IT-Controlling – mehr Transparenz über IT-Kosten und IT-Leistung

Auch wenn den meisten Unternehmen sehr wohl bewusst ist, dass sie ohne IT kaum lebensfähig ist, schauen viele eher kritisch auf die entstehenden IT-Kosten. Mit Hilfe eines guten IT-Controllings können Sie jedoch leicht für mehr Transparenz sorgen und Ihren Wertbeitrag korrekt darstellen. IT-Experte Nico Kroker von der aretas GmbH verrät Ihnen in diesem Beitrag, welche Aktivitäten das IT-Controlling steuert, welche Aufgabenbereiche es umfasst und welche Bedeutung Unternehmen dem IT-Controlling beimessen sollten.

„Kritischer Erfolgsfaktor IT-Controlling“

„IT-Controlling wird immer wichtiger“

Solche Headlines lesen wir in der einschlägigen Fachliteratur immer häufiger. In der Praxis stellt man jedoch schnell fest, dass das Verständnis von IT-Controlling und sogar schon von Controlling als solches stark auseinanderdriften.

Der Kern des Controllings liegt in der Steuerung von Aktivitäten, die zur Erreichung von definierten Zielen dienen.

Es dient dazu, die Erreichung der Unternehmensziele sicherzustellen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Das Controlling umfasst die Analyse von Informationen, die Erstellung von Prognosen und die Präsentation von Abweichungen, um das Management in die Lage zu versetzen, entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse einzuleiten oder anzuweisen.

Controlling hat hingegen nichts mit „Kontrolle“ zu tun. Hier wird in der Praxis häufig Controlling mit Revision verwechselt. Revision hingegen bezieht sich auf die Überprüfung historischer Aktivitäten und Ergebnissen. Die Revision dient dazu, die Korrektheit des Berichtswesens und die Einhaltung von formellen Vorschriften und Regeln sicherzustellen. Sie gibt also eine Auskunft über die ordnungsgemäße Führung des Unternehmens.

In der folgenden Tabelle sind die Abgrenzungen aufgezeigt:

Das IT-Controlling im Besonderen beschäftigt sich mit der Steuerung der relevanten Perspektiven von IT-Organisationen. Das heißt, es betrachtet primär die Leistungsfähigkeit von IT-Organisationen und nur sekundär die Kosten von IT-Organisationen. Die primäre Kostenbetrachtung ist Bestandteil des klassischen Finanz-Controllings, da man sich hier mit der Finanzperspektive der Gesamtorganisation (Entwicklung, Fertigung, Logistik, Verwaltung, IT, Einkauf usw.) beschäftigt.

Organisatorisch verorte ich persönlich das IT-Controlling im Zusammenhang mit dem IT-Service-Management (ITSM) im Stab der IT-Organisation. Da sich per Definition die Ressourcen des ITSM mit dem ganzheitlichen Management von IT-Prozessen und IT-Services beschäftigen, ist eine intensive Interaktion zielführend. Die Entscheider des ITSM definieren Service- und Prozessziele und geben die Rahmenbedingungen vor. Das IT-Controlling entwickelt auf der Basis der vorgegebenen Ziele Messsysteme, vergleicht regelmäßig Soll-Werte mit Ist-Werten, analysiert und kommuniziert die Abweichungen. Diese Kommunikation bildet die Grundlage zur Maßnahmenentwicklung durch die Ressourcen des ITSM.

Auch lässt sich in der Praxis häufig beobachten, dass „das Controlling sagt, wir müssen sparen“.

Nach meiner Ansicht trifft das Controlling im Allgemeinen und auch das IT-Controlling im Besonderen keine Entscheidungen bezüglich notwendiger Maßnahmen. Diese Verantwortung obliegt dem jeweiligen Management.

Wenn die Maßnahmenentscheidungen ebenfalls zu den Aufgaben der Ressourcen im IT-Controlling gehören würden, wären jegliche weiteren IT-Manager überflüssig, da diese keine Entscheidungen mehr treffen müssten.

