Arbeitszeiterfassung als Pflicht: Gesetz, Apps & Vorlagen kompakt zusammengefasst

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft nahezu alle Unternehmen in Deutschland. Doch was genau verlangt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung? Welche Tools sind erlaubt und sinnvoll? Und wie steht es um die Vertrauensarbeitszeit? In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Arbeitszeiterfassung in Deutschland – fundiert, aktuell und mit klaren Handlungsempfehlungen, damit Sie ab sofort die richtigen Arbeitszeiten erfassen und Ihrer Dokumentationspflicht der Arbeitszeit rechtskonform nachkommen.

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Ja, es gibt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland – und zwar spätestens seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Es verpflichtet Arbeitgeber dazu, systematisch die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu erfassen. Das Urteil stützt sich auf das deutsche Arbeitsschutzgesetz, insbesondere auf §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, das vorschreibt:

Arbeitgeber müssen die Zeiterfassung der Arbeitszeit gesetzeskonform umsetzen, um Arbeitszeitverstöße und Gesundheitsrisiken zu vermeiden. Aber was ist überhaupt erlaubt? Seit der Einführung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat sich einiges geändert. Das Arbeitszeitgesetz legt in §3 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz fest, dass die tägliche Arbeitszeit im Normalfall acht Stunden nicht überschreiten soll. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, sofern im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen die acht Stunden nicht überschritten werden.

Die Realität sieht wie folgt aus: Laut Statistischem Bundesamt (Destatis) betrug die durchschnittliche tatsächliche Wochenarbeitszeit von Vollzeitbeschäftigten im Jahr 2023 rund 40,2 Stunden. Damit liegt die Arbeitszeit vieler Beschäftigter über der gesetzlich vorgesehenen Normalarbeitszeit von 40 Stunden wöchentlich.

Mit der Zeiterfassungspflicht kommt bei vielen Arbeitgebern zurecht die Frage auf, wie der Arbeitszeitnachweis laut Gesetz aussehen muss und welche Arbeitszeiten Sie erfassen müssen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt seit jeher die zulässige Dauer von Arbeitszeiten. Laut §16 Abs. 2 ArbZG gilt:

Das heißt: Bereits bislang mussten Überstunden dokumentiert werden. Das BAG-Urteil weitet diese Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland nun auf die komplette Arbeitszeit aus.

Ein neues Gesetz zur konkreten Ausgestaltung der Zeiterfassung als Pflicht ist aktuell in Arbeit (Stand: Mai 2025), doch die Rechtspflicht zur Stundenerfassung besteht bereits jetzt.

Gut, ab sofort ist Zeiterfassung Pflicht. Aber wie kommt es eigentlich dazu, dass für die Arbeitszeiterfassung in Deutschland ein neues Gesetz gelten soll? Die Zeiterfassung im Unternehmen dient vor allem dem Schutz der Arbeitnehmer. Eine genaue Arbeitsstundenerfassung soll Überlastung verhindern, Pausen und Ruhezeiten sicherstellen und die Einhaltung laut Gesetz zur Arbeitszeiterfassung überprüfbar machen.

Hintergrund dieser Regelung ist ein vielbeachtetes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 (Rechtssache C-55/18): Auf Grundlage einer Klage gegen die spanische Tochtergesellschaft der Deutschen Bank wurde entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Die Begründung: Nur so könne überprüft werden, ob Ruhezeiten eingehalten und die maximale Wochenarbeitszeit nicht überschritten wird. Bisherige Vorschriften, wie etwa § 16 Abs. 2 ArbZG, verlangten nur die Dokumentation von Überstunden – beinhalteten aber keine Dokumentationszeit der Arbeitszeit im Gesamten. Gerade für Beschäftigte war es dadurch im Streitfall schwierig, tatsächliche Anwesenheitszeiten zu belegen. Das neue Urteil schafft nun europaweit einen klaren Rahmen. Gleichzeitig bietet die Arbeitszeiterfassung auch Unternehmen Rechtssicherheit – etwa im Streitfall um Überstunden oder Arbeitszeiten.

