Was Sie zum Aufbau und Inhalt des Arbeitszeugnisses als Personaler wissen müssen

14. May 2019
Personal
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Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses von seinem Arbeitgeber eine Bewertung seiner Leistungen zu erhalten. Dazu gibt es in Deutschland das Arbeitszeugnis, ein Zeugnis, welches von dem bisherigen Arbeitgeber anhand der erbrachten Leistungen erstellt wird und das als Nachweis für die Eignung eines Bewerbers dient. Erfahren Sie in diesem Blogartikel, wie ein gutes Arbeitszeugnis auszusehen hat und welche Formulierungen und Floskeln für welche Aussage steht.

Wenn das Beschäftigungsverhältnis endet, haben Arbeitnehmer in Deutschland laut §109 Absatz 2 der Gewerbeordnung einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch besteht, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer in Voll- oder Teilzeit gearbeitet hat. Da der Arbeitgeber nicht automatisch verpflichtet ist ein Zeugnis auszustellen, sollte der Arbeitnehmer die Erteilung des Zeugnisses verlangen, wenn der Arbeitgeber ein solches nicht von sich aus anbietet.

Wer ist für ein Zeugnis berechtigt?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, spätestens mit Ablauf der Kündigungsfrist oder bei einem tatsächlichen Ausscheiden des Arbeitsverhältnisses. In besonderen Fällen hat ein Arbeitnehmer auch einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis – zum Beispiel dann, wenn der langjährige direkte Vorgesetzte des Arbeitnehmers die Position wechselt oder ausscheidet. Wer seinen Anspruch wahrnehmen will, sollte aber nicht zu lange warten, denn drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses kann dieser wieder verfallen.

Zeugnisarten im Überblick

Es gibt drei Arten von Zeugnissen: Das einfache Zeugnis, das qualifizierte Zeugnis und das Zwischenzeugnis.

Das einfache Arbeitszeugnis:
Dieses enthält neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers, der Art und Dauer der Beschäftigung auch eine Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis:
Darin werden darüber hinaus auch die Leistungen des Arbeitnehmers sowie das Sozialverhalten bewertet.

Das Zwischenzeugnis:
Es kann als einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis auch während des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt werden, aus den folgenden Gründen:

Versetzung in eine andere Abteilung

Änderungen des Aufgabengebiets

Beförderung

Weiterbildung

Betriebsübernahme nach Ausbildung

Auszeit

Langes Arbeitsverhältnis

Beendigung der Probezeit

Wichtig ist jedoch: Ohne triftigen Grund und tarifvertragliche Basis besteht kein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis.

In der Regel stellen Arbeitgeber automatisch das qualifizierte Arbeitszeugnis aus, trotzdem ist es besser den Arbeitgeber vorher darauf anzusprechen, wenn man eine qualifizierte Beurteilung haben möchte.

Vorschriften zu Form und Inhalt von Arbeitszeugnissen

Es gibt klare Vorschriften für die Form:

Allgemein:
Das Zeugnis muss schriftlich und auf einem Geschäftsbogen ausgestellt werden. Es muss wahr und wohlwollend sein und darf keine negative Kritik enthalten. Daher haben sich in den letzten Jahren Formulierungen entwickelt, die versteckte Anmerkungen ermöglichen, ohne offensichtlich negativ zu sein. Es darf nicht in elektronischer Form erteilt werden, jedoch kann es dem Arbeitnehmer gefaltet zugeschickt werden, sofern es möglich ist, Kopien ohne Knickrückstände anzufertigen. Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer verpflichtet, sein Zeugnis bei dem Arbeitgeber abzuholen.

Personalien:
Auf dem Arbeitszeugnis ist die Person mit Vor- und Nachnamen sowie akademischen Titeln anzugeben. Das Geburtsdatum und der Geburtsort dürfen auch aufgenommen werden. Es muss den genauen Tätigkeitszeitraum sowie die Art und Dauer aller vom Arbeitnehmer ausgeführten Tätigkeiten enthalten. Bei Führungskräften sollten Sie darauf achten, dass in der Positions- und Aufgabenbeschreibung eine Leistungssteigerung des Managers erkennbar ist. Das könnte zum Beispiel eine nachweisbare Verbesserung des Unternehmenserfolgs sein.

Individualität:
Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch darauf, ein individuelles Zeugnis zu erhalten. Wenn er nachweisen kann, dass das Zeugnis nur abgeschrieben wurde, kann er ein neues verlangen.

