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Die Online-Krankschreibung hat sich in den vergangenen Jahren von einer pandemiebedingten Ausnahme zu einem festen Bestandteil der medizinischen und arbeitsrechtlichen Praxis entwickelt. Spätestens mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Januar 2023 und der dauerhaften Regelung zur telefonischen Krankschreibung im Dezember 2023 stehen HR-Verantwortliche nun vor neuen Fragen: Welche Formen der Krankschreibung sind heute zulässig? Was müssen Arbeitgeber akzeptieren – und wo dürfen oder müssen sie genauer hinschauen?
In diesem Beitrag erhalten Sie einen aktuellen und rechtssicheren Überblick zur Online-Krankschreibung 2026. Lesen Sie, welche Formen der Krankmeldung ohne Arztbesuch überhaupt erlaubt sind, wo rechtliche Grenzen liegen, welchen Beweiswert unterschiedliche AU-Varianten haben und wie Sie als HR Manager professionell mit Zweifeln oder Missbrauchsverdacht umgehen.
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Unter einer Online-Krankschreibung versteht man eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die ohne persönlichen Arztbesuch, aber auf Grundlage einer ärztlichen Feststellung per Video- oder Telefonanamnese erfolgt. Kurz gesagt: Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch. Rechtlich entscheidend ist dabei nicht der digitale Übermittlungsweg, sondern dass die Arbeitsunfähigkeit nach den Vorgaben der AU-Richtlinie ärztlich festgestellt wurde – und sich damit klar von unzulässigen Online-Angeboten ohne Arztkontakt abgrenzt.
Grundsätzlich lassen sich folgende Varianten unterscheiden:
Persönliche ärztliche Untersuchung in der Praxis
Ärztliche Feststellung per Videosprechstunde
Ärztliche Feststellung nach telefonischer Anamnese
Formularbasierte Online-Angebote ohne Arztgespräch
Während die ersten drei Varianten unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sind, bewegt sich das online Krankschreiben lassen ohne persönliches, telefonisches oder videoärztliches Gespräch in einem rechtlich kritischen Bereich.
Sie sollten bei einer Online-Krankschreibung grundsätzlich zwischen drei Ebenen unterscheiden:
Und so sehen die Optionen für diese drei Ebenen bei einer Online-Krankschreibung aus:
Die ärztliche Feststellung einer Erkrankung und daraus resultierenden Arbeitsunfähigkeit kann bei einer Online-Krankschreibung entweder per Telefon oder Video-Sprechstunde erfolgen.
Die telefonische Krankschreibung ist seit 2023 dauerhaft geregelt, allerdings mit klaren Einschränkungen:
Nur für der Praxis bekannte Patientinnen und Patienten
Nur bei Erkrankungen ohne schwere Symptomatik
Nur für in der Regel maximal fünf Kalendertage bei Erstbescheinigung
Nur Folgebescheinigungen nach persönlicher Untersuchung oder zwischenzeitlichem Praxisbesuch
Ein Anspruch der Arbeitnehmer auf eine Krankschreibung per Telefon besteht übrigens nicht. Der Arzt entscheidet nach ärztlichem Ermessen, ob die Voraussetzungen nach der AU-Richtlinie erfüllt sind. Gleichzeitig ist auch eine Krankschreibung per Videosprechstunde zulässig, aber auch hier:
Nur für der Praxis bekannte Patientinnen und Patienten
Nur für in der Regel maximal 7Tage
Nur für bis zu 3 Tage bei unbekannten Patientinnen und Patienten
Voraussetzung, wenn sich ein Arbeitnehmer online krankschreiben lassen will, ist stets eine ärztliche Anamnese, die eine verantwortbare Beurteilung ermöglicht, das gilt auch, wenn jemand die Krankschreibung verlängern lassen will.
Der zulässige Umfang der Fernbehandlung bestimmt, wann und in welchem Rahmen eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ohne persönlichen Arztkontakt erfolgen darf. Telefonische oder videoärztliche Anamnesen sind nur dann zulässig, wenn es sich um medizinisch überschaubare, eindeutig einschätzbare Beschwerden handelt und die Ärztin oder der Arzt auf dieser Grundlage verantwortungsvoll beurteilen kann, ob tatsächlich eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Schwere, unklare oder länger andauernde Erkrankungen sowie Fälle mit erhöhtem Untersuchungsbedarf erfordern weiterhin zwingend eine persönliche ärztliche Untersuchung.
