Mit über 16.000 Unternehmen im kommunalen Besitz wird das Beteiligungsmanagement auch in den öffentlichen Verwaltungen immer mehr zu einem Schwerpunktthema. Mittlerweile werden teilweise schon weit über 60 Prozent der Daseinsvorsorgeleistungen für die Bürgerinnen und Bürger der Gebietskörperschaften nicht mehr durch die sogenannte Kernverwaltung, sondern in rechtsformprivatisierter Form (meist GmbHs) erbracht. Die Stadt Frankfurt am Main hat als fünft größte Stadt in Deutschland mit rund 570 Beteiligungen eines der größten kommunalen Beteiligungsportfolios bundesweit. Eine Professionalisierung der Beteiligungsverwaltung ist daher unumgänglich.
Sven Müller, Sachgebietsleiter des Beteiligungscontrollings bei der Stadt Frankfurt am Main, zeigt Ihnen in diesem Gastbeitrag sehr anschaulich, warum das Berichtswesen im kommunalen Beteiligungsmanagement so wichtig ist und welche Anforderungen insbesondere die Quartalsberichterstattung erfüllen muss.
Neben den speziellen Aufgaben einer kommunalen Beteiligungsverwaltung, wie zum Beispiel der Mandatsbetreuung und der Erstellung von parlamentarischen Beschlussvorlagen, werden auch allgemeine juristische bzw. gesellschaftsrechtliche Fragestellungen behandelt und betriebswirtschaftliche Analysen durchgeführt. Eine wichtige Funktion nimmt dabei das Berichtswesen ein. Dieses besteht im Kern aus einer Quartalsberichterstattung, die in den letzten Jahren sukzessive optimiert wurde und den politischen Entscheidungsträgern kurz und prägnant den wirtschaftlichen Verlauf der Unternehmen analysiert. Der Quartalsbericht enthält die Kommentierungen der aktuellen Geschäftsverläufe von über 40 Unternehmen. Es geht insbesondere um Abweichungsanalysen zwischen GuV-Ist- und Plan-Zahlen (auch Vorjahres-Ist-Zahlen) sowie zum Halbjahr und Dreivierteljahr auch um Hochrechnungen auf das voraussichtliche Jahresergebnis und deren Vergleich mit dem Jahreswirtschaftsplan.
Diese Einzelberichte je Unternehmen werden in der Regel knapp formuliert, um insbesondere die wesentlichen Aspekte der Analyse in den Vordergrund zu stellen. Die Berichte betreffen immer den Zeitraum vom ersten Januar des Jahres bis zum Ende des aktuellen Quartals. Adressaten des Quartalsberichts sind neben dem Amtsleiter der Stadtkämmerei die jeweiligen politischen Entscheidungsträger (Bürgermeister und Stadtkämmerer, Oberbürgermeister, in Auszügen die Fachdezernenten).
Um einen schnellen ersten Überblick über die Gesamtsituation im Portfolio zu ermöglichen, wird der Bericht um die „AMPEL“ (Bewertung des Geschäftsverlaufs) ergänzt. Hier werden auf einen Blick alle Gesellschaften nach den Kriterien „planmäßig“ bzw. „grüne Ampel“, „Beobachtungsbedarf“ bzw. „gelbe Ampel“ sowie „Handlungsbedarf“ bzw. „rote Ampel“ eingestuft. Bei einer „roten“ und „gelben“ Ampel wird der kritische Sachverhalt kurz skizziert und eine Handlungsempfehlung bzw. Prognose gegeben. Der „eilige“ Leser kann somit die wesentlichen (kritischen) Themen aller Unternehmen schnell einsehen, ohne den gesamten Bericht vollständig und im Detail zu studieren.
Neben den üblichen Kennzahlen beinhaltet der Bericht auch eine Darstellung über die „Planungsqualität“. Grundsätzlich wird eine realistische Jahresplanung angestrebt. Eine zu konservative bzw. vorsichtige Planung kann dazu führen, dass Finanzmittel für eine alternative Verwendung blockiert werden. Umgekehrt könnte es am Jahresende zu Budgetüberschreitungen kommen, die auszugleichen sind und ggf. einen Nachtragshaushalt notwendig machen. In jährlichen Wirtschaftsplangesprächen erläutern die Unternehmen dem Beteiligungsmanagement die Planungsprämissen sowie den Planungsprozess, was vom Beteiligungsmanagement kritisch zu hinterfragen ist.
Kern des Berichtswesens und des Beteiligungsmanagements insgesamt ist der Einsatz einer zentralen Datenbank. Aufgrund der komplexen Datenmenge, ist aus Effektivitätsgründen eine Software-Lösung notwendig, die neben der reinen Finanzdatenerfassung auch die Stammdaten der Beteiligungsgesellschaften (Personal, Adresse, Kapital, Beteiligungen, Mandate) erfasst, und darüber hinaus stets aktuelle Auswertungen über das Beteiligungsportfolio der Stadt Frankfurt am Main liefern kann (Graphik der Konzernstruktur, Anzahl der Beteiligungen/Eigenbetrieben, automatische Berechnung von Beteiligungsquoten).
Zentrales Merkmal der eingesetzten Datenbank ist die „Gedächtnisfunktion“ für das Beteiligungsmanagement, das heißt, es handelt sich um eine „historische“ Datenbank. Man kann durch Eingabe eines früheren Datums eine Sachstandabfrage zu einem damaligen Zeitpunkt durchführen und sich anzeigen lassen, wer zum Beispiel zu dieser Zeit Geschäftsführer einer Beteiligung war und/oder zu dieser Zeit dort im Aufsichtsrat war.
Eine Web-Oberfläche ermöglicht es, die Software auch einem externen Personenkreis zur Verfügung zu stellen. Die Finanzabteilungen der Unternehmen können mit den entsprechenden Zugangsdaten ihre Abschlussdaten (GuV, Bilanz, Cash-Flow, Mitarbeiterzahl, usw.) direkt in der Datenbank einstellen. Das Beteiligungsmanagement kann anschließend durch eine Berichtssoftware die Daten strukturiert für den Quartalsbericht auswerten. Die Berichtsfristen für den Quartalsbericht konnten mit Einsatz dieser Software erheblich verkürzt werden. So gelingt es dem Beteiligungsmanagement stets eine hohe Aktualität von Zahlenmaterial und Informationen zu gewährleisten. Weiterhin kann auch auf kurzfristige und gezielte Fragestellungen zu unterschiedlichen Themen (Wirtschaftsprüfer in den Unternehmen, Frauenquote, usw.) zeitnah und flexibel mit ad-hoc-Berichten reagiert werden.
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