Internationale Projektteams: Was für die kulturübergreifende Zusammenarbeit spricht

In großen Unternehmen sind internationale Projektteams gang und gäbe. Aber warum eigentlich? Was muss bei der Zusammenstellung eines kulturübergreifenden Projektteams beachtet werden? Und welche Auswirkung hat das auf den Führungsstil und die Kommunikation? In dieser Beitragsreihe gehen wir all den Fragen auf den Grund und geben Ihnen einen Leitfaden an die Hand, mit dem Sie die Zusammenarbeit in internationalen Projektteams erfolgreich gestalten.

In diesem ersten Teil der Beitragsreihe schauen wir auf den Unterschied zwischen spezialisierten Teams in einzelnen Bereichen und internationalen, das heißt bereichs- und kulturübergreifenden. Erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile sich für internationale Projektteams ergeben und welche Faktoren für den Erfolg besonders wichtig sind.

In einzelnen Fachbereichen arbeiten in der Regel spezialisierte Teams. Das heißt, Aufgaben und Projekte werden innerhalb eines Fachbereichs bearbeitet, ohne dass andere Abteilungen oder Spezialisten aus anderen Ländern und Kulturen hinzugezogen werden. Diese spezialisierten Teams haben sicherlich ihre Vorteile. Die fachliche Mentalität ist bei allen Teammitgliedern ähnlich, Diskussionen können effizient geführt oder schnell beigelegt werden und die Geheimhaltung von sicherheitsrelevanten Informationen ist leicht zu gewährleisten. Die Nachteile dabei: Die Spezialisten nehmen eine sehr einseitige Perspektive ein. Sie tauschen sich nur wenig mit anderen Bereichen aus und identifizieren sich kaum mit deren Interessen, Anforderungen oder Zielen. Spezialisierte Teams lassen sich deshalb auch für Korrekturen nur schwer begeistern – insbesondere, wenn Sie aus anderen Bereichen eingeworfen werden.

Bereichs- oder gar kulturübergreifende Projektteams sind aus den genannten Gründen mehr als erwünscht und in großen Unternehmen bereits an der Tagesordnung. Doch was zeichnet sie aus?

Mitglieder eines internationalen Projektteams müssen sich nicht nur dort, sondern auch in ihrem eigenen fachspezifischen Bereich durchsetzen können. Sie kämpfen sozusagen an zweierlei Front. Jede Funktion, die im Projektteam benötigt wird – sei es Produktion, Marketing oder auch Vertrieb – wird deshalb einem Teammitglied zugeordnet. Diese Person übernimmt dann die Abstimmung zwischen dem Projektteam und seinem eigenen fachspezifischen Bereich. Dazu gehört zum Beispiel, die Anforderungen des eigenen Teams und die des Projektteams zu koordinieren. Außerdem muss diese Person die Zielerreichung des eigenen Teams im Blick behalten sowie für den Informationsfluss zwischen beiden Teams sorgen. Für diese Mammutaufgabe ist Durchsetzungsstärke gefragt!

Wer den Vertreter eines Fachbereichs im Projektteam darstellen darf, ist von Kultur zu Kultur unterschiedlich. Prinzipiell können die Teammitglieder zwar aus unterschiedlichen Hierarchieebenen stammen, da die fachliche Kompetenz im Vordergrund steht. In einigen Kulturen können die Gepflogenheiten der Gesellschaft jedoch für Probleme bei der Akzeptanz sorgen.

Internationale Projektteams sollten aus mindestens vier Mitgliedern bestehen. Nur so wird der gegenseitige Austausch ermöglicht und die Basis für Anregungen zu unkonventionellen Ideen geschaffen. Zu viele Teammitglieder sind nicht empfehlenswert. Hierdurch wird die Kommunikation unnötig verkompliziert. Aus eigentlich kurzen Status-Meetings können dann schnell endlose Konferenzen werden. Auch Kreativität ist so kaum möglich.

Achten Sie außerdem darauf, dass die Kulturen in Ihrem Projektteam ausgeglichen vertreten sind und keine Kultur zu dominant auftritt. So vermeiden Sie Probleme bei der Zusammenarbeit und die Mitglieder einer Kultur können sich nicht gegen die der anderen verbünden.

Internationale Projektteams bestehen nur aus wenigen echten Mitgliedern. Es werden nur die Personen als feste Mitglieder definiert, deren Qualifikation für einen längeren Projektabschnitt erforderlich sind. Daher müssen nicht alle fachlichen Kompetenzen, die Sie im Laufe Ihres Projekts benötigen, dauerhaft im Team vertreten sein. Es kann durchaus sinnvoll sein, Spezialisten aus einzelnen Fachbereichen nur für kurze Phasen befristet hinzuzuziehen oder im Projektverlauf noch personelle Erweiterungen vorzunehmen.

Auch bei dieser Vorgehensweise sollten Sie sich jedoch mit den vertretenen Kulturen vertraut machen. Denn nur kurz hinzugezogene Teammitglieder haben in einigen Kulturkreisen eine niedrigere Akzeptanz als dauerhafte. Um mehr Personal am Projekt arbeiten zu lassen, als Teammitglieder vorhanden sind, können Gruppen gebildet werden. Diese Gruppen arbeiten dann einem einzelnen festen Mitglied Ihres Projektteams zu, ohne dass jedes Gruppenmitglied fester Bestandteil des Projektteams sein muss.

Haben Sie schon einmal überlegt, Machtpromotoren in Ihr Projektteam einzubeziehen? Diese Personen können dabei helfen, Ihr Projekt und die damit verbundenen Interessen im Unternehmen durchzusetzen. Aber Vorsicht: In einigen Kulturen kann auch das auf Widerstand stoßen. Es kann das Gefühl entstehen, dass die kreative Entfaltung und der offene Austausch eingeschränkt sind.

Eine andere Möglichkeit sind Sozialpromotoren, die dafür sorgen, dass die Teamfähigkeit in Ihrem Projektteam gestärkt wird. So können Krisen beispielsweise leichter überwunden werden.

Prüfen Sie auch, ob es Vorgaben gibt, welche Mitglieder Sie für internationale Projektteams vorsehen dürfen oder gar einbeziehen müssen. In einigen Kulturen muss zum Beispiel der Betriebsrat oder eine Frauenbeauftragte integriert sein. Vielleicht ist es sogar nötig, dass Sie ganz bestimmte Kulturen oder Nationen in Ihr Projekt einbinden – selbst dann, wenn die entsprechenden Teammitglieder nicht die mit der fachlich besten Qualifikation sind. Ohne den Einbezug dieser Mitglieder könnte es Ihnen in diesen Kulturen jedoch schwerfallen, Ihr Projekt durchzusetzen.

Auch die Sozialkompetenz und die interkulturellen Kompetenzen der Teammitglieder sind wichtig, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten. Bedenken Sie dabei auch, welche Sprache im Projektteam gesprochen werden soll und ob jedes Teammitglied diese Sprache beherrscht.

Sie sehen, es gibt viel zu bedenken, um ein internationales Team erfolgreich zusammenzustellen. Wie sich das Team danach orientiert, die Zusammenarbeit startet und aufeinander einstellt, lesen Sie im zweiten Teil unserer Beitragsreihe „Internationale Projektteams“.