Projekthandbuch erstellen leicht gemacht – mit unserer Checkliste

28. June 2018
Projektmanagement
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Das Projekthandbuch beinhaltet alle einzuhaltenden Regeln und relevanten Informationen, die für die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts relevant sind. Es ist somit Regelwerk und Übersicht zugleich. Aber was gehört wirklich in so ein Projekthandbuch? Warum ist es so wichtig? Und von wem wird es überhaupt erstellt? Fragen, die wir für Sie in diesem Artikel beantworten.

Warum muss ein Projekthandbuch überhaupt erstellt werden?

Welche Schritte beinhaltet der Projektplan? Wer muss über welchen Schritt informiert werden? Und welche Qualitätsstandards gelten eigentlich für das Projekt? Fragen, die sich wohl jeder Projektbeteiligte von Zeit zu Zeit stellt. Um diese zu beantworten und alle am Projekt beteiligten Personen kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten, ist es erforderlich, frühzeitig ein Projekthandbuch zu erstellen.

Ob Sie das Projekthandbuch in gedruckter Form oder digital erstellen und an einem für alle Projektbeteiligten erreichbaren Ort ablegen, bleibt dabei Ihnen überlassen. Wichtig ist lediglich, dass Sie alle wichtigen Informationen zusammentragen, damit Sie Ihr Projekt erfolgreich managen können. Dabei sollten Sie folgende Aspekte beachten:

Ein Projekthandbuch ist projektspezifisch

Laut DIN 69901-5:2009 ist das Projekthandbuch ein projektspezifisches Informationswerk zur Durchführung des Projekts. Jedes Projekt bekommt also sein eigenes, individuelles Regelwerk.

Ohne Handbuch gibt es kein Projekt

Erstellen Sie kein Projekthandbuch, fehlt es Ihnen an Transparenz, Kontinuität und Reporting – so können Sie kein Projekt erfolgreich managen.

Der gewählte Standard verpflichtet Sie

Egal für welche Richtlinie Sie sich entscheiden, der verwendete Standard gibt Ihnen die Mindestinhalte für Ihr Regelwerk vor, die Sie nicht in Frage stellen sollten.

Die Projektgröße verlangt Anpassungen

Je nach Projektart und Umfang Ihres Vorhabens können Sie selbst entscheiden, welche der erforderlichen Aspekte Sie wie ausführlich handhaben möchten.

In der Kürze liegt die Würze

Es wird kein Roman von Ihnen verlangt! Das Projekthandbuch sollte immer so knapp wie möglich und nur so ausführlich wie nötig formuliert werden.

Wer erstellt das Projekthandbuch?

Als Projektleiter sind Sie für die Erstellung des Projekthandbuchs verantwortlich. Aber nicht nur das, auch die kontinuierliche Pflege und das Berücksichtigen von Änderungen liegt in Ihrer Hand. Sollten Sie Unterstützung durch eine Projektassistenz haben, kann diese die Änderungen für Sie einpflegen und archivieren.

Jede neue Version muss abschließend von dem für Ihr Projekt bestimmten Lenkungsausschuss freigegeben werden.

Was sollte Ihr Projekthandbuch alles enthalten?

Wie gesagt, es gibt je nach gewählter Richtlinie die verschiedensten Vorgaben zu den Inhalten Ihres Projekthandbuchs. Doch nach welchem Standard Sie Ihr Projekthandbuch auch erstellen, wir haben Ihnen einmal einige der wichtigsten Inhalte in einer kurzen Checkliste zusammengestellt – damit Sie keine wesentlichen Aspekte in Ihrem Projekthandbuch vergessen:

Projektziele, die Sie erreichen möchten

Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind

Verantwortlichkeiten, die jeder einzelne Projektbeteiligte hat

Kontaktdaten der Projektbeteiligten, die Sie benötigen

Beschreibung der Rollen, welche die Mitarbeiter für das Projekt einnehmen

Stakeholder, die am Erfolg des Projektes interessiert sind

Kontaktdaten der Stakeholder, die Sie benötigen

Standards, Normen und Richtlinien, die bei der Projektumsetzung gelten

Inhaltliches Konzept, welches das Projekt beschreibt

Regeln zu den Projektberichten, die Sie reporten müssen

Informationen zur Projektdokumentation, die Sie erstellen müssen

Leitfaden zur Projektkommunikation, die innerhalb und außerhalb des Teams erfolgt

Hinweise zur Software, die für die Umsetzung des Projekts eingesetzt wird

Anleitung zur Struktur und Archivierung der Dokumente, die während des Projekts anfallen

Wie fangen Sie am besten an, Ihr Projekthandbuch zu erstellen?

Das Schöne ist: Sie müssen nicht bei Null anfangen. Je nach Richtlinie gibt es im Internet eine Vielzahl an Hinweisen und Vorlagen, die Sie für Ihr Projekthandbuch verwenden können. Legen Sie los und erarbeiten Sie Schritt für Schritt Ihr eigenes Regelwerk!

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