Zielführend moderieren: 10 Moderationstechniken für erfolgreiche Projektmeetings

Nutzen Sie schon effektive Moderationstechniken für Ihre Projektmeetings?

Die wichtigste Aufgabe für den Moderator eines Projektmeetings ist es: Neutral zu bleiben, den Überblick zu behalten und das Meeting zielorientiert zu führen. Doch gerade, wenn Sie das erste Mal als Moderator auftreten, fällt es nicht unbedingt leicht, das Meeting so richtig ins Rollen zu bringen und die Gedanken und Beiträge der Meeting-Teilnehmer auf das gemeinsame Ziel hin zu lenken. Passende Moderationstechniken können Ihnen hier helfen. Denn sie sorgen in erster Linie für ein strukturiertes Vorgehen und das faire Einbeziehen aller Beteiligten – eine gute Basis, um das gemeinsame Ziel des Meetings auch zu erreichen. Ob klassisches Brainstorming, kreative Pinnwände oder geschickte Fragerunden, wir stellen Ihnen die effektivsten Moderationstechniken für erfolgreiche Projektmeetings vor.

1. Die Selbstpräsentation

Kennen Sie selbst zu Beginn des Meetings noch nicht alle Meeting-Teilnehmer und deren persönliche und fachliche Kompetenzen, und auch die Meeting-Teilnehmer sich untereinander nicht, dann starten Sie am besten mit einer Kennenlernrunde. Hierbei nennt jeder Teilnehmer seinen Namen, seine Funktion im Unternehmen sowie seine individuelle Erwartung an das Meeting. Auf diese Weise können Sie die Besprechung im Anschluss viel leichter steuern und dafür sorgen, dass jeder seine Gedanken später auch einbringt.

2. Die Auftaktfrage

Wenn sich alle Meeting-Teilnehmer eingefunden haben, müssen Sie meist erst einmal das Eis brechen, damit ein reges Gespräch oder gar eine Diskussion entstehen kann. Haben Sie eine Vorstellungsrunde durchgeführt, kann diese schon dazu beigetragen haben. Wenn nicht, oder wenn sich bereits alle Teilnehmer kennen, können Sie mit einer einführenden Frage beginnen, die dazu animieren soll, über das Ziel des Meetings nachzudenken.

Zum Beispiel: Mit welchen Erwartungen sind Sie heute in das Meeting gekommen?

Beide genannten Moderationstechniken helfen Ihnen dabei, das Meeting zu steuern und am Ende allen Erwartungen gerecht zu werden – nur so werden Sie ein gutes Ergebnis erhalten.

3. Die Erwartungsabfrage

Diese Technik verlegt die Auftaktfrage auf eine Pinnwand, ein Flipchart oder ähnliches, sodass Sie die Erwartungshaltungen der einzelnen Teilnehmer visualisieren. So können diese von allen während des Meetings eingesehen werden. Das erleichtert das zielorientierte Arbeiten und ist gleichzeitig eine gute Kontrolle am Ende. Denn Sie können leicht prüfen, ob alle Erwartungen auch erfüllt und die wichtigsten Aspekte abgearbeitet werden konnten.

4. Die Agenda-Bewertung

Gibt es viele Punkte in einem Meeting zu besprechen und Sie als Moderator können nicht über deren Wichtigkeit und Priorität bestimmen, dann lassen Sie die Teilnehmer abstimmen. Jeder Teilnehmer erhält dazu ein oder zwei Klebepunkte und darf zu Beginn des Meetings die Themen der Agenda auf einem Flipchart markieren, die er am relevantesten hält. Hat jeder Teilnehmer seine Klebepunkte platziert, sehen Sie schnell, auf welche Aspekte Sie sich fokussieren sollten, um zufriedenstellende Ergebnisse zu erarbeiten. Haben Sie noch Zeit, können Sie sich am Ende weiteren Punkten der Agenda widmen.

5. Der Assoziationslauf

Wollen Sie unvoreingenommene Meinungen und darum jedem einzelnen Teilnehmer ein wenig Zeit geben, sich Gedanken über das Meeting zu machen, dann platzieren Sie die einzelnen Themen auf Plakaten, die Sie im Raum verteilen. Jeder Teilnehmer muss nun zu Beginn eine Runde durch den Raum machen und zu jedem Thema seine Assoziationen, Erwartungen und Ideen platzieren. So kommen vor allem auch schüchterne Teilnehmer sehr gut zum Zug und Sie können die Themen später in den Diskussionsrunden aufgreifen.

