Assistenz in einem internationalen Team – so gelingt die Zusammenarbeit

22. September 2021
Sekretariat & Assistenz
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Die Zusammenarbeit in internationalen und damit multikulturellen Teams ist heute in den meisten Unternehmen Alltag. Neue Technologien ermöglichen es uns, dass wir spielend leicht mit anderen Nationen kommunizieren können. Und das gilt natürlich auch für Sie als Assistenz. Wie gehen Sie mit dieser Herausforderung im Berufsalltag um? Wünschen Sie sich noch Tipps und Hilfestellungen, damit Sie als Assistenz in einem internationalen Team für eine noch effektivere Zusammenarbeit sorgen können? Dann lesen Sie diesen Beitrag und bereiten Sie sich optimal auf diese Aufgabe vor.

Multikulturelle Teams als tägliche Herausforderung – und Chance!

Bestimmt müssen Sie als Assistenz bereits mit Mitarbeitern aus nahen oder fernen Ländern zusammenarbeiten. Und das ist toll! Die unterschiedlichen Denk- und Arbeitsweisen können innovative Ideen hervorbringen. Dennoch kommt es vor allem in multikulturellen Teams oft zu Missverständnissen. Unterschiedliche Mentalitäten oder Einstellungen zur Arbeitsweise, aber auch die verschiedenen sprachlichen sowie technischen Vorkenntnisse erschweren die Kommunikation und damit die Teamarbeit. Die häufigsten Gründe sind sicherlich:

Sprachbarrieren

Andere Umgangs- oder Kommunikationsformen

Andere Normen der Beteiligten

Unterschiedliche Rechtssysteme

Verschiedene (technische) Vorkenntnisse der Teammitglieder

Geografische Entfernung und die damit verbundene Zeitverschiebung

Und andere

Jetzt sind Sie als Assistenz gefragt, die Zusammenarbeit im internationalen Team so angenehm und produktiv zu gestalten, wie es geht.

9 Tipps, mit denen Sie als Assistenz die Zusammenarbeit im internationalen Team verbessern

1. Starten Sie mit einem informellen Treffen

Bevor Sie in einem neuen Team zusammenarbeiten, sollten Sie als Assistenz ein gemeinsames Essen oder Ähnliches organisieren. Eine Kick-off-Veranstaltung sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten in einer informellen Runde kennenlernen können. Außerdem stärken gemeinsame Erlebnismöglichkeiten die Zusammengehörigkeit im Team. Falls ein reales Treffen nicht möglich ist, sollten Sie zumindest ein virtuelles planen. Wenn ein neues Mitglied zu Ihrem Team stößt, sollten Sie diesem als Mentor oder Pate zur Seite stehen. Dies ermöglicht ein rasches Kennenlernen.

 

2. Legen Sie Ziele und Arbeitsweise klar fest

Bereits bei Ihrem ersten Treffen können Sie nach einem ausführlichen Small Talk besprechen, wie Sie als internationales Team zusammenarbeiten möchten. In einer entspannten Atmosphäre lässt sich viel einfacher klären, welche Ziele Sie anvisieren und welche Rollen und Aufgabenverteilungen vorliegen sollen. Diese Ergebnisse sollten Sie als Assistenz festhalten und für alle zugänglich machen.

 

3. Schaffen Sie Transparenz

Etablieren Sie eine Routine, um alle im In- und Ausland gleichermaßen zu informieren. So werden alle wichtigen Arbeitsschritte für jeden Beteiligten nachvollziehbar und keiner fühlt sich abgehängt. Alle Dateien sollten per Cloud oder ähnlichen Lösungen für alle zugänglich gemacht werden.

 

4. Verwenden Sie eine einheitliche Terminologie

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie zu Beginn der Zusammenarbeit eine einheitliche Terminologie festlegen. Oft macht es Sinn, Englisch zu verwenden. Nur so erreichen Sie, dass sich jedes Teammitglied gleichermaßen einbringt. Erwarten Sie jedoch nicht von jedem Mitarbeiter aus allen Ländern perfekte Englischkenntnisse. Sie können der Sprachbarriere zudem vorbeugen, indem Sie Zusammenfassungen von Meetings sowie Nachfragen der Beteiligten schriftlich festhalten und so für mehr Klarheit sorgen.