Sich online krankschreiben zu lassen ist typischerweise möglich bei:
Leichten Erkältungen
Magen-Darm-Infekten ohne Komplikationen
Migräne oder Spannungskopfschmerzen
Kurzfristigen, klar abgrenzbaren Beschwerden
Die Fernbehandlung ist damit kein gleichwertiger Ersatz für den Praxisbesuch, sondern eine eng begrenzte Ausnahme, die dem Schutz der Patientinnen und Patienten und der Qualität der ärztlichen Entscheidung dient.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit 2023 Standard für gesetzlich Versicherte. Ärztinnen und Ärzte übermitteln Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkassen. Arbeitgeber rufen diese Daten dann selbst digital ab.
3 Wichtige Aspekte, die Sie als Arbeitgeber berücksichtigen müssen:
Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit weiterhin unverzüglich melden
Die Papier-AU entfällt in der Regel, der Beweiswert bleibt aber unverändert
Die eAU sagt nichts darüber aus, wie die AU festgestellt wurde – nur wie sie übermittelt wird
Die eAU ist also sowohl bei ärztlichen Diagnosen vor Ort in der Praxis als auch bei einer Krankschreibung per Telefon sowie einer Krankschreibung per Videosprechstunde der Standard-Übermittlungsweg der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Bundeskanzler Friedrich Merz hat die telefonische Krankschreibung angesichts des hohen Krankenstands in Deutschland wiederholt infrage gestellt und eine Überprüfung der geltenden Regelungen angekündigt – die zu niedrige Hürde schaffe Anreize zum Fehlverhalten. Bundesgesundheitsministerin Nina Warken prüft daraufhin Anpassungen, um Missbrauchsmöglichkeiten zu begrenzen.
Ärzteverbände und Telemedizin-Anbieter warnen vor einem pauschalen Rückschritt und fordern stattdessen strengere Regeln für fragwürdige Online-Fragebogen-Modelle ohne echten Arztkontakt – das Krankschreiben per Telefon oder Video bei bekannten Patienten entlasten Praxen ohne systematischen Missbrauch.
Für Sie als Arbeitgeber heißt das, einzelne Ausprägungen der Online-Krankschreibung könnten in den zukünftig regulativ verschärft oder eingeschränkt werden. Das betrifft insbesondere das Krankschreiben per Telefon und über kommerzielle Anbieter ohne klare Arzt-Patienten-Beziehung. Beobachten Sie die aktuellen Entwicklungen, um Ihre Prozesse rechtzeitig anpassen zu können.
Richtig eingesetzt, bietet die Online-Krankschreibung, vor allem in Verbindung mit dem noch relativ neuen Standard der eAU als Standardübermittlungsweg zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten:
Deutliche Entlastung von Arztpraxen durch Telefon- und Videosprechstunde
Geringeres Infektionsrisiko vor Ort in der Praxis
Schnellere Versorgung bei leichten Erkrankungen
Kein physisches Einreichen der AU mehr durch Mitarbeitende
Schnellere Verfügbarkeit der AU-Daten für Arbeitgeber
Geringeres Risiko von Verlust oder verspäteter Vorlage
Bessere Nachvollziehbarkeit und Dokumentation in HR- und Payroll-Systemen
Gerade bei kurzfristigen, unkomplizierten Erkrankungen ist das online Krankschreiben lassen, auch dank eAU, durchaus sinnvoll, sofern die rechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden.
Neben den genannten Vorteilen bringt es natürlich auch neue Herausforderungen für Arbeitgeber und Personalabteilungen mit sich, wenn die Krankschreibung online erfolgt. Gerade in Verbindung mit der noch relativ neuen eAU werden diese in der Praxis noch häufig unterschätzt.
