Not-To-Do-Liste: Aufgaben schneller und effektiver abarbeiten

04. February 2020
Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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So gut wie jeder kennt folgende Situation: Es stapeln sich die Aufgaben, jedoch wird man mit keiner so wirklich fertig. Ständig wird man von anderen Aufgaben, Anrufen oder Kollegen abgelenkt. Wie kann die Arbeitsplanung verbessert werden, um unwichtige Aufgaben oder ablenkende Tätigkeiten herauszufiltern? Wir haben mit der Not-To-Do-Liste eine Lösung für Sie!

Was ist eine Not-To-Do-Liste?

Wie der Name schon verrät, ist dies das Gegenstück zur To-do-Liste. Hier ändern wir jedoch den Blickwinkel auf alle verfügbaren Aufgaben. Es wird nicht danach geschaut, was gerade am wichtigsten ist, sondern welche Aufgaben oder Tätigkeiten die Produktivität stören würden oder einfach unwichtig sind. Hier geht es also um eine Gegenüberstellung der Aufgaben. Zudem gehören nicht nur Aufgaben auf diese Liste, sondern auch normale Tätigkeiten wie auf eine WhatsApp-Nachricht antworten oder private Unterhaltungen mit Kollegen führen. Denn das sind alles Sachen, die uns von den eigentlich wichtigen Dingen abhalten und unser Zeitmanagement negativ beeinflussen. Zunächst zeigen wir Ihnen die Vorteile dieser Methode und erklären Ihnen in den folgenden Schritten, wie Sie diese Liste am besten erstellen. 

Welche Vorteile bringt die Gegenüberstellung der Aufgaben?

Indem Sie die Aufgaben genauer betrachten, können Sie herausfinden, welche Aufgaben wir heute wirklich erledigen müssen und welche noch Zeit haben. Wenn wir bei dieser Methode solche Aufgaben also rausfiltern, können wir unsere Zeit- und Arbeitsplanung optimieren. Zudem können wir uns klar machen, welche Aufgaben wirklich im Fokus stehen. Dazu kommt, dass Nichts in Vergessenheit gerät. Denn nicht nur wichtige Projekte, sondern auch alle anderen Aufgaben werden dokumentiert beziehungsweise notiert. So kann man immer wieder auf die Liste schauen und sich verdeutlichen, welche Aufgaben es noch gibt. Denn wenn alle wichtigen Aufgaben erledigt sein sollten, kann anschließend immer noch auf die anderen Projekte zurückgegriffen werden. 

Wie könnte Ihre Not-To-Do-Liste aussehen?

Wenn es beispielsweise um die Situation geht, dass man im Home-Office arbeitet und Ablenkung vermeiden möchte, wären die oben aufgeführten Punkte ein guter Start. Eine Not-To-Do-Liste könnte in diesem Fall wie folgt aussehen: 

Social-Media-Kanäle benutzen 

Zu oft Mails checken

Private Anrufe annehmen 

Ständig Pausen einlegen 

Je nach Situation können sich die Punkte natürlich ändern oder erweitern. 

Zudem kann die Not-To-Do-Liste für viele verschiedene Situationen benutzt werden: Nicht nur für den normalen Arbeitsalltag, sondern auch bei Meetings, Vorstellungsgesprächen, Präsentationsvorbereitungen oder der Aufgabenverteilung innerhalb eines Teams. 

Sie können diese Liste auch für Ihre persönlichen Ziele benutzen. Schreiben Sie sich beispielsweise 15 Ziele für das Jahr 2020 auf. Nun kreisen Sie die wichtigsten drei bis fünf Ziele ein und filtern damit automatisch die weniger wichtigen Ziele heraus. So haben Sie auch hier eine Not-To-Do-Liste erstellt. Für die übrigen Ziele müssen Sie dann keine Energie aufwenden und können sich auf die wichtigen Ziele fokussieren. So könnte zum Beispiel Ihre eigene Bucket-Liste für dieses Jahr entstehen. Sie notieren sich, was Sie dieses Jahr alles erreichen oder unternehmen wollen, führen die bereits erwähnten Schritte durch und können so feststellen, was dieses Jahr für Sie wirklich wichtig ist. 

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