So starten Sie als Projektassistenz im Projektmanagement richtig durch – Christian Sturm im Interview

Die Projektassistenz ist unverzichtbar für jedes Projektteam – das weiß auch Christian Sturm, Manager Entwicklungsmanagement bei der Daimler Truck AG. In unserem Interview stellt er sich unseren Fragen rund um die Projektassistenz.

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie der Arbeitsalltag der Projektassistenz aussieht, welche Herausforderungen sie meistern muss und was die „perfekte“ Projektassistenz ausmacht.

Herr Sturm, Sie sind Manager Entwicklungsmanagement bei der Daimler Truck AG, einem globalen Konzern. Wie sieht das Aufgabenfeld der Projektassistenz bei Ihnen aus?

Die Projektassistenz unterstützt die Projektleiter in allen Themen des Projektmanagements. Dabei kann eine Person die Rolle unterschiedlich ausfüllen. Wenn viel Erfahrung und Kompetenz vorhanden sind, kann die Person der Projektleitung mehr Verantwortung abnehmen, wenn dies nicht der Fall ist, dann entsprechend weniger. Hauptaufgaben sind: Planung, Steuerung und Organisation des Projekts, dazu gehört das Erstellen von Berichten, das Terminieren und Protokollieren von Sitzungen etc.

Welche Herausforderungen muss eine Projektassistenz im Projektalltag meistern können?

Am kritischsten sehe ich die Situation, dass häufig „ohne Weisungsbefugnis“ im Projekt geführt werden muss, und das erfordert viel Empathie bei gleichzeitigem Durchsetzungsvermögen. Dabei die richtige Balance zu erreichen, ist eine große Herausforderung.

Beispielsweise kann es vorkommen, dass am Projekt Beteiligte ihre Statusberichte zu spät oder unvollständig abgeben, da ist kollegiale Ermahnung, aber auch eine klare Eskalation über die Hierarchie erforderlich – also wer die Regeln nicht einhält, muss auch die Konsequenzen tragen, sonst läuft ein Projekt nicht.

Wichtig dabei ist, dass beim Kickoff des Projekts die Regeln mit allen Beteiligten abgestimmt und auch verstanden worden sind, sonst leidet die Akzeptanz für die Projektassistenz oder gar die Projektleitung darunter. 

Und damit verbunden: Welche Eigenschaften muss die „perfekte“ Projektassistenz mitbringen und warum?

Außerdem ist eine hohe Belastbarkeit notwendig in schwierigen Situationen, wenn beispielsweise Projektziele nicht erreicht werden konnten. Gute Kommunikation ist dann ebenso wichtig wie ein hohes Maß an Selbstorganisation und Selbstmanagement.

Dazu kommt noch die Fähigkeit, im Team zu arbeiten und damit eben auch Konflikte auszuhalten und lösen zu können. Ein gemeinsames Ziel und eine hohe Identifikation mit dem Projekt können dabei unterstützen.

Am wichtigsten ist: Eine gute Kultur im Projekt lässt einen meistens mit viel Freude im Team arbeiten und jeden Tag Neues zu erleben, finde ich sehr spannend :).