Wie Sie als Assistenz die virtuelle Zusammenarbeit mit Chef und Team optimieren

Die Arbeitswelt verändert sich stetig: Von langen Staus auf dem Arbeitsweg zu entspanntem Arbeiten im Homeoffice. Von stundenlangen Meetings im Konferenzraum zu effizienten Calls über Microsoft Teams. Von Work-Hard zur Work-Life-Balance. Die virtuelle Zusammenarbeit macht es möglich! Doch wie können Sie als Assistenz die virtuelle Zusammenarbeit für Ihre Vorgesetzten und Ihr Team optimieren? Wir geben Ihnen Tipps und Impulse, mit denen Sie Zeit gewinnen und das digitale Zusammenspiel auf das nächste Level bringen – egal ob Sie physisch weit auseinander sind oder durch unterschiedliche Arbeitsmodelle zeitlich voneinander getrennt sind.

Um das digitale Zusammenspiel im Team und mit Vorgesetzten zu etablieren und zu optimieren, sollten vorab folgende Fragen geklärt werden:

• Arbeiten Sie bereits virtuell zusammen oder starten Sie gerade erst durch?
• Arbeiten alle Teammitglieder und Vorgesetzten virtuell zusammen oder nur einzelne Personen?
• Und arbeiten die Virtuellen zur selben Zeit oder erschweren hier auch verschiedene Zeitzonen die Zusammenarbeit?

All diese Fragen sollten vorab geklärt werden, um die nachfolgenden Tipps optimal anwenden zu können. Schließlich ist es ein Unterschied, ob beispielsweise nur für einen Kollegen ein Laptop und Headset angeschafft werden muss oder für die gesamte Abteilung.

Generell gilt, dass eine gute virtuelle Zusammenarbeit nur stattfinden kann, wenn der Prozess von A bis Z gut organisiert ist, klar und offen kommuniziert wird und vor allem eine gegenseitige Vertrauensbasis besteht.

Als Assistenz gelten Sie oftmals als Allrounder in Ihrem Team. Für Ihre Vorgesetzen sind Sie in jeglichen Aufgaben unverzichtbar. Machen Sie sich diese Position auch in der virtuellen Zusammenarbeit zu Nutze und werden Sie zum digitalen Bindeglied zwischen Chef und Team.

1. Sorgen Sie für die technische Ausstattung

Technik ist das A und O! Sorgen Sie als Assistenz (gemeinsam mit der IT-Abteilung) dafür, dass alle Mitarbeitenden eine funktionierende Technik-Ausstattung erhalten. Hierzu gehören zum Beispiel Laptop, Webcam und Headset. Nur so kann die Grundlage für eine gute virtuelle Zusammenarbeit geschaffen werden.

2. Entwickeln Sie Schulungen

Für Kollegen und Vorgesetzte, die bisher noch keine Berührungspunkte mit virtuellen Meetings oder Cloud-Plattformen hatten, können Sie eine Schulung entwickeln. Egal ob eine persönliche Präsentation oder ein aufgezeichnetes Video: Vermitteln Sie die wichtigsten Grundlagen des digitalen Zusammenspiels. Sollten Sie dieses Wissen selbst noch ausbauen wollen, lesen Sie zum Beispiel in unserem Blogbeitrag, wie Sie als Assistenz die virtuelle Zusammenarbeit in einem internationalen Team gestalten können. Wichtige Impulse für Ihren digitalen Arbeitsalltag sind hier garantiert.

3. Werden Sie zum digitalen Profi

Zahlreiche digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit, wenn Menschen von überall auf der Welt aus gemeinsam arbeiten. Eines der meist verbreitetsten Werkzeuge hierfür ist Microsoft 365.

Neben den Microsoft-Klassikern wie Word, Excel und PowerPoint stehen hier auch weitere hilfreiche Apps zur Verfügung:

• Teilen Sie mit SharePoint wichtige News, Dateien oder Ressourcen.
• Speichern Sie Dateien im persönlichen OneDrive Cloud-Speicher.
• Organisieren Sie Projekte und Aufgaben übersichtlich mit Planner.

Zu Anfang kann das Arbeiten mit den verschiedenen Tools und nahezu unzähligen Möglichkeiten vielleicht etwas überfordernd sein, doch wenn Sie und Ihr Team sich erstmal eingespielt haben, werden Sie die Übersichtlichkeit und Zeitersparnis nicht mehr missen wollen.

Auf unserem Blog finden Sie ausführlichere Informationen zu cloudbasierten Apps von Microsoft 365.

4. Planen Sie regelmäßige Online-Meetings

Egal ob über Zoom, Skype oder Teams – bleiben Sie immer darüber informiert, woran Ihre Kollegen gerade arbeiten und wie der Stand des Projektes ist. Etablieren Sie zum Beispiel ein morgendliches Daily jeden Tag um 09:30 Uhr für Ihr Team. So können Sie trotz Distanz effektiv zusammenarbeiten und verlieren nie den Anschluss.

5. Nutzen Sie File-Sharing

Wer kennt es nicht? Sie müssen ein wichtiges Dokument bearbeiten, das aber gerade von einem anderen Teammitglied geöffnet ist. Die Gefahren: Änderungen werden nicht gespeichert oder das Bearbeiten ist gar nicht erst möglich. Mit File-Sharing besteht hier kein Problem mehr, denn Sie können gleichzeitig an Dateien arbeiten. Legen Sie Ihre Dokumente hierfür beispielsweise auf einem SharePoint ab.

6. Eröffnen Sie ein virtuelles Büro

Wenn Kollegen sich im Homeoffice allein und abgeschieden fühlen, geben Sie als Assistenz den Impuls, eine stetige Video-Konferenz laufen zu lassen. So können sie sich für eine kurze Absprache direkt mit den Kollegen verbinden, mit denen sie sonst vielleicht auch gemeinsam im Büro sitzen.

Nutzen Sie als Assistenz gemeinsam mit Ihrem Team die Chancen, die Ihnen die virtuelle Zusammenarbeit bietet!