Grundsätzlich ist ein Stundennachweis für alle Arbeitnehmer Pflicht, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Ihre Arbeitsstunden erfassen müssen demnach:

Eine korrekte Zeiterfassung durch Arbeitnehmer muss folgende Punkte beinhalten:

Diese Aspekte aber nicht Bestandteil der Arbeitszeit sind, auch wenn sie wie oben beschrieben bei der Arbeitsstundenerfassung berücksichtigt werden müssen:

Unternehmen können aus einer Vielzahl von digitalen Lösungen zur Arbeitsstundenerfassung wählen:

Ja, Excel zur Arbeitszeiterfassung ist grundsätzlich erlaubt – solange die Daten nachvollziehbar, manipulationssicher und aufbewahrungskonform dokumentiert sind. Eine einfache Arbeitszeiterfassung mit Excel genügt in vielen Fällen. Das Gute an diesem Tool: Viele Unternehmen setzen sowieso auf Office 365, sodass Excel bereits vorhanden ist. Gleichzeitig finden Sie bei der Arbeitszeiterfassung in Excel eine Vorlage, die Sie direkt verwenden können.

Verfügt Excel über eine Vorlage zur Arbeitszeiterfassung?

Ja, Microsoft bietet eine eigene Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung an. Diese finden Sie direkt in Excel unter "Datei" > "Neu" und dem Suchbegriff "Arbeitszeiterfassung". Alternativ finden sich zahlreiche kostenlose Varianten im Netz, die tages-, wochen- oder monatsbasiert aufgebaut sind.

Nein – laut aktuellem Stand ist die digitale Zeiterfassung keine Pflicht, sodass die Arbeitszeitenerfassung in Deutschland nicht zwingend elektronisch erfolgen müssen. Wie Sie Arbeitszeiten erfassen, bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern überlassen. Auch eine handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeit ist zulässig, sodass Sie Ihre vielleicht bewährten Stundenzettel in 2025 weiter nutzen können, genauso wie die Stempeluhr zur Zeiterfassung der Arbeitszeit weiterhin eingesetzt werden darf. Aber: Die elektronische Zeiterfassung bietet höhere Sicherheit, Effizienz und Nachvollziehbarkeit.

Sie fragen sich jetzt sicher, wer kontrolliert Arbeitszeiten überhaupt, ist eine minutengenaue Zeiterfassung wirklich nötig? Tatsächlich kontrollieren die Aufsichtsbehörden der Länder, meist Arbeitsschutzbehörden oder Gewerbeaufsicht, die Einhaltung der Zeiterfassung durch Arbeitnehmer. Bei Verstoßen drohen Bußgelder wegen nicht vorhandener oder unzureichender Zeiterfassung für Arbeitgeber. Kommen Sie als Unternehmen deshalb lieber Ihrer Zeiterfassungspflicht nach und stellen Sie Ihren Mitarbeiter ein passendes Tool zur Verfügung, in dem die Arbeitszeitenerfassung schnell und einfach erfolgen kann.

Falls Sie sich schon immer gefragt haben: Muss eigentlich die Arbeitszeitenerfassung minutengenau sein oder reicht ein grober Wert, vielleicht aufgerundet auf eine Viertel- oder halbe Stunde? Die Arbeitszeiterfassung sollte grundsätzlich präzise sein, um den gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung im Unternehmen zu genügen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, vollständig alle Arbeitszeiten zu erfassen. Zwar gibt es keine explizite Regelung, die eine minutengenaue Zeiterfassung vorschreibt, aber eine möglichst genaue Dokumentation der Arbeitszeit ist empfehlenswert, um rechtlichen Problemen vorzubeugen. Gerade die elektronische Zeiterfassung der Arbeitszeit über Apps und Softwarelösungen bietet hier praktische Unterstützung, da sie eine minutengenaue Zeiterfassung in Deutschland ermöglicht und so die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtern.