 

5. Lösen Sie das Problem mit der Zeit

Falls sich nicht alle Mitarbeiter des internationalen Teams bei Ihnen in der Nähe befinden und Sie als Assistenz über virtuellem Wege mit diesen kommunizieren müssen, liegt oft ein Zeitproblem vor. Die Zeitverschiebung bringt es oft mit sich, dass Telefonkonferenzen auch zu früher oder sehr später Stunde geführt werden müssen. Klären Sie vorab mit allen Beteiligten, wann und wie sie mit der Zeit umgehen wollen. Wann sollen Gespräche vereinbart werden? Machen Sie sich auch bewusst, dass andere Nationen ein anderes Zeitverständnis haben. Während der eine penibel auf Pünktlichkeit setzt, nehmen das andere nicht immer so ernst.

 

6. Zeigen Sie Verständnis

Das Thema Zeitverständnis führt auch gleich zu einem weiteren Thema: Unterschiedliche Mentalitäten. Jede Nation und jeder Mitarbeiter hat seine kulturellen Eigenarten. Haben Sie als Assistenz Verständnis und führen Sie sich vor Augen, dass auch Sie und Ihre Arbeitsweise Ihrem internationalen Kollegen nicht gefallen könnten.

Für die perfekte Zusammenarbeit in internationalen Teams ist diese sogenannte Cultural Awareness von großer Bedeutung. Sie sollten demnach in der Lage sein, sich in andere Kulturen hineindenken zu können. Denken Sie nicht in verschiedenen Kulturen, schaffen Sie Ihre eigene Kultur des Teams!

 

7. Kommunizieren Sie

Kommunikation ist und bleibt der wichtigste Faktor in Teams, seien es nationale oder internationale. Sorgen Sie also als Team-Assistenz dafür, dass ein regelmäßiger Kontakt durch E-Mail, Videokonferenzen oder auf anderen Wegen vorliegt. Es sollte kein harter Kern entstehen, während andere Teammitglieder ausgeschlossen werden oder sich zumindest so fühlen.

Sie stärken Ihr internationales Team übrigens genauso wie ein homogenes Team: Ganz einfach, indem Sie oder Ihr Chef Erfolge klar kommunizieren. Auch Teambuilding-Workshops können die Produktivität stärken.

 

8. Kritisieren Sie richtig

Falls Ihnen als Projektassistenz auch die Aufgabe zukommt, Kritik zu äußern, sollten Sie diese immer indirekt durchführen. In den meisten Kulturen wird Kritik nur angedeutet und nie direkt ausgesprochen. Wenn direkte Kritik aber dennoch sein muss, dann nur unter vier Augen und nie vor dem gesamten Team!

 

9. Vergessen Sie nicht den Spaß!

Der Spaß sollte bei der Zusammenarbeit in einem internationalen Team natürlich nicht zu kurz kommen. Multikulturelle Teams werden durch informelle Aktivitäten gestärkt. Veranstalten Sie zum Beispiel ein Essen mit landestypischen Speisen für alle Beteiligten. Auch landestypischer Sport kann Ihr Team zusammenschweißen – egal ob Sie den Sport selbst betreiben oder nur dabei zuschauen.

 

Mit diesen Tipps schaffen Sie als Assistenz eines internationalen Teams sicherlich, eine perfekte Zusammenarbeit zu erreichen. Denken Sie immer daran, die Vielfältigkeit der Kulturen bringt zwar Herausforderungen mit sich, sie sorgt aber auch für Kreativität. Lassen Sie sich auf andere Arbeitsweisen ein und lassen Sie sich überraschen von neuen Lösungswegen, die Sie nie für möglich gehalten haben!

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