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Das Travel Management ist aus dem Assistenz-Alltag nicht wegzudenken. Ob es sich um Reisen zu Kundenterminen, Messen oder Schulungen handelt, jeder Business Trip will gut vorbereitet sein, um Unannehmlichkeiten vor Ort zu vermeiden.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie als Assistenz das Travel Management in Ihrem Unternehmen optimieren und auf das nächste Level bringen, damit jede Geschäftsreise reibungslos abläuft. Wir geben Ihnen fünf Praxis-Tipps mit an die Hand und stellen hilfreiche Travel-Management-Tools vor, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
Unter Travel Management, auch Business Travel Management oder Dienstreisemanagement, versteht man die Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen – für sich selbst oder andere. Hierunter zählt auch die klassische Reisekostenabrechnung im Nachgang. Als Assistenz sorgen Sie somit häufig für einen reibungslosen Ablauf unterwegs für Vorgesetzte oder Teammitglieder.
Ein gutes Travel Management hilft Ihnen dabei, diese Aufgaben effizient zu erledigen, um Zeit und Geld zu sparen.
In großen Unternehmen gibt es nicht selten sogar eigene Travel Manager, die ausschließlich mit der Planung, Buchung und Verwaltung der Geschäftsreisen betraut werden.
Das Managen einer Geschäftsreise kann eine komplexe Angelegenheit werden. Daher ist es sinnvoll, sich einen genauen Plan für die Koordination, Buchung und Abrechnung eines Business Trips anzufertigen. Wir geben Ihnen fünf Tipps mit an die Hand.
Das A und O des Travel Managements ist ein detaillierter Reiseplan. Notieren Sie wichtige Daten, wie Grund der Reise (z. B. ein Kundentermin in Spanien), den Reisezeitraum, das gewünschte Transportmittel zum Beispiel in einer Excel-Datei. Mittlerweile bietet Microsoft hervorragende Vorlagen für Geschäftsreiseplaner an.
Denken Sie dabei auch an die mögliche Notwendigkeit von Visa für das jeweilige Reiseland oder den entsprechenden Wechselkurs. Zudem kann es sinnvoll sein, das Kreditkartenlimit zu checken und gegebenenfalls bei der Bank zu erhöhen.
All diese Informationen sollten Sie gesammelt in einer Datei notieren und dem Reisenden anschließend aushändigen.
Je nach Reiseziel kann sich auch das Verkehrsmittel ändern. Ob Zug, Flugzeug, Firmen- oder Privatwagen – wägen Sie im Travel Management alle Vor- und Nachteile des jeweiligen Verkehrsmittels ab, zum Beispiel:
Flexibilität wird bei der Geschäftsreise mit dem Auto großgeschrieben.
Auch am Zielort sind Ihre Vorgesetzen oder Teammitglieder jederzeit mobil und flexibel.
Das Straßennetz in Europa ist sehr gut ausgebaut.
Lange Autoreisen können den Reisenden anstrengen, somit steigt auch die Unfallgefahr.
Während der Fahrt bleibt keine Zeit, etwas anderes zu machen – außer Telefonate zu führen.
Benzinpreise können wahre Kostenexplosionen sein.
Das gut ausgebaute Streckennetz spricht vor allem innerhalb Deutschlands für die Bahn.
Schnellzüge wie ICE, Thalys und Co. sorgen für eine schnelle Reise.
Es gibt keine Gepäckbestimmungen.
Besonders ohne BahnCard kann die Bahnreise teuer werden.
Individuelle Pausen sind mit der Bahn nicht möglich.
Auch weite Strecken sind mit dem Flugzeug kein Problem und können schnell zurückgelegt werden.
Sicherheit wird bei Flugreisen großgeschrieben.
Die günstigen Preise für Flugreisen schlagen oft jedes Bahnticket.
Die CO2-Bilanz von Flugreisen ist denkbar schlecht.
Unterschiedliche Gepäckbeschränkungen können das Reisen müßig machen.
Im Zielland muss zusätzlich für ein weiteres Transportmittel gesorgt werden.
Tipp: Grundsätzlich sollten Sie beim Reisen auch auf die Umwelt achten. In unserem Whitepaper „Nachhaltigkeit im Büro – Ihr grüner Guide“ haben wir hilfreiche Tipps zum umweltfreundlichen Reisen für Sie zusammengefasst.
Nicht nur im Privatleben nutzen viele Reisende gerne Frühbucherrabatte. Auch im Travel Management kann eine frühe Buchung zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Natürlich ist eine frühzeitige Reiseplanung nicht immer möglich, gerade wenn Geschäftstermine spontan angesetzt werden, jedoch sollten Sie – wann immer es möglich ist – von Frühbucherrabatten Gebrauch machen.
Neben den Kosteneinsparungen können Sie sich durch eine frühzeitige Buchung auch garantierte Verfügbarkeiten bei Hotels oder Flügen sichern.
Außerdem haben Sie so genug Zeit im Voraus, um eventuelle Änderungen oder Stornierungen kostenfrei vorzunehmen.
Um unangenehme Situationen am Flughafen zu vermeiden, sollten Sie vor Reiseantritt auf jeden Fall die Visabestimmungen im Zielland checken. Das Auswärtige Amt gibt Aufschluss über Reise- und Sicherheitshinweise aller Länder.
Haben Ihre Kollegen zwischen zwei Terminen oder vor der Abreise noch Zeit am Zielort? Schlagen Sie geeignete Sightseeing-Spots oder beliebte Restaurants vor. Lassen Sie sich auf Bewertungsportalen wie TripAdvisor für die jeweilige Stadt inspirieren. So lässt Ihr Travel Management keine Wünsche offen.
Ein absolutes Muss für effektives Travel Management ist der Einsatz von Tools, die die Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen vereinfachen.
Online-Reisebüros
Diese bieten ein breites Angebot von Flügen, Hotels und Mietwagen, die einfach und schnell online gebucht werden können. Als Firmenkunden erhalten Sie hier oft besondere Konditionen, wie zum Beispiel bei booking.com business.
Tools für das Reisekostenmanagement
Software, wie zum Beispiel SAP Concur, hilft Ihnen als Assistenz dabei, Reisekosten zu verwalten. Mit der App Expensify kann der Reisende bequem von unterwegs ein Foto von einem Spesenbeleg machen und die App erledigt die Abrechnung.
Fazit: Ein effizientes Travel Management spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld – und Nerven. 😉
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Isabella Beyer ist Content Marketing Managerin bei Management Circle. Mit ihrer Leidenschaft für kreatives Schreiben ist sie für die Erstellung von hochwertigem Content in Text- und Videoform zuständig und hat bereits zahlreiche Marketingkampagnen erfolgreich umgesetzt.
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