „Instandhaltungsauftrag verwalten“
  • Fiori App F5105 „Übersicht über IH-Arbeitsvorrat“
     

Phase – „Nacharbeiten“

In diesem Schritt erfolgt die Dokumentation der durchgeführten Instandsetzungsmaßnahmen. Hier wird vor allem der Auftrag durch den Planer auf Vollständigkeit geprüft. In dieser Phase werden typischerweise Zeitrückmeldungen nachgebucht bzw. korrigiert oder Dokumentation nachgereicht.

Der Planer kontrolliert die Instandhaltungsauftragskosten, vergleicht Ist-, Plan-, Baseline- und Schätzkosten. Folgende Fiori-Apps verwenden werdet:

  • Fiori App F2175 „Instandhaltungsauftrag suchen“
  • Fiori App W0017 „Instandhaltungsauftrag verwalten“
  • Fiori App F4632 „Instandhaltungsaufträge und Vorgänge suchen“
  • Fiori App F3925 „Zeitrückmeldungen hochladen“
  • Fiori App F4603 „Kosten für Instandhaltungsauftrag – Plan/Ist“
  • Fiori App F5105 „Übersicht über IH-Arbeitsvorrat“
     

Phase – „Abschluss“

In der letzten Phase wird der Auftrag vom Planer technisch abgeschlossen und kann später abgerechnet werden. Im finalen Schritt, wenn keine offenen Belege mehr zum Auftrag existieren, kann der- kaufmännische Abschluss erfolgen. Folgende Fiori-Apps sind hier involviert:

  • Fiori App F2175 „Instandhaltungsauftrag suchen“
  • Fiori App W0017 „Instandhaltungsauftrag verwalten“
  • Fiori App EAM88 „Ist-Abrechnung ausführen-Instandhaltungsaufträge“

Andere Prozesse – Anderes Phasenmodell

Röhm hat weitere Instandhaltungsprozesse im Einsatz, die auf Phasen basieren. Dazu gehört z.B. Proaktive Instandhaltung, CAPEX und OPEX Instandhaltung und administrative Instandhaltungstätigkeiten. Diese Prozesse besitzen keine Phasen „Initiierung“ und „Screening“, da der eigentliche Prozess erst in der Phase „Planung“ beginnt.

Phasenbasierte Instandhaltung mit SAP S/4HANA: Ein Fazit

Die phasenbasierte Instandhaltung im SAP S/4HANA bietet Unternehmen wie Röhm eine effizientere und flexiblere Methode zur Verwaltung ihrer Instandhaltungsprozesse. Durch die klare Strukturierung können Endanwender den Lebenszyklus des Prozesses besser nachvollziehen und sich intuitiv orientieren.

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