Ein zentraler Punkt ist der zusätzliche administrative Aufwand: Während früher die Papier-AU vom Mitarbeitenden eingereicht wurde, liegt die Verantwortung heute beim Arbeitgeber, die eAU aktiv bei der Krankenkasse abzurufen. Fehlende oder verspätete Abrufe, technische Störungen oder unklare Zuständigkeiten können zu Mehraufwand, Rückfragen und Verzögerungen in der Entgeltabrechnung führen. Hinzu kommen weitere Nachteile für HR Manager:
Geringere Transparenz, da Arbeitgeber die AU erst nach aktivem Abruf erhalten
Höherer Koordinationsaufwand zwischen HR, Führungskräften, Payroll und externen Dienstleistern
Steigender Prüfaufwand bei auffälligen oder grenzwertigen Online-AUs
Größere Unsicherheit beim Beweiswert, insbesondere bei Online-Angeboten ohne klaren Arztkontakt
Für HR Manager bedeutet dies: Digitale Krankschreibungen sind kein reiner Bürokratieabbau, sondern erfordern klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen, um rechtssicher und effizient mit Fehlzeiten umzugehen.
Eine Krankschreibung online zu erhalten, läuft in der Regel für Arbeitnehmer und Arbeitgeber so ab:
Wichtig zu wissen: Reine Fragebogen- oder Chatlösungen ohne ärztliches Gespräch erfüllen die Anforderungen nicht. AUs über solche Online-Tools sollten Sie als Arbeitgeber nicht akzeptieren. Seriöse Telemedizinanbieter mit Kassenzulassung sind zum Beispiel TeleClinic oder ähnliche.
Noch einmal kurz und kompakt für Sie auf einen Blick:
Zulässig bei einer Online-Krankschreibung sind:
Persönliche Untersuchung
Videosprechstunde mit Arzt
Telefonische Anamnese unter den genannten Voraussetzungen
Nicht zulässig bzw. rechtlich angreifbar sind:
Online krankschreiben lassen ohne Arztkontakt
Automatisierte AUs ohne individuelle ärztliche Prüfung
Für Sie als Arbeitgeber ist hier vor allem der Beweiswert der AU relevant, also die Frage, inwieweit die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als verlässlicher Nachweis für die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters gilt.
Eine ordnungsgemäß ausgestellte AU besitzt einen hohen Beweiswert. Dieser kann jedoch erschüttert werden, wenn konkrete Zweifel bestehen, etwa bei:
Auffälligen Mustern (z. B. regelmäßig montags oder freitags)
Wiederholten Kurz-AUs
Unplausiblen Dauer im Verhältnis zur Tätigkeit
Bekannten problematischen Online-Anbietern
In solchen Fällen sind Rückfragen, Dokumentation und ggf. arbeitsrechtliche Schritte zulässig – stets einzelfallbezogen.
Wenn Sie vermeiden möchten, dass Arbeitnehmer Ihnen Online-Krankschreibungen vorlegen, die nicht verlässlich sind, dann legen wir Ihnen folgende Tipps ans Herz:
Achten Sie bei der eAU auf den Standort des Arztes, der auf der Bescheinigung vermerkt ist – darüber können Sie leicht erkennen, ob der Mitarbeiter wirklich zu einer Arztpraxis Kontakt hatte oder bei zweifelhaften Anbietern online ein Attest bekommen hat
Bitten Sie Arbeitnehmer aktiv darum, sich immer persönlich in einer Arztpraxis zu melden, ob telefonisch, per Video oder vor Ort – am besten definieren Sie klare interne Krankmeldeprozesse
Schulen Sie Ihre Führungskräfte – nur so können diese Sie bei der korrekten Vorgehensweise im Krankheitsfall unterstützen und Ihre Mitarbeiter entsprechend sensibilisieren
Sprechen Sie mit Arbeitnehmern, die Krankschreibungen über Online-Dienste in Anspruch nehmen und bei Ihnen einreichen – weisen Sie bei Verweigerung auf Konsequenzen hin
Haben Sie berechtigte Zweifel an einer online ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, nehmen Sie arbeitsrechtliche Beratung in Anspruch – Sie dürfen im Einzelfall die Entgeltfortzahlung notfalls verweigern, denn es braucht für diese Zahlung einen ordnungsgemäßen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers, so argumentiert Anwalt Jan Peter Schiller
Die Online-Krankschreibung ist gekommen, um zu bleiben. Doch wenn die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung online ausgestellt wurde, gilt es für Arbeitgeber, zwischen zulässigen digitalen Verfahren und rechtlich problematischen Modellen zu unterscheiden. Wer die aktuellen Regeln zur Krankmeldung ohne Arztbesuch kennt, klare Prozesse etabliert und professionell mit Zweifelsfällen umgeht, schafft Rechtssicherheit und Vertrauen. Wie ist der Stand bei Ihnen im Unternehmen? Merken Sie, dass sich Mitarbeiter vermehrt online krankschreiben lassen?
