Einarbeitung neuer Mitarbeiter: 3 Schritte, die Sie als Führungskraft beherzigen sollten

18. March 2019
Führungskompetenz, Personal, Soft Skills
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Sie haben einen neuen Mitarbeiter für Ihr Team gesucht und einen passenden Bewerber eingestellt? Gratulation! Aber wie geht es nun weiter? Was erwartet der oder die Neue von Ihnen und was müssen Sie als direkter Vorgesetzter bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beachten? Wir haben für Sie die drei wichtigsten Schritte für die Zeit nach der Vertragsunterzeichnung zusammengestellt – damit die Eingewöhnung für beide Seiten erfolgreich verläuft.

3 Schritte, die Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beachten sollten

1. Schritt: Die Zeit vor dem Arbeitsantritt

Ihr Mitarbeiter hat den Arbeitsvertrag unterschrieben und fängt zum festgelegten Termin bei Ihnen an. Was passiert bis dahin? Sicherlich können Sie die Zeit absitzen und abwarten, bis der Neue seinen Dienst antritt. Schön ist das aber nicht. Nutzen Sie die Zeit lieber, um den Mitarbeiter auf diesen Tag vorzubereiten.

Stellen Sie ihm beispielsweise Organigramme zur Verfügung, damit er sich mit der Teamstruktur vertraut machen kann oder lassen Sie ihm Arbeitsmaterial zukommen, das ihm dabei hilft, sich auf seine Tätigkeit einzustellen. Damit sind allerdings keine Werbematerialien Ihres Unternehmens gemeint! Ihr Mitarbeiter muss schließlich nicht mehr von Ihrem Unternehmen überzeugt werden, sondern ist neugierig, vielleicht sogar aufgeregt, wie die ersten Arbeitstage wohl verlaufen werden. Er möchte also so viele Details wie möglich über seinen zukünftigen Job erfahren. Senden Sie ihm also zum Beispiel Informationen über das Produkt, das Sie anbieten oder über die Philosophie und Werte des Unternehmens. So kann sich das neue Teammitglied innerlich vorbereiten und Sie zeigen gleichzeitig, dass Sie sich als Führungskraft auf den Start freuen uns sich mit ihm beschäftigen.

Mindestens genauso wichtig ist es, ihm die nötigen Informationen für seinen ersten Arbeitstag zu geben. Wann soll der neue Mitarbeiter zur Arbeit erscheinen? Wohin soll er kommen? Und wer ist sein erster Ansprechpartner? Lassen Sie ihm diese Informationen unbedingt frühzeitig zukommen, damit Unklarheiten rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden können.

Besonders wichtig, wenn Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter vorbereiten, ist es außerdem, dass Sie nicht nur den neuen Mitarbeiter im Kopf haben. Sie müssen auch Ihr bestehendes Team informieren, damit es weiß, was die Aufgaben des Neuen sein werden, welche Rolle er im Team spielen wird und was Sie als Führungskraft von den Teammitgliedern erwarten – das kann die Einarbeitung, zukünftige Meetings oder anstehende Projekte betreffen. So vermeiden Sie, dass bereits im Vorfeld Unmut über den neuen Mitarbeiter entsteht.

Kurz zusammengefasst, sollten Sie in diesem ersten Schritt also die folgenden Punkte prüfen, bevor ein neuer Mitarbeiter anfängt:

Haben Sie dem neuen Mitarbeiter alle Informationen zum Arbeitsantritt zukommen lassen?

Haben Sie Ihr Team über den neuen Mitarbeiter informiert und die Rollen im Team geklärt?

Ist der Arbeitsplatz für Ihren neuen Mitarbeiter vorbereitet?

Im Idealfall verfügt Ihr Unternehmen sogar über einen systematischen Onboarding-Prozess durch die Personalabteilung, der die genannten Dinge automatisch berücksichtigt. Dieser Prozess soll die Einarbeitung neuer Mitarbeiter strukturieren und eine leichte Integration in das Unternehmen ermöglichen. Auch wenn das Onboarding zwar keine Kündigungen verhindert, kann es prima dazu beitragen, die Fluktuation zu reduzieren. Wir werden daher über diesen Prozess später noch einmal separat auf unserem Blog berichten. Doch egal, ob es ein systematisches Onboarding in Ihrem Unternehmen gibt oder nicht, Sie als direkte Führungskraft sollten die bis hier her genannten und die folgenden Aspekte im Kopf haben, um Mitarbeitern den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten.

2. Schritt: Die Gestaltung des ersten Tages

Der erste Arbeitstag sollte unter dem Motto der Orientierung stehen. Dazu gehören neben dem Kennenlernen der Kollegen und dem Erkunden des eigenen Arbeitsplatzes auch die Vorstellung bei Kollegen sowie ein erster Rundgang durch das Unternehmensgebäude.

Darüber hinaus sollten Sie ein Begrüßungsgespräch mit Ihrem Mitarbeiter führen, in dem Sie ihn willkommen heißen und Informationen darüber geben, was nun passiert und was er wissen muss. Wichtig ist, dass Sie sich auf den Mitarbeiter einstellen, der da in Ihr Team kommt. Je nachdem, ob dieser aus einem langjährigen Beschäftigungsverhältnis, möglicherweise aus der Arbeitslosigkeit oder gar frisch von der Uni kommt, benötigt er eine unterschiedliche Behandlung, um Selbstvertrauen zu erlangen.

Im Begrüßungsgespräch können Sie Ihrem Mitarbeiter einen Einarbeitungsplan aushändigen. Auch dieser dient der Orientierung und schafft Transparenz – gerade in den ersten Tagen, wo vieles noch neu und ungewiss ist. In diesem Einarbeitungsplan können Sie die wichtigsten Punkte, die Ihr Mitarbeiter für die Ausführung seiner Tätigkeit gezeigt bekommen muss, festhalten und dazu die entsprechenden Ansprechpartner und Termine der Einarbeitung aufführen.

Im Idealfall kann am ersten Tag bereits ein Punkt des Einarbeitungsplans durchgeführt werden. Wenn dies aufgrund der organisatorisch zu besprechenden Punkte nicht gelingt, sollten Sie Ihrem Mitarbeiter zumindest mitteilen, welche erste Aufgabe er in den kommenden Tagen angehen wird. Damit weiß der Mitarbeiter, was ihn erwartet und tappt nicht im Dunkeln.

Am Ende des Tages fragen Sie den Mitarbeiter, wie sein Eindruck ist. Wie hat der Ablauf auf ihn gewirkt? Waren es zu viele Eindrücke? Ist noch etwas Wichtiges unklar? So können Sie frühzeitig den Einarbeitungsplan anpassen und damit die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zukünftig so effektiv wie möglich gestalten.

Prüfen Sie unbedingt am Ende des Tages noch einmal, ob Sie wirklich an alles gedacht haben:

Haben Sie ein persönliches Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter geführt?

Haben Sie das Team, Vorgesetzte und das Unternehmensgebäude vorgestellt?

Haben Sie wichtige Sicherheitshinweise oder Zugangscodes weitergegeben?

Haben Sie einen Einarbeitungsplan übergeben und erläutert?

Ist dem neuen Mitarbeiter klar, was seine erste Aufgabe ist?

Haben Sie den Mitarbeiter am Ende des Tages nach einem kurzen Feedback gefragt?

3. Schritt: Der Ablauf der Probezeit

Nutzen Sie die ersten Monate, klassischerweise die vertraglich festgelegte Probezeit, dazu, Ihrem neuen Mitarbeiter so viel wie möglich mitzugeben und die ersten Aufgaben zu übergeben. Lassen Sie sich damit nicht zu lange Zeit. Diese ersten Monate sollen Ihnen und dem Mitarbeiter dabei helfen, herauszufinden, ob die Zusammenarbeit funktioniert – fachlich wie kollegial. Das erreichen Sie nur, wenn Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten frühzeitig an den neuen Mitarbeiter übertragen. Sprechen Sie daher auch während der Probezeit mit Ihrem Mitarbeiter, nur so können Sie die Zeit bestmöglich nutzen und so viele Erkenntnisse wie möglich einholen.

Führen Sie am Ende dieser Zeit ein Mitarbeitergespräch, in dem Sie gemeinsam auf die erste Zeit zurückblicken und sich gegenseitig Feedback geben. Passt alles und die Beschäftigung wird fortgesetzt, sollten Sie in diesem Gespräch die Erwartungen und damit verbundene Ziele definieren.

Stellen Sie sich als letzten Schritt der Einarbeitung neuer Mitarbeiter also diese Fragen:

Haben Sie nach Ablauf der Probezeit ein Mitarbeitergespräch geführt?

Haben Sie Ihre Erwartungen und Ziele an den Mitarbeiter formuliert?

Haben Sie die Personalabteilung informiert, wie es für den Mitarbeiter weiter geht?

Haben Sie eventuell weitere Einarbeitungshilfen in die Wege geleitet?

Haben Sie Weiterbildungsmaßnahmen geplant?

Wenn Sie sich bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter an diese drei Schritte halten, unterstützen Sie neue Teammitglieder als gute Führungskraft aktiv dabei, sich willkommen und wohl zu fühlen – was für eine erfolgreiche Zusammenarbeit essentiell ist!

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