6. Die Karten-Technik

Soll es zum Thema des Meetings und seinen einzelnen Aspekten ein anfängliches Brainstorming zum Warmwerden und zur Ideenschmiede geben, eignen sich Pinnwände besonders gut, auf denen verschiedene Themenrubriken platziert werden. Nun hat jeder Meeting-Teilnehmer die Möglichkeit zu jedem Thema ein oder mehrere Karten mit Stichworten, Erwartungshaltungen, Bedenken oder kreativen Ideen zu beschriften. Im Anschluss stellt jeder Teilnehmer seine Karten vor und befestigt sie an der passenden Pinnwand des entsprechenden Themenbereichs. Auch so verschaffen Sie sich einen guten Überblick über die Erwartungen und die Wichtigkeit der einzelnen Themen, sodass Sie das Meeting nun viel gezielter steuern können.

7. Die Diskussionsrunde

Haben Sie dank der verschiedenen Moderationstechniken erste Ideen gesammelt, können Sie zu den einzelnen Punkten nacheinander eine offene Diskussion starten, um zu sehen, wie die Meinung der anderen Meeting-Teilnehmer zu den vorgeschlagenen Aspekten ist. So werden Sie schnell erkennen, wo bereits ein Konsens herrscht, welche Themen eher vernachlässigt werden und auch, bei welchen Punkten reger Diskussionsbedarf herrscht. Machen Sie sich am besten währenddessen detaillierte Notizen, um im Nachhinein genau zu wissen, welche Ideen und offenen Fragen aufgekommen sind.

8. Der Maßnahmenplan

Ganz egal welche Moderationstechniken Sie bis hierher nun verwendet haben, um die Themen Ihres Projektmeetings zu besprechen. Sicherlich haben Sie nach einiger Zeit alle Aspekte ausführlich besprochen. Jetzt darf das Meeting natürlich nicht einfach enden. Es folgt einer der wichtigsten Punkte, damit Sie das Meeting für sich als Moderator als Erfolg verbuchen können: Aus den besprochenen Punkten müssen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, auf die sich die Meeting-Teilnehmer einigen können.

Erstellen Sie dazu am besten einen entsprechenden Maßnahmenplan, in dem Sie einzelne Aufgaben festhalten, die verantwortliche Person aus dem Meeting daneben notieren, genauso wie eine zeitliche Frist, bis zu der die Aufgabe erledigt werden sollte. Zum besseren Verständnis können Sie daneben noch eine Spalte ergänzen, in der Sie weiterführende Infos, Links oder zu beachtende Hinweise bei der Erledigung der Aufgabe platzieren können. Achten Sie bei Ihrem Maßnahmenplan aber unbedingt darauf, dass die Aufgaben fair und nach Kompetenzen verteilt werden.

9. Der Abschlusscheck

Haben Sie zu Beginn des Meetings die Erwartungen der Meeting-Teilnehmer abgefragt, sollten Sie das Ende des Meetings dazu nutzen, um nach der Erstellung des Maßnahmenplans noch einmal zu prüfen und zu erfragen, ob alle relevanten Aspekte besprochen und damit auch alle Erwartungen erfüllt wurden. Fallen zu diesem Zeitpunkt Themen auf, die offen geblieben sind, könnten Sie zum Beispiel ein Folgemeeting anbieten und als Moderator organisieren.

10. Das Meeting-Protokoll

Wenn die Meeting-Teilnehmer den Raum verlassen haben, ist die Besprechung zwar beendet, Ihre Aufgabe als Moderator aber noch nicht. Als guter Moderator sollten Sie alle besprochenen Punkte, insbesondere die kreativen Ideen, die zu klärenden Fragen sowie den vereinbarten Maßnahmenplan, schriftlich festhalten und an alle Beteiligten schicken. So stellen Sie sicher, dass nicht nur die Ergebnisse des Meetings protokolliert wurden, sondern auch keine Missverständnisse bezüglich der verteilten Aufgaben und besprochenen Deadlines aufkommen.

Ich hoffe, dass Ihnen die vorgestellten Methoden dabei helfen werden, Ihre Projektmeetings noch effektiver zu gestalten. Wenn Sie die Moderation noch weiter vertiefen wollen, empfehle ich Ihnen unsere praxisnahen Seminare speziell zum Thema Projektmanagement. Auch hier werden Sie spannende Tipps und Tricks rund um Moderationstechniken, Führungs-Skills und Co. erhalten und direkt auf Ihre Herausforderungen im Arbeitsalltag anwenden. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!