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1. Was ist eine Online-Krankschreibung?
Eine Online-Krankschreibung ist eine digital ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die ohne persönlichen Arztbesuch erfolgt. Arbeitnehmer können sich per Telefon oder Video online krankschreiben lassen.
2. Ist eine telefonische Krankschreibung noch möglich?
Ja, grundsätzlich ist eine Krankschreibung telefonisch möglich, seit Ende 2023 auch dauerhaft geregelt, jedoch nur unter engen Voraussetzungen, etwa bei bekannten Patientinnen und Patienten und bei leichten Erkrankungen ohne schwere Symptomatik.
3. Ist eine Online-Krankschreibung rechtsgültig?
Ja, heute ist auch online eine Krankschreibung gültig. Dazu muss aber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung online von einem approbierten Arzt ausgestellt werden.
4. Müssen Arbeitgeber eine Online-Krankschreibung akzeptieren?
Arbeitgeber müssen eine formell korrekte Online-Krankschreibung annehmen, dürfen aber bei konkreten Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit nachfragen oder im Extremfall die Entgeltfortzahlung verweigern, wenn der Nachweis nicht überzeugend ist.
5. Kann ein Arzt die telefonische Krankschreibung verweigern?
Ja, Ärztinnen und Ärzte entscheiden eigenverantwortlich, ob eine Krankschreibung telefonisch aus medizinischer Sicht möglich ist oder ob eine persönliche Untersuchung erforderlich ist.
6. Ist ein Online-AU-Schein legal?
Ein Online-AU-Schein ist nur dann rechtlich zulässig, wenn er auf einer ärztlichen Feststellung beruht, etwa per Video- oder Telefonanamnese. Reine Online-Formulare ohne Arztkontakt sind rechtlich problematisch.
7. Wird die Online-Krankschreibung an die Krankenkasse geschickt?
Ja, wenn Arbeitnehmer online ein Attest bekommen, werden die Arbeitsunfähigkeitsdaten bei gesetzlich Versicherten elektronisch als eAU direkt an die Krankenkasse übermittelt.
8. Wie wird die Online-Krankschreibung an den Arbeitgeber übermittelt?
Der Arbeitgeber ruft die Daten zur Arbeitsunfähigkeit bei jeder Krankschreibung elektronisch bei der Krankenkasse über das eAU-Verfahren ab, auch wenn ein ärztliches Attest online ausgestellt wurde.
9. Wann ist eine persönliche ärztliche Untersuchung Pflicht?
Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist nicht möglich bei schweren, unklaren oder länger andauernden Erkrankungen sowie auch, wenn eine verantwortbare Beurteilung per Telefon oder Video unrealistisch ist.
10. Welche Nachteile hat die eAU für den Arbeitgeber?
Der aktive Abruf der eAU bei den Krankenkassen führt zu mehr Aufwand in der Personalabteilung. Zudem kann es zu geringerer Transparenz, höherem Prüfaufwand bei Zweifelsfällen sowie Unsicherheiten beim Beweiswert kommen, vor allem, wenn Online-Modelle ohne klaren Arztkontakt genutzt wurden.
Der Arbeitsmarkt verändert sich. Arbeitgeber müssen diesen Wandel der Arbeitsmentalität verstehen, um langfristig wettbewerbsfähig zu sein. Nur so ist es möglich, neue, junge und vor allem qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Erfahren Sie, wie Sie einen erfolgreichen Bewerbungsprozess als Personaler aufsetzen und Ihre Mitarbeiter langfristig motivieren können.
Als Content- und SEO-Expertin mit über 14 Jahren Berufserfahrung gestaltet Martina Eckermann seit dem Startschuss 2017 den Management Circle Blog mit. Ihr Herz schlägt für Themen, die Führung neu denken und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag beleuchten. In ihren Artikeln kombiniert sie kreative Inhalte mit analytischem Tiefgang – von Whitepapern bis hin zu Trendanalysen. Sie verfasst regelmäßig Artikel, die auf fundierter Recherche und Experteninterviews basieren. Dabei ist sie stets auf der Suche nach frischen Impulsen und Entwicklungen, die Führungskräften echte Orientierung im Business-Alltag bieten.
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