Der Aufbau des Arbeitszeugnisses

In der Regel folgen Arbeitszeugnisse einem typischen Aufbau-Schema:

Bezeichnung des auszustellenden Arbeitgebers

Überschrift (zum Beispiel Zeugnis/Zwischenzeugnis)

Angaben zur Person des Arbeitnehmers und in welchem Zeitraum sie in welcher Tätigkeit beschäftigt war

Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten

Leistungsbeurteilungen & Verhaltensbeurteilungen

Beendigungsformel

Schlusssatz und Zukunftswünsche

Unterschrift mit Ort und Datum

Recht auf Korrektur

Wenn das Arbeitszeugnis Fehler enthält oder unterdurchschnittlich ist, also schlechter als die Note befriedigend, kann der Arbeitnehmer Nachbesserung oder Austausch verlangen und im schlimmsten Fall vor dem Arbeitsgericht auf Berichtigung klagen.

Floskeln und Formulierungen im Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnisse zu deuten ist oft nicht so einfach, da sich in den letzten Jahren eine eigene Zeugnissprache entwickelt hat, die mit zahlreichen Geheimcodes versehen ist. Diese müssen positiv formuliert sein, daher klingen sie ganz nett, bedeuten aber auch häufig das Gegenteil. Nun stellt sich die Frage, was die Formulierungen in einem Arbeitszeugnis wirklich vermitteln? Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass sich hinter den Formulierungen Schulnoten verstecken. Diese können Sie an den Worten ,,stets‘‘ oder ,,zur vollsten‘‘ sowie ,,zur vollen‘‘ erkennen. Wenn Sie allerdings das Wort ,,bemüht‘‘ lesen, sollten Sie sich Gedanken machen, denn das heißt nichts Gutes.

Der Notencode im Arbeitszeugnis funktioniert nach dieser Formel: Der Mitarbeiter erfüllt seine Aufgaben…

Note 1: … stets zur vollsten Zufriedenheit

Note 2: … zur vollsten/stets zur vollen Zufriedenheit

Note 3: … zur vollen Zufriedenheit

Note 4: … zur Zufriedenheit

Note 5: … im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit

Note 6: … Er/Sie hat sich bemüht.

Nun gibt es einen Unterschied bei den Formulierungen zwischen der Leistungs- und der Verhaltensbeurteilung.

Einige Beispiele zur Leistungsbeurteilung

Sehr gute Leistungen: „Erfüllte die übertragbaren Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.‘‘

Gute Leistungen: „Erfüllte die übertragbaren Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.‘‘

Durchschnittliche Leistungen: ,,Erfüllte die übertragbaren Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.‘‘

Unterdurchschnittliche, noch ausreichende Leistungen: ,,Erfüllte die übertragbaren Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.‘‘

Mangelhafte Leistungen: ,,Erfüllte die übertragbaren Aufgaben insgesamt zu unserer Zufriedenheit.‘‘

Unzureichende Leistungen: ,,Hat sich bemüht, die übertragbaren Aufgaben zu erfüllen.‘‘

Einige Beispiele zur Verhaltensbeurteilung

Sehr gutes Beurteilung: ,,Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich.“

Gute Beurteilung: ,,Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war vorbildlich.

Durchschnittliche Beurteilung: ,,Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war gut.“

Unterdurchschnittliche Beurteilung: ,,Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden gab zu Beanstandungen keinen Anlass.“

Wie lassen sich weitere Formulierungen im Arbeitszeugnis übersetzen?

Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war stets vorbildlich = Er hatte Probleme mit seinem Chef (weil dieser erst nach den Kollegen erwähnt wurde).

Er erledigte alle Aufgaben pflichtbewusst und ordnungsgemäß. = Er war pflichtbewusst, zeigte aber praktisch keine Initiative.

Sie hat alle Arbeiten mit großem Fleiß und Interesse erledigt. = Sie war zwar fleißig und interessiert, aber nicht erfolgreich.

Er hat alle Aufgaben zu seinem und im Interesse der Firma gelöst. = Er beging Diebstahl und fiel durch schwere Vergehen auf.

Die Aufgaben, die wir ihr übertrugen, hat sie zu unserer Zufriedenheit erledigt. = Sie machte ihren Job – und zwar nur das, was wir ihr sagten. Ansonsten blieb sie passiv, war also durchschnittlich.

Welche neuen Trends gibt es in Sachen Arbeitszeugnis?

In den letzten Jahren kamen einige neue Bewertungspunkte dazu, die immer wichtiger im Arbeitsleben werden und deshalb auch in dem Arbeitszeugnis genannt werden:

Genaue Beschreibung der Aufgabe:
Früher wurden die Tätigkeiten eher knapp dargestellt, während heute die Tätigkeit bis ins kleinste Detail beschrieben wird.

Die Kosten im Blick:
Heute sollten Sie dies signalisieren, zum Beispiel: ,,Er fand gleichermaßen praktikable und wirtschaftliche Lösungen.‘‘

Sprachkenntnisse:
Da gute Fremdsprachenkenntnisse heutzutage sehr viel wichtiger sind als früher, sollten diese auch in einer Beurteilung erwähnt werden.

Innovativ und kreativ:
Auch Innovationsfähigkeiten sind heute wichtiger als vor einigen Jahren. Daher sollten diese auch in einem Arbeitszeugnis stehen.

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