Bezüglich der Kernaktivitäten im IT-Controlling ergibt sich folgende Übersicht:

Um die Leistungen und Ergebnisse von IT-Organisationen effizient steuern zu können, ergeben sich für das IT-Controlling vier Perspektiven:

1. IT-Service-Controlling

IT-Service-Controlling bezieht sich auf die Steuerung des IT-Serviceportfolios und einzelne IT-Services, die die IT-Organisation seinen Abnehmern (externe Kunden und/oder Mitarbeitern) bereitstellt.

Ziel der Steuerung ist, IT-Servicequalität sicherzustellen, Verbesserungspotential und Risiken bei der Serviceerbringung zu erkennen und die Serviceeigenschaften auf die Bedürfnisse der Abnehmer anzupassen. Methoden zur Servicekostenerfassung und Preisbildung sind ebenfalls Bestandteil des IT-Service-Controllings.

Definierte Service Level Agreements (SLA) können eine gute Grundlage zur Definition von Servicequalität bilden. Diese zu vereinbaren und verbindlich zu leben, ist jedoch bei IT-Organisationen mit unternehmensinternen Abnehmern immer wieder eine Herausforderung, deren Bewältigung eine eigene Abhandlung erfordert.

2. IT-Prozess-Controlling

IT-Prozess-Controlling beschäftigt sich mit der Steuerung der strategischen, taktischen und operativen IT-Service-Management-Prozesse. Diese sind inhaltlich in Frameworks wie ITIL beschrieben.

Ziel der Steuerung ist, die wirtschaftliche Bereitstellung von IT-Leistungen und wiederholbare Supportaktivitäten mit definierter Servicequalität zu gewährleisten. In regulierten Umgebungen wird ebenfalls die Prozesstreue sichergestellt.

3. IT-Projekt-Controlling

Das IT-Projekt-Controlling umfasst die Steuerung von Fristen, Kosten und Qualitäten in Bezug auf einzelne Projekte und auf das gesamte IT-Projektportfolio.

Ziel der Steuerung ist in Bezug auf einzelne Projekte zum definierten Zeitpunkt, ein definiertes Projektergebnis abliefern zu können. In Bezug auf das gesamte IT-Projektportfolio wird sichergestellt, dass ein angemessenes Verhältnis aus Projektideen, Projektressourcen, laufenden und abgeschlossenen Projekten besteht.

In diesem Zusammenhang ist die Definition von „Projekt“ ein kritischer Erfolgsfaktor für die wirtschaftliche Umsetzung.

Ich persönlich behandle IT-Projekte wie eine Firma mit Ablaufdatum. Für ein Projekt wird zeitlich begrenzt, unabhängig von der Komplexität oder der Kosten, eine Organisation geschaffen, die nach Fertigstellung des Projektes wieder zerfällt.

Alle Vorhaben, die keine eigene Organisation benötigen, werden abhängig von Komplexität, Kosten und Risiken im Rahmen des Change-Management-Prozesses in der jeweiligen Change-Kategorie umgesetzt.

4. IT-Infrastruktur-Controlling

Das IT-Infrastruktur-Controlling beschäftigt sich mit der Steuerung eingesetzter technischer Komponenten inkl. der Architektur. Der Anteil an den verschiedensten Cloud-Lösungen findet hier ebenfalls Beachtung.

Die Steuerung hat zum Ziel, dass technische Ressourcen durch eine angemessene Architektur wirtschaftlich eingesetzt werden und relevante Cloudlösungen angemessen Berücksichtigung finden.

Hierbei stehen ebenfalls die finanziellen Auswirkungen von Sourcing-Entscheidungen im Fokus.

Wie man unschwer erkennen kann, ist IT-Controlling ein sehr weit gefächertes Thema und gewinnt durch die immer kürzer werdenden Technologie- und Entscheidungszyklen, mehr an Bedeutung.