Wie und wann erfolgen diese Kontrollen?

Die Prüfungen der Dokumentation der Arbeitszeit können sowohl spontan als auch angekündigt erfolgen. In der Regel finden sie anlassbezogen statt – etwa bei Beschwerden von Mitarbeitern, anonymen Hinweisen oder bei bekannten Missständen. In risikobehafteten Branchen wie Bau, Gastronomie oder Pflege erfolgen auch regelmäßige Stichprobenkontrollen. Darüber hinaus prüft auch der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) bei Mindestlohnkontrollen die ordnungsgemäße Zeiterfassung in Deutschland.

Wer darf sie einsehen?

Die Zeiterfassung der Arbeitszeit darf grundsätzlich nur von zwei Gruppen eingesehen werden:

Ja! Auch unter dem Modell Vertrauensarbeitszeit muss eine Zeiterfassung der Arbeitszeit durch die Mitarbeiter erfolgen – allerdings geht es bei dieser Dokumentation der Arbeitszeit nicht um Kontrolle, sondern um Transparenz und Rechtskonformität.

Was ist Vertrauensarbeitszeit überhaupt?

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass nicht die Präsenzzeit, sondern das Ergebnis der Arbeit im Vordergrund steht. Mitarbeiter organisieren ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich – im Rahmen gesetzlicher Vorgaben.

Wie erfolgt bei die Arbeitszeitenerfassung bei Vertrauensarbeit?

In der Regel übernehmen die Mitarbeiter die Zeiterfassung ihrer Arbeitszeit selbstständig, zum Beispiel über eine App zur Arbeitszeiterfassung:

Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Thema, das sowohl rechtliche als auch praktische Aspekte umfasst. Hier sind einige zentrale Punkte, die berücksichtigt werden sollten: Bei der Arbeitszeiterfassung in Deutschland müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten der Mitarbeiter gemäß den Datenschutzbestimmungen geschützt sind. Dazu gehört die Einhaltung der DSGVO, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Praktische Maßnahmen können die Anonymisierung von Daten, die Verwendung sicherer Apps zur Dokumentation der Arbeitszeit und die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Informationen umfassen.

Die Einführung oder Ausweitung der Arbeitszeiterfassung in Deutschland stößt bei Mitarbeitern auf ein geteiltes Echo. Einerseits äußern viele Skepsis oder Sorge, dass eine systematische minutengenaue Zeiterfassung zu mehr Kontrolle und Misstrauen führen könnte – insbesondere in Unternehmen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben. Der befürchtete "gläserne Mitarbeiter" ist dabei ein häufig geäußerter Kritikpunkt, wenn die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Gesetz ist.

Andererseits sehen viele Beschäftigte auch klare Vorteile in der Pflicht zur Zeiterfassung: Mehr Transparenz über die eigene Arbeitsbelastung, ein besserer Schutz vor unbezahlten Überstunden und gerechtere Verhältnisse – besonders in Teams mit ungleichen Arbeitszeiten. Studien zeigen zudem, dass Mitarbeiter mehr Akzeptanz für die Arbeitszeitenerfassung entwickeln, wenn diese mit modernen, einfach bedienbaren Tools umgesetzt wird und nicht als Kontrollinstrument, sondern als Unterstützung der eigenen Selbstorganisation verstanden wird.

Hier kommen 10 Tipps für eine effektive Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen:

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist keine rein formale Vorgabe, sondern ein zentraler Hebel für Arbeitsschutz, Rechtssicherheit und moderne Arbeitsorganisation. Unternehmen sollten das Thema aktiv gestalten, geeignete Tools für die elektronische Zeiterfassung auswählen, um die Arbeitsstundenerfassung so effizient wie möglich zu gestalten, und alle Mitarbeiter praxisnah